Prowadzimy serwis sprzętu komputerowego, chcemy zakupić komputery i drukarki w celu ewentualnego nieodpłatnego przekazania klientom na czas naprawy zgłoszonego sprzętu. Jak należy księgować wyżej opisaną sytuację?
RADA
Opisany sposób użytkowania sprzętu komputerowego jest czynnością, której koszty stanowią koszty działalności jednostki. W uzasadnieniu podano sposoby księgowania.
UZASADNIENIE
Sprzęt komputerowy, zakupiony przez Państwa firmę, jest nabywany i wykorzystywany niewątpliwie w celu osiągnięcia przychodów. Jego zużycie księgowane w koszty, czy to jako okresowe odpisy amortyzacyjne, czy też jednorazowo ze względu na niską wartość, stanowi koszty uzyskania tych przychodów. Nieodpłatne przekazanie nie oznacza nieodpłatnych świadczeń, ponieważ nie można rozpatrywać tych czynności w oderwaniu od usługi naprawy sprzętu będącego własnością klienta. Cena usługi naprawy zawiera w sobie również wartość pracy wypożyczonego na czas naprawy sprzętu.
Zasady prowadzenia ewidencji przekazania sprzętu komputerowego klientowi na czas naprawy powinny zostać określone przez kierownika jednostki i konsekwentnie stosowane. Czynność ta może zostać udokumentowana na przykład protokołem przekazania sprzętu klientowi. Czas pracy sprzętu poza jednostką nie jest okresem długotrwałym, nie wydaje się więc konieczne specjalne dodatkowe ewidencjonowanie poprzez księgowanie faktu zmiany miejsca jego pobytu. Jednakże w przykładzie podano możliwy sposób zaksięgowania przekazania klientowi środka trwałego.
Przypadek 1 – zakupione komputery stanowią środki trwałe podlegające amortyzacji
1. Zakup sprzętu komputerowego – faktura:
Wn konto 011 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny” – wartość początkowa środka trwałego, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego,
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”,
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Amortyzacja:
Wn konto 408 „Amortyzacja”,
Ma konto 061 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego.
Księgowanie równoległe
Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”.
Przypadek 2 – zakupione komputery stanowią środki trwałe podlegające jednorazowej amortyzacji (o niskiej wartości)
1. Zakup sprzętu komputerowego – faktura:
Wn konto 011 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny” – wartość początkowa środka trwałego niskocennego,
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”,
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Amortyzacja jednorazowa w momencie oddania do użytkowania:
Wn konto 408 „Amortyzacja”, w analityce amortyzacja jednorazowa,
Ma konto 061 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”, w analityce umorzenie środków trwałych odpisywanych jednorazowo w koszty.
Księgowanie równoległe
Wn konto 501 „Koszty podstawowej działalności” – koszty serwisowania, w analityce amortyzacja jednorazowa,
Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”.
Przypadek 3 – sprzęt zakupiony w celu wypożyczenia klientom nie jest klasyfikowany jako środek trwały, lecz na przykład jako urządzenie peryferyjne, niespełniające definicji środka trwałego (monitor, drukarka), czy wręcz część zamienna (karta graficzna, płyta główna)
1. Zakup sprzętu komputerowego – faktura:
Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” – części zamienne, narzędzia, urządzenia niebędące środkami trwałymi,
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”,
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”.
Księgowanie równoległe
Wn konto 501 „Koszty podstawowej działalności” – koszty serwisowania, w analityce części zamienne, narzędzia, urządzenia niebędące środkami trwałymi,
Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”.
Przekazanie sprzętu komputerowego (środka trwałego) klientowi na czas wykonania usługi naprawy
Wn konto 012 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny przekazane do klienta na czas naprawy” – wartość początkowa, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego,
Ma konto 011 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny” – wartość początkowa, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego.
Ewa Szczepankiewicz
główny księgowy w spółce z o.o.