Prowadzę sprzedaż poprzez sklep internetowy. Sprzedaż dokumentowana jest fakturami. W jaki sposób i w którym momencie ewidencjonować sprzedaż, w przypadku gdy zapłata następuje wcześniej niż dostawa towarów?
RADA
W przedstawionej sytuacji, jeżeli zapłata należności nastąpiła przed dostawą towaru, to obowiązek podatkowy powstał z chwilą otrzymania należności. Tak będzie również w przypadku, gdy sprzedaż będzie się odbywać za zaliczeniem pocztowym, tj. w chwili otrzymania zapłaty.
UZASADNIENIE
Z pytania jednoznacznie nie wynika podstawowa kwestia: w jaki sposób jest realizowana sprzedaż towarów za pośrednictwem internetu. Czy dostawa towarów ma charakter sprzedaży wysyłkowej (w transakcjach krajowych) i jest realizowana za pobraniem należności? Czy też nabywcy zamówionych towarów najpierw wpłacają należność za towar, a następnie, po jej otrzymaniu, za pośrednictwem poczty lub kuriera wysyłają go na wskazany adres odbiorcy? Jest to decydujące dla ustalenia, w którym momencie powstaje obowiązek podatkowy w VAT od tej sprzedaży. Obie formy sprzedaży wymagają odrębnego omówienia ze względu na fakt, że podlegają odrębnym regulacjom.
Ustawa nie reguluje pojęcia dostawy wysyłkowej w transakcjach krajowych za zaliczeniem pocztowym. Ze sprzedażą wysyłkową w obrocie krajowym mamy do czynienia wówczas, gdy umowy między kontrahentami zawierane są przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. W szczególności dotyczy to formy złożenia zamówienia. Umowy zawierane na formularzach, np. wydrukowanych w reklamach prasowych, poczty elektronicznej czy internetu, telefonu, telefaksu, są umowami na odległość. Sprzedaż wysyłkowa występuje wówczas, gdy przedsiębiorca w taki właśnie sposób zorganizował własną działalność i w taki sposób ją realizuje oraz gdy zamieszcza informacje (np. na stronach internetowych) o typie prowadzonej sprzedaży.
Najczęściej dostawa towarów realizowana jest w takiej sytuacji za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej, a nabywca uiszcza należność za towar przy dostarczeniu mu tego towaru przez pocztę lub kuriera. Przepisy ustawy określają szczególny moment powstania obowiązku podatkowego dla „sprzedaży wysyłkowej za zaliczeniem pocztowym” (art. 19 ust. 13 pkt. 6 ustawy). Obowiązek podatkowy w tym przypadku powstaje z chwilą otrzymania zapłaty. Sam fakt wystawienia faktury przez sprzedawcę nie rodzi powstania obowiązku podatkowego. W przypadku gdy zamawiający nie odbierze towaru, wraca on do sprzedawcy i uznaje się, że transakcja nie miała miejsca. Wówczas sprzedawca może anulować wystawioną fakturę.
WAŻNE
Przy sprzedaży za zaliczeniem pocztowym fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Zatem, wystawienie faktury w dniu dostawy towaru (wysyłki) jest jak najbardziej poprawne, ale mimo to obowiązek podatkowy i tak powstanie w dniu otrzymania zapłaty.
Oznacza to, że rozliczenie podatku, wynikającego z wystawionych faktur w deklaracji podatkowej musi nastąpić w rozliczeniu za miesiąc otrzymania zapłaty, a nie miesiąc wystawienia faktury. Dokumentowanie sprzedaży wysyłkowej fakturą VAT dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych prowadzących działalność gospodarczą. Przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku (również w tym przypadku) wystawiania faktur VAT. Obowiązek ten jednak istnieje w przypadku żądania jej wystawienia.
Inna diametralnie jest sytuacja, gdy sprzedawca będzie realizował zamówienie, czyli dokona dostawy towaru, dopiero po otrzymaniu pełnej należności od nabywcy. Jak wynika z pytania, firma prawdopodobnie taką właśnie formę sprzedaży stosuje. W takiej sytuacji będą miały zastosowanie przepisy ogólne dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego.
Jeżeli zatem nabywca towaru wpłaca należność na poczet przyszłej dostawy, to w świetle przepisów o VAT jest to zaliczka na dostawę towaru. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. W takiej sytuacji cała kwota wpłaconej zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego, niezależnie od tego, kiedy zostanie zrealizowana dostawa towaru. Jeżeli zaliczka wymaga potwierdzenia fakturą VAT, to należy ją wystawić nie później niż 7 dnia, licząc od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności (zaliczki, przedpłaty, raty, zadatku). Natomiast jeżeli wystawiona faktura na zaliczkę obejmuje całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru nie wystawia faktury VAT. Faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki stanowiącej 100% ceny towaru nie wymaga powtórnego potwierdzania dostawy towaru fakturą.
Przykład
Firma otrzymała 29 czerwca 2005 r. należność na przyszłą dostawę towaru, czyli zaliczkę, w kwocie 150 zł. Następnie nabywca zrezygnował z części towaru. Wobec czego dostarczono mu towar o wartości 100 zł (brutto) 15 lipca 2005 r., a na pozostałą kwotę 50 zł wysłano towar 25 lipca 2005 r. Wysłanie towaru w dwu różnych terminach nie podlega obowiązkowi fakturowania ani też ewidencjonowania w kasie fiskalnej.
• art. 19 ust. 11 i 13 pkt 6, art. 106 ust. 1–4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1484
• § 13–14, § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798
Anna Potocka
specjalista w zakresie VAT