Czy koszty pobytu w hotelach udokumentowane fakturami oraz przejazdów środkami komunikacji publicznej udokumentowane biletami, związane z podróżą służbową pracownika, możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu - mimo że nie zostało wystawione polecenie wyjazdu służbowego?
Tak, jeżeli podróż służbowa jest związana z działalnością gospodarczą spółki i została odbyta w celu uzyskania przychodów, to należności wypłacone pracownikowi z tytułu tej podróży mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W obowiązujących przepisach prawa nie zawarto obowiązku wystawienia polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy – przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 Kodeksu pracy). Szczegółowe warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określone są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Również pracodawcy spoza sfery budżetowej, jeżeli nie określili warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, powinni stosować zasady określone w powyższym rozporządzeniu.
I tak, na podstawie tego rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Podstawowym warunkiem zaliczenia kwoty wypłaconej pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu jest to, aby odbyła się ona w celu osiągnięcia przychodu. Tylko jeżeli podróż służbowa jest związana z możliwością uzyskania przychodu, to należności wypłacone z tego tytułu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Korzyści
Ważne jest tylko to, aby podróż odbyła się w celu uzyskania przychodu – nie musi powstać w jej wyniku konkretny przychód. Tak więc, przykładowo, za podróż odbytą w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki i w celu uzyskania przychodu należy uznać podróż pracowników na targi, konferencje czy w celu podpisania kontraktu, do którego realizacji nie doszło.
Kolejnym warunkiem, koniecznym do zaliczenia należności wypłaconych z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu, jest odpowiednie udokumentowanie poniesionych kosztów. Mogą je stanowić faktury dokumentujące koszty pobytu w hotelu oraz bilety dokumentujące koszty przejazdów środkami komunikacji publicznej.
W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych zawarto tylko jedno ograniczenie wysokości zwrotu należności z tytułu podróży służbowej i dotyczy ono wydatków związanych z używaniem przez pracowników samochodów niebędących własnością pracodawcy. Ponadto ustawodawca nie uzależnił możliwości zaliczania kosztów podróży służbowych do kosztów uzyskania przychodu od wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. Również w obecnie obowiązujących przepisach prawa nie przewidziano formy, w jakiej pracodawca powinien wydać polecenie odbycia podróży służbowej. Nie ma zatem obowiązku przekazania polecenia podróży służbowej w formie pisemnej, a pracodawca może wydać takie polecenie również w formie ustnej. Dlatego też sam fakt niewystawienia polecenia służbowego (w formie pisemnej) nie uniemożliwia zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście ze względów dowodowych wystawienie polecenia podróży służbowej jest wskazane. Jednakże rozliczenie podróży służbowej jest dokonywane na podstawie rachunków przedstawionych pracodawcy przez pracownika i to te rachunki oraz cel odbytej podróży decydują o możliwości zaliczenia wypłaconych pracownikowi należności do kosztów uzyskania przychodu.
• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
• art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 120, poz. 1252
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery bud-żetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju – Dz.U. Nr 263, poz. 1990
• rozporządzenie Ministra Pracy i Plityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz.U. Nr 263, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 199, poz. 1951
Marta Balcer
prawnik