W listopadzie 2005 r. spółka z o.o. kupiła maszynę, którą zamierzamy sprzedać jeszcze przed upływem roku jej używania. Jak należy ująć ten zakup w księgach. Co się stanie, gdy jednak zrezygnujemy z tego pomysłu i maszynę będziemy użytkować ponad rok?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy.
Oznacza to, że maszyna, którą zamierzają Państwo zakupić, nie będzie spełniała definicji środków trwałych, ponieważ przewidywany okres użytkowania z założenia będzie krótszy niż rok. Dlatego też wydatek poniesiony na zakup maszyny będą musieli Państwo zaliczyć bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej.
Ewidencja księgowa zakupu maszyny może więc przebiegać w następujący sposób: Wn konto „Rozliczenie zakupu” (wartość w cenie zakupu) i Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie” (VAT naliczony) / Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” (łączna kwota zobowiązania). Natomiast zaliczenie kosztów zakupu maszyny w ciężar kosztów działalności może przebiegać następująco: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 / Ma konto „Rozliczenie zakupu”.
Jednakże, jeśli okres używania maszyny, którą zamierzają Państwo zakupić, przekroczy w efekcie 1 rok, to w przypadku, jeśli będzie ona spełniała pozostałe warunki określone dla definicji środków trwałych (tj. będzie kompletna, zdatna do użytku i przeznaczona na potrzeby jednostki), trzeba będzie dokonać jej przekwalifikowania. Będą musieli ją Państwo wprowadzić w 2006 r. do ewidencji środków trwałych i skorygować koszty. Należy tego dokonać zapisem: Wn konto „Środki trwałe” / Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne” lub „Rozliczenie wyniku finansowego”, jeśli kwota korekty wpływa istotnie na wynik finansowy. Następnie będą musieli Państwo naliczyć amortyzację od wartości początkowej maszyny za okres jej dotychczasowego używania, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją zakupiono.
W odniesieniu do amortyzacji dotyczącej jeszcze 2005 r. należy tego dokonać zapisem: Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne” lub „Rozliczenie wyniku finansowego” (jeśli kwota ta wpływa istotnie na wynik finansowy 2005 r.) / Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.
Natomiast amortyzację dotyczącą 2006 r. będą Państwo musieli zaksięgować w następujący sposób: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce amortyzacja) / Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.
W takiej sytuacji będą Państwo musieli również pamiętać o konsekwencjach wynikających z przepisów podatkowych. Zgodnie z zapisem art. 16e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w przypadku nabycia składnika majątku spełniającego kryteria zaliczenia go do środków trwałych, o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł, którego ze względu na przewidywany przez jednostkę okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczono do środków trwałych, a faktyczny okres jego używania przekroczy rok – jednostka jest zobowiązana, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:
– zaliczyć te składniki do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia,
– zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę pomiędzy ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy,
– stosować stawki amortyzacji określone w „Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych” w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych,
– wpłacić, w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w składanych deklaracjach lub zeznaniu rocznym.
Jakub Morawiec
Podstawa prawna:
• art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
• art. 16e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).