Jako przedsiębiorca do zeznania rocznego dołączam sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie jest badane przez audytora. Czy poniesiony przeze mnie koszt zapewnienia audytorowi zakwaterowania w hotelu oraz wyżywienia w restauracji jest dla mnie kosztem uzyskania przychodu? Jeśli tak, to czy "na zasadach ogólnych", czy jako reprezentacja lub reklama limitowana?
ODPOWIEDŹ:
Należy uznać, że wydatki poniesione na audytora mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów „na zasadach ogólnych”.
WYJAŚNIENIE:
Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w „negatywnej liście” art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. Innymi słowy, wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu tych zastrzeżonych w u.p.d.o.f., są kosztami uzyskania przychodów, jeśli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Ocena, czy w konkretnym przypadku pomiędzy poniesieniem kosztu związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą a możliwością uzyskania przychodu zachodzi związek przewidziany w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., powinna doprowadzić do ustalenia, czy poniesiony wydatek przyczynił się lub mógł się przyczynić do osiągnięcia przez Pana przychodu z danego źródła. Ustawodawca w omawianym przepisie nie stawia wprost wymogu, by poniesiony koszt przyniósł określony przychód, lecz był poniesiony w celu jego osiągnięcia. Zatem kosztem uzyskania przychodu są uzasadnione racjonalnie i gospodarczo nakłady i wydatki związane z działalnością gospodarczą firmy, która przez ich poniesienie zmierza do osiągnięcia przychodów z tego źródła. Podkreślenia wymaga fakt, że mogą to być koszty bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności firmy, czyli związane z funkcjonowaniem firmy.
Zacznijmy od kwestii, czy możliwe jest uznanie za koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez firmę na sam audyt – jej rozstrzygnięcie będzie bowiem determinowało możliwość zaliczenia do tych kosztów dodatkowych wydatków ponoszonych w związku z przeprowadzanym audytem.
Audyt (badanie) rocznych sprawozdań finansowych jest dokonywany przez biegłych rewidentów. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, w przypadku niektórych jednostek taki audyt jest obowiązkowy; inne jednostki nie mają natomiast ustawowego obowiązku przeprowadzania audytu sprawozdań finansowych, niemniej jednak – mogą go przeprowadzać dobrowolnie.
W świetle tych rozważań należy uznać, że wydatki poniesione na audyt sprawozdania finansowego – niezależnie od tego, czy jest to audyt obligatoryjny czy dobrowolny – mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Wróćmy teraz do kosztów związanych z wydatkami hotelowymi i gastronomicznymi. Według art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są poniesione wydatki na reklamę i reprezentację w wysokości nieprzekraczającej 0,25% przychodów uzyskanych w roku podatkowym, jeśli reklama nie jest prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Natomiast wydatki związane z reklamą prowadzoną w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób są kosztem uzyskania przychodu w pełnej wysokości. W przepisach u.p.d.o.f. ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reklamy i reprezentacji. Na podstawie definicji słownikowej można określić, że reklama to rozpowszechnienie informacji o towarach i usługach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia. Reklama zatem to działania mające na celu zachwalanie lub zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania (utrzymania) kontaktów gospodarczych, nabywania towarów lub korzystania z określonych usług. Reprezentacja natomiast wiąże się z okazałością, wystawnością i wytwornością. Reprezentacja ma za zadanie przede wszystkim promocję danego podmiotu gospodarczego poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy oraz ułatwienie zawarcia umowy lub kontaktu.
Z treści tych pojęć wynika, iż wydatki ponoszone przez Pana na zakwaterowanie i wyżywienie audytora nie spełniają kryterium reprezentacji ani reklamy. Wydatki na zakwaterowanie i wyżywienie audytora nie są zatem kosztami związanymi z reprezentacją i reklamą, lecz są wydatkami związanymi z funkcjonowaniem Pańskiej firmy, ponieważ koszty te są ponoszone w celu weryfikacji, czy sprawozdanie finansowe firmy jest prawidłowe oraz rzetelne, czy jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową Pana firmy. Przedstawianie przez Pana takich informacji potencjalnym i istniejącym kontrahentom ma na celu pozyskiwanie od nich nowych zamówień; niektórzy z nich zapewne wymagają od swoich dostawców posiadania „zaudytowanych” sprawozdań finansowych.
Wydatki te nie zostały wyszczególnione przez ustawodawcę w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. W związku z tym powinny one podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f.
PODSTAWA PRAWNA:
• art. 64 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
• art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 i art. 45 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
Paweł Tomczykowski