Czy noty odsetkowe powinny być wystawiane sukcesywnie po otrzymaniu zapłaty, czy mogą być wystawione np. na koniec roku? Czy odsetki za 2004 r. mogą być naliczone w 2005 r.?
RADA
Noty odsetkowe mogą być wystawiane w każdym czasie, jeśli istnieje podstawa prawna do ich naliczania, choć w przypadku przedawnienia roszczenia zapłaty odsetek dłużnik może uwolnić się od zobowiązania.
UZASADNIENIE
Ustawa o rachunkowości nakazuje wycenę należności nie rzadziej niż na dzień bilansowy, w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28). Wierzyciel może żądać od dłużnika zapłaty odsetek za zwłokę w regulowaniu należności. Kwota należności według wartości nominalnej z dnia powstania należności może zostać, na podstawie noty odsetkowej, powiększona o należne odsetki za opóźnienie płatności i tak wykazana w księgach. Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, na przykład w umowie, należą się odsetki ustawowe.
Jeśli kierownik jednostki uzna i zamieści postanowienie w wewnętrznych przepisach dotyczących polityki rachunkowości, że jednostka będzie dochodzić odsetek za zwłokę w każdym możliwym przypadku, to należy wystawiać noty odsetkowe nierzetelnym kontrahentom na bieżąco i wzywać do zapłaty odsetek. W takim przypadku również na dzień bilansowy należności powinny zostać wykazane w kwocie zawierającej odsetki za zwłokę wyliczone na dzień bilansowy, zaksięgowane na podstawie polecenia księgowania.
Praktyka w wielu branżach gospodarki wskazuje jednak, że przedsiębiorstwa znacznie rzadziej korzystają z prawa egzekwowania odsetek za zwłokę, nierzadko w imię tak zwanej dobrej współpracy z kontrahentami. Kontrahenci z kolei nagminnie wymuszają dłuższe terminy płatności, przesuwając dzień zapłaty w stosunku do terminu z faktury o kilka czy kilkanaście dni. Jeśli w dodatku tak naliczone odsetki za zwłokę będą wielkości zbliżonej do kosztów przygotowania i wysłania wezwań do ich zapłaty, zwykle odstępuje się od ich egzekwowania.
WAŻNE!
Nota odsetkowa jest dokumentem kierowanym na zewnątrz jednostki, na podstawie którego dłużnik dokonuje zapłaty i zarachowania odsetek w określonej tam wysokości. Nie oznacza to jednak, że po wystawieniu zawsze powinna zostać zaksięgowana przez wierzyciela. Zgodnie z zasadą ostrożności, jeśli ogólna polityka handlowa przedsiębiorstwa wskazuje na stosowanie praktyki odstępstw od konsekwentnego egzekwowania odsetek za zwłokę i prawdopodobieństwo zapłaty odsetek w związku z tym jest małe, bardziej celowe wydaje się prowadzenie pozabilansowej ewidencji wysyłanych not odsetkowych.
Naliczanie odsetek i wzywanie niesolidnych kontrahentów do ich zapłaty ma przede wszystkim na celu uzyskanie odszkodowania za czas, w którym środki pieniężne powinny być już w dyspozycji wierzyciela, a mimo to korzystał z nich dłużnik. Pełni również rolę dyscyplinującą kontrahentów, jako dowód na konsekwentne monitorowanie zapłat należności. Dlatego wysyłanie wezwań do zapłaty wraz z odsetkami za zwłokę (notą odsetkową) naliczonymi na dany dzień powinno następować w sposób, którego częstotliwość zależna jest od powstałej sytuacji. Ponadto wystawienie not odsetkowych powinno nastąpić jeszcze przed zapłatą należności głównej. Jeśli jednak należność została już zapłacona i nastąpiło to po określonym terminie, wierzyciel również ma prawo do naliczenia odsetek i wystawienia noty odsetkowej, przy czym odsetki nalicza się do dnia zapłaty.
Wystawianie not odsetkowych z datą na koniec roku, połączone w dodatku z potwierdzeniem wysokości salda należności, wydaje się zasadne w sytuacji, gdy jednostka będzie dochodzić odsetek za zwłokę w każdym możliwym przypadku, a na dzień bilansowy wszystkie należności wykazywane są w kwocie powiększonej o odsetki, ponieważ to właśnie jest kwota wymaganej zapłaty.
Żądanie zapłaty odsetek za zwłokę może zostać skierowane do dłużnika w każdym czasie. Jeśli jednak termin roszczenia w stosunku do odsetek uległ przedawnieniu, dłużnik może (choć nie musi) skorzystać z prawa przedawnienia i zwolnienia od ciążącego na nim zobowiązania. Żądanie odsetek za opóźnienie zapłaty należności w 2004 r. może więc zostać skierowane do dłużnika w 2005 r., także jeśli roszczenie to uległo przedawnieniu.
Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Roszczenia sprzedawców z tytułu sprzedaży dokonanej w ramach prowadzonego przez nich przedsiębiorstwa przedawnią się już po upływie 2 lat od daty ich wymagalności (określonego terminu płatności) zgodnie z art. 554 Kodeksu cywilnego. Także odsetki za opóźnienie w zapłacie ceny sprzedanego towaru przedawnią się po upływie 2 lat od daty terminu płatności (wyrok Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2005 r., sygn. akt III CZP 42/04).
Przykład
Jednostka gospodarcza X sprzedała 5 grudnia 2004 r. spółce Y materiały za kwotę brutto 10 000 zł. W maju 2005 r. w związku z opóźnianiem się spółki Y w spełnieniu świadczenia pieniężnego wierzyciel (jednostka X) wystawiła notę odsetkową za czas opóźnienia. Zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (art. 5), jeśli termin zapłaty nie był określony w umowie wierzycielowi, bez wezwania przysługują odsetki ustawowe za okres począwszy od 31. dnia po spełnieniu świadczenia niepieniężnego – do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego. Kwota naliczonych odsetek wyniosła 538,60 zł.
Jeżeli jednostka zamierza dochodzić odsetek za zwłokę, ewidencja w księgach rachunkowych będzie następująca:
Wystawienie noty odsetkowej
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 538,60 zł,
Ma konto 750 „Przychody finansowe”
538,60 zł.
Uregulowania zobowiązania łącznie z odsetkami wynikającymi z noty odsetkowej
Wn konto 131 „Bieżący rachunek ban-kowy” 10 538,60 zł,
Ma konto 201 „Rozrachunki z odbior- cami” 10 538,60 zł.
W przypadku gdy wysłana nota odsetkowa ma jedynie charakter dyscyplinujący kontrahenta handlowego, wystarczy ewidencja pozabilansowa jej wysłania:
Wn konto pozabilansowe „Rozrachunki z odbiorcami – naliczone odsetki”
538,60 zł.
• art. 28 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 184, poz. 1539
• art. 118, 359, 481, 554 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 172, poz. 1438
• art. 5 ustawy z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych – Dz.U. Nr 139, poz. 1323; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1808
Ewa Szczepankiewicz
główny księgowy w spółce z o.o.