Jesteśmy firmą handlową i wielu z naszych pracowników korzysta z telefonów służbowych do celów prywatnych. Określiliśmy limit, do którego pracownicy mogą korzystać z tych telefonów w celach prywatnych, i nasza firma pokrywa ten koszt. Jak powinniśmy rozliczyć VAT w fakturze za usługi telekomunikacyjne? Jak udokumentować obciążenie pracowników kosztami rozmów prywatnych niepokrywanych przez pracodawcę w księgach rachunkowych?
ODPOWIEDŹ:
Faktura otrzymana za usługi telekomunikacyjne w całości (w wartości netto), czyli włącznie z wartością rozmów prywatnych, wliczona jest do kosztów działalności operacyjnej firmy. Odliczeniu podlega również VAT zawarty w fakturze za usługę telekomunikacyjną. Firma powinna także wystawić pracownikowi fakturę za dokonane przez niego prywatne rozmowy telefoniczne. Fakturę tę należy wystawić ze stawką podatku taką, jaka widnieje na fakturze pierwotnej, oraz rozliczyć VAT należny zawarty w tej fakturze.
WYJAŚNIENIE:
Jeśli pracodawca obciąża pracowników z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych, wówczas całość kosztów, czyli rozmowy prywatne i służbowe, można zaliczyć do kosztów podatkowych. Koszty usługi telefonicznej w całości ewidencjonowane są na koncie zespołu 4 „Usługi obce”. Wyznaczając jednak pracownikom limit rozmów prywatnych (płaconych przez pracodawcę), należy pamiętać, że koszty rozmów prywatnych, które zapłacił (poniósł) pracodawca, powinny stanowić u pracownika przychód ze stosunku pracy i być opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Ewidencję księgową zaprezentowano w tabeli na następnej stronie.
Ewidencja kosztów usług telekomunikacyjnych
PODSTAWA PRAWNA:
• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
• art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
• art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).
Grzegorz Mazur