Czy praktyka wysyłania potwierdzeń sald tylko do największych dłużników (których salda stanowią 90% ogółu należności) spełnia wymogi ustawy o rachunkowości? Czy zostanie to zaakceptowane przez biegłego rewidenta? Pozostałe 10% należności rozkłada się na kilkadziesiąt tysięcy klientów. Nie wysyłając do tych klientów próśb o potwierdzenie sald chcielibyśmy zaoszczędzić na kosztach tej całej operacji.
RADA
Zarówno ustawa o rachunkowości, jak i normy wykonywania zawodu biegłego rewidenta wymagają kompletności potwierdzeń sald. Rezygnacja z pewnej liczby potwierdzeń może być dopuszczalna tylko w sytuacji, gdy niepotwierdzone salda mieszczą się w granicach istotności, przyjętej w polityce rachunkowości jednostki.
UZASADNIENIE
Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt 2 wskazuje sposób inwentaryzacji należności za pomocą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Nie ma tutaj mowy o wartości należności, której saldo należy potwierdzić. Oczywiście, sytuacja byłaby idealna, gdyby wszyscy kontrahenci potwierdzili salda. Jednak w praktyce najczęściej nie jest to możliwe, jak wskazuje to chociażby Państwa przykład.
Pewne wskazówki co do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji za pomocą potwierdzenia sald możemy znaleźć w normach wykonywania zawodu biegłego rewidenta.
Warunkiem uznania przez biegłego rewidenta procedury uzgodnień sald przeprowadzonej przez badaną jednostkę za wiarygodną jest uzyskanie przez niego pewności, że
1) w odniesieniu do należności:
• jednostka wystosowała prośbę o potwierdzenie sald należności do wszystkich znaczących kontrahentów,
• prośby te zostały skierowane na właściwy adres,
• od większości (z punktu widzenia istotności) kontrahentów otrzymano potwierdzenia wysokości sald;
2) w odniesieniu do zobowiązań:
• jednostka otrzymała od wszystkich znaczących wierzycieli prośbę o uzgodnienie sald,
• uzgodnienia takie nastąpiły,
• nie pominięto żadnej z próśb o uzgodnienie.
Kompletność wysłania i otrzymania próśb o uzgodnienie oraz nadesłanych odpowiedzi jest przedmiotem badania biegłego rewidenta. Kontrola ta polega na porównaniu listy kontrahentów z wykazem kontrahentów, do których wysłano oraz od których otrzymano wyciągi z kont lub prośby o uzgodnienie sald. Uzgodnienie nie musi obejmować wszystkich sald. Z punktu widzenia biegłego rewidenta istotne są należności i zobowiązania o znacznej wysokości, z którymi obroty są duże lub przeterminowane.
Kluczowe znaczenie dla udzielenia odpowiedzi na pytanie Czytelnika ma istotność niepotwierdzonych sald. W ustawie o rachunkowości często można spotkać słowo „istotność”. W rozumieniu MSR nr 1 „Prezentacja sprawozdań finansowych” (pkt 31) informację uznaje się za istotną, jeśli jej nieujawnienie mogłoby wpłynąć na gospodarcze decyzje użytkowników podejmowane na podstawie sprawozdania finansowego. Podejmując decyzję o tym, czy dana pozycja lub pozycje zagregowane są istotne, należy oceniać zarówno ich charakter, jak i rozmiary. W zależności od okoliczności czynnikiem decydującym może być albo charakter, albo wielkość pozycji. Na przykład aktywa o tym samym charakterze i funkcji łączy się nawet wówczas, gdy poszczególne kwoty są znaczne. Znaczne pozycje o różnym charakterze lub funkcji prezentuje się jednak oddzielnie.
Za próg istotności można przyjąć wielkości stosowane w rewizji finansowej oraz spotykane w literaturze rachunkowości. Za istotny próg przyjmuje się wielkości powyżej 1–2% sumy bilansowej lub 0,5–1% wartości przychodu, w zależności od tego, która z wymienionych wielkości jest niższa.
W sytuacji opisanej w pytaniu należy więc przede wszystkim określić, czy 10% należności, w stosunku do których nie zostanie podjęta próba potwierdzenia salda, mieści się w przyjętym przez jednostkę progu istotności. Ponadto jednostka musi liczyć się z możliwością nieotrzymania potwierdzeń sald od części kontrahentów. Wówczas wartość niepotwierdzonych należności wzrosłaby, co wiąże się z ponownym sprawdzeniem, czy nie zostanie przekroczony ustalony próg istotności.
Wioletta Roman
doradca podatkowy
• art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252