W wyniku inwentaryzacji stwierdziliśmy różnice między stanem księgowym a rzeczywistym towarów. W jaki sposób należy je rozliczyć i zaksięgować?
RADA
W trakcie czynności inwentaryzacyjnych ustala się różnice między stanem rzeczywistym składników majątku a ich stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Ponieważ sposób rozliczania ujawnionych w toku inwentaryzacji niedoborów i nadwyżek zależy od ich przyczyn, trzeba je najpierw wyjaśnić, a dopiero potem można przystąpić do ich rozliczania. Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja.
UZASADNIENIE
Jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym składników majątku a ich stanem wynikającym z zapisów księgowych mogą stanowić niedobory lub nadwyżki. Niedobory występują wówczas, gdy rzeczywisty stan ilościowy i wartościowy jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej. W przypadku zaistnienia odwrotnej sytuacji powstałe różnice są nadwyżką. Do rozliczenia różnic stwierdzonych w toku inwentaryzacji służy konto „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
Przyczyny powstawania niedoborów mogą być różne:
• niedobory powstałe w wyniku błędów ewidencyjnych lub omyłkowego wydania z magazynu, możliwe do skompensowania z nadwyżkami,
• niedobory naturalne, wynikające z właściwości np. fizykochemicznych materiałów i towarów, mieszczące się w granicach norm,
• niedobory przekraczające ustalone normy ubytków, niewynikające z winy osób odpowiedzialnych (niedobory niezawinione),
• niedobory powstałe na skutek zdarzeń losowych,
• niedobory powstałe z winy osób odpowiedzialnych (niedobory zawinione).
Głównymi przyczynami nadwyżek inwentaryzacyjnych najczęściej jest niewłaściwa ewidencja lub błędne wydania z magazynu.
Na podstawie protokołu inwentaryzacyjnego niedobory zostaną ujęte na stronie Wn konta „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”, przy jednoczesnym zmniejszeniu stanu korespondującego konta bilansowego. Nadwyżki ujmuje się na stronie Ma tego samego konta, zwiększając stan odpowiednich aktywów. Po ustaleniu przyczyn ich powstania następuje przeksięgowanie i obciążenie konta wynikowego – kosztowego (koszty operacyjne, pozostałe koszty operacyjne lub straty nadzwyczajne) lub bilansowego. Niezawinione niedobory można skompensować z nadwyżką stwierdzoną w toku tej samej inwentaryzacji i dotyczącą tej samej grupy aktywów.
Przykład
W wyniku inwentaryzacji w jednostce stwierdzono niedobory i nadwyżki towarów ewidencjonowanych w cenach zakupu netto.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Operacje gospodarcze:
1. Ujawnienie niedoboru towaru A 12 000
2. Ujawnienie nadwyżki towaru B 2200
3. Rozliczenie niedoboru towaru A:
a) ubytki naturalne w granicach norm i limitów 4800
b) niedobory niezawinione powyżej norm i ubytków 2100
c) niedobory pokryte z ubezpieczenia 1900
d) niedobory zawinione przez pracownika 500
e) niedobory zawinione i nieuznane przez pracownika (pozew do sądu) 500
f) kompensata niedoborów i nadwyżek 2200
Konto „Rozliczenie niedoborów szkód i nadwyżek” nie wykazuje salda końcowego.
Grażyna Voss
asystent w Katedrze Rachunkowości WSB w Toruniu
• art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252