Czy wynagrodzenia w naturze dla pracowników firmy są objęte ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym czy tylko podatkiem dochodowym?
Podstawa naliczania składek: Aby ustalić, czy dany rodzaj świadczenia na rzecz pracownika stanowi podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, należy sprawdzić, czy stanowi ono przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a następnie stwierdzić, czy przychód ten nie jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na podstawie przepisów o ubezpieczeniu społecznym.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (§ 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Jednocześnie w § 2 ust. 1 wymienionego rozporządzenia zawarty jest katalog przychodów wyłączonych z obowiązku naliczania składek ZUS.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.
Tak więc aby dany rodzaj świadczenia stanowił podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, muszą być spełnione (jednocześnie) dwie podstawowe przesłanki:
• świadczenie jest przychodem w rozumieniu prawa podatkowego,
• świadczenie nie jest wymienione w katalogu zwolnień określonym w rozporządzeniu.
Należy zaznaczyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia od podatku wiele przychodów. Nie zawsze oznacza to zwolnienie z naliczania składek ZUS.
Przykład 1
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są świadczenia dotyczące zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych i kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do kwoty nieprzekraczającej 500 zł miesięcznie. W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. brak jest takiego zwolnienia. Świadczenia te są więc w całości podstawą naliczania składek ZUS.
Zdarzają się też sytuacje odwrotne. Przychody objęte podatkiem dochodowym są zwolnione z naliczania składek ZUS.
Przykład 2
Ryczałty za używanie prywatnych samochodów w jazdach lokalnych (z wyjątkiem pracowników służby leśnej i Poczty Polskiej) stanowią świadczenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. wyłącza te świadczenia z podstawy wymiaru składek ZUS do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu.
Wiele świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na rzecz pracowników jest zwolnionych zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS. Należy zaliczyć do nich m.in.:
• wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych,
• wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór,
• wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych,
• ekwiwalenty za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu stanowiących ich własność,
• diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych przepisach dla pracowników sfery budżetowej,
• kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.
Podsumowując, należy stwierdzić, że w celu ustalenia, czy dany rodzaj świadczenia na rzecz pracownika stanowi podstawę naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne, należy stwierdzić, czy stanowi ono przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a następnie sprawdzić, czy przychód ten nie jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na podstawie przepisów o ubezpieczeniu społecznym.
Halina Kędziora
doradca podatkowy
Podstawy prawne
• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 183, poz. 1888