Czy dobrze zaksięgowałam zwrot towaru do dostawcy, jeżeli nie wystawił on faktury korygującej: Wn "Należności od dostawcy", Ma "Towary w magazynie". Po takim księgowaniu zmniejszył mi się stan magazynowy, lecz z drugiej strony mam należność, która być może się zwiększy, ponieważ powstał spór z dostawcą. Co powinnam zrobić?
RADA
Takie księgowanie można uznać za właściwe pod warunkiem, że na dokumencie magazynowym dotyczącym zwrotu towaru podpisał się uprawniony pracownik z firmy dostawcy. Ponieważ w tej sprawie toczy się spór, dla czystości zapisu należność tę można przeksięgować na konto „Należności sporne”, a na koniec roku, przy wycenie należności, należy utworzyć odpis aktualizujący tę należność w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
UZASADNIENIE
Przyjęcie towaru składa się z dwóch etapów. Pierwszym z nich jest moment faktycznego zakupu, który powoduje zwiększenie stanu magazynowego, drugim natomiast – przyjęcie faktury, co powoduje m.in. powstanie zobowiązania.
Żeby nie płacić za niechciane lub nieprzydatne towary, podczas dostawy powinno nastąpić właściwe przyjęcie oraz sprawdzenie, czy dostarczony towar jest zgodny pod względem asortymentu, liczby i jakości z przesłanym wcześniej zamówieniem. Polega ono na zważeniu lub przeliczeniu poszczególnych opakowań i ustaleniu, czy nie są one naruszone. Odbioru towarów dokonuje upoważniony pracownik po nadejściu dostawy.
Jeżeli w czasie odbioru lub przyjęcia towaru zostanie stwierdzony niedobór lub zła jakość, konieczne jest sporządzenie protokołu, który stanowi podstawę złożenia reklamacji u dostawcy. Odbiorca ma również prawo nieodebrania towaru. Podobnie jest w sytuacji, gdy towar został dostarczony po terminie lub jest niezgodny z zamówieniem.
Jeżeli Czytelniczka prawidłowo przyjęła towar, a następnie właściwie udokumentowała zwrot do dostawcy, czyli wystawiła dokument magazynowy zgodnie z wymogami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości i dokument ten został podpisany przez przedstawiciela dostawcy, to można go zaksięgować w następujący sposób:
• Wn „Należności od dostawcy”,
• Ma „Towary w magazynie”.
W momencie wejścia na drogę postępowania sądowego zagrożona należność może być w pierwszej kolejności przeksięgowana na osobne konto „Należności spornych” (zespół kont księgowych 2). Następnie, zgodnie z art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, na koniec roku obrachunkowego, przy wycenie na dzień bilansowy, należy dokonać odpisu aktualizującego wartość należności w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Trzeba również pamiętać, że odpisów takich nie wlicza się do kosztów uwzględnianych przy wyliczaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
W tym przypadku księgowanie na dzień bilansowy powinno wyglądać następująco:
• Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma „Odpisy aktualizujące wartość należności”.
Maria Rubinkowska
doradca podatkowy
• art. 21 ust. 1, art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 184, poz. 1539