Nasza spółka w 2005 r. naliczyła odsetki od nieuregulowanej przez kontrahenta należności za dostarczone jej w marcu towary. We wrześniu 2005 r. wysłaliśmy do naszego kontrahenta notę odsetkową. Na początku lutego 2006 r. właściciele firmy po rozmowach z kontrahentem wyrazili zgodę na anulowanie naliczonych odsetek. Jak zaewidencjonować takie zdarzenie?
RADA
Ponieważ decyzja właścicieli o anulowaniu odsetek została podjęta na początku 2006 r., można założyć sytuację, że sprawozdanie finansowe za 2005 r. nie zostało jeszcze zatwierdzone. W takim przypadku należałoby dokonać odwrócenia ewidencji w księgach 2005 r., tak by odpowiadała ona zasadom rachunkowości i przedstawiała na dzień 31 grudnia 2005 r. stan rozrachunków z odbiorcami w rzeczywistej kwocie (tj. w kwocie należności głównej bez odsetek). W zależności od dokonanych wcześniej zapisów w księgach rachunkowych rezygnacja z odsetek będzie odmiennie ujmowana. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Na początku należy wskazać, że z tytułu odpłatnych dostaw towarów i usług przysługują jednostkom gospodarczym odsetki wynikające z regulacji ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Właściciele firm mogą jednak swobodnie podejmować decyzje dotyczące naliczania bądź też rezygnacji z naliczania odsetek. Ustawodawca nie narzuca obowiązku naliczania odsetek. Wyjątek stanowią należności jednostek objętych ustawą o finansach publicznych, które mają obowiązek naliczania odsetek swoim wierzycielom, i należności publicznoprawne (gdyż urzędy są zobowiązane do zapłaty należności głównej wraz z odsetkami).
WAŻNE!
Dla celów podatku dochodowego pod uwagę bierze się jedynie odsetki zapłacone. Dlatego też odsetki naliczone na dzień bilansowy nie stanowią przychodu. Z drugiej strony dokonane odpisy aktualizujące dotyczące naliczonych odsetek nie będą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Oczywiste jest także, że rezygnacja z naliczonych odsetek też nie będzie traktowana jako koszt podatkowy.
Na dzień bilansowy należności wykazuje się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości). Należy wskazać, że o ile wspomniana „kwota wymagalna” zawiera odsetki, to w większości są one zaliczane na dzień bilansowy do należności krótkoterminowych. Wynika to z faktu, że przy spłacie wierzytelności przez kontrahentów kwoty przez nich wpłacane są w pierwszej kolejności zaliczane na pokrycie odsetek. W związku z tym duża część odsetek dotycząca należności długoterminowych jest zaliczana do należności krótkoterminowych.
PRZYKŁAD
Firma w 2005 r. naliczyła odsetki od nieuregulowanej przez kontrahenta należności za dostarczone jej w marcu towary. We wrześniu 2005 r. wysłała do naszego kontrahenta notę odsetkową. Na początku lutego 2006 r. właściciele firmy po rozmowach z kontrahentem wyrazili zgodę na anulowanie naliczonych odsetek pod warunkiem zapłaty przez kontrahenta należności głównej.
Kwota należności brutto 12 200 zł.
Kwota odsetek wynikająca z noty odsetkowej 300 zł.
Naliczona kwota odsetek na dzień 31 grudnia 2005 r. (300 zł + 200 zł) = 500 zł.
Sytuacja 1
Anulowanie odsetek zakładając, że sprawozdanie za 2005 r. nie zostało jeszcze zatwierdzone.
1. Naliczenie odsetek za nieterminową zapłatę na podstawie wystawienia noty odsetkowej 2005 r.:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 300 zł,
Ma konto 750 „Przychody finansowe” 300 zł.
2. Naliczenie odsetek za nieterminową zapłatę należności wynikającą z uzgodnienia sald na 31 grudnia 2005 r.
Gdy jednostka na dzień bilansowy nie miała zamiaru rezygnować z dochodzenia odsetek, wskazane jest, by w trakcie inwentaryzacji należności w wysyłanych do kontrahentów potwierdzeniach prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów naliczyć je (tj. odsetki) i wskazać wraz z należnością główną. Wskazuje się tym samym kontrahentowi, że nie ma się zamiaru rezygnacji, a dodatkowo unika się niedomówień we wzajemnych relacjach z kontrahentem:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 200 zł,
Ma konto 750 „Przychody finansowe” 200 zł.
3. Ponieważ decyzja właścicieli o anulowaniu odsetek została podjęta na początku 2006 r. można założyć sytuację, że sprawozdanie finansowe za 2005 r. nie zostało jeszcze zatwierdzone. W takim przypadku należałoby dokonać odwrócenia ewidencji w księgach 2005 r., tak by zgodnie z zasadami rachunkowości przedstawiony na dzień 31 grudnia 2005 r. stan rozrachunków z odbiorcami przedstawiał rzetelnie i jasno sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy:
Wn konto 750 „Przychody finansowe” 500 zł,
Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 500 zł.
Sytuacja 2
Anulowanie odsetek zakładając, że sprawozdanie za 2005 r. zostało zatwierdzone, a kwota należności nie stanowi błędu podstawowego i nie zostały dokonane odpisy aktualizujące należności.
Ewidencja identyczna jak w sytuacji 1, z tym wyjątkiem, że dekretacja opisana w pkt 3 zostaje dokonana w księgach 2006 r.
Sytuacja 3
Anulowanie odsetek zakładając, że sprawozdanie za 2005 r. zostało zatwierdzone, a kwota należności nie stanowi błędu podstawowego, zaś na należności zostały dokonane odpisy aktualizujące.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby na odsetki należne na dzień bilansowy dokonać równocześnie odpisów aktualizujących (szczególnie gdy przewiduje się rezygnację z ich dochodzenia lub to, że będzie się ich dochodzić jedynie w części). Załóżmy, że odpisy aktualizujące zostały dokonane na 50% należności głównej i na 100% naliczonych odsetek.
1. Naliczenie odsetek za nieterminową zapłatę na podstawie wystawionej noty odsetkowej we wrześniu 2005 r.:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 300 zł,
Ma konto 750 „Przychody finansowe” 300 zł.
2. Naliczenie odsetek za nieterminową zapłatę należności wynikającą z uzgodnienia sald na 31 grudnia 2005 r.:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 200 zł,
Ma konto 750 „Przychody finansowe” 200 zł.
3. Dokonanie odpisu aktualizującego na kwotę odsetek:
Wn konto 755 „Koszty finansowe” 500 zł,
Ma konto 280 „Odpisy aktualizujące rozrachunki” 500 zł.
4. Dokonanie odpisu aktualizującego na kwotę należności:
Wn konto 765 „Pozostałe koszty operacyjne” 6100 zł,
Ma konto 280 „Odpisy aktualizujące rozrachunki” 6100 zł.
5. Anulowanie odsetek przez właścicieli firmy:
Wn konto 280 „Odpisy aktualizujące rozrachunki” 500 zł,
Ma konto 201 „Rozrachunki z dostawcami” 500 zł.
6. Zapłata przez kontrahenta całości należności głównej, tj. kwoty 12 200 zł:
Wn konto 280 „Odpisy aktualizujące rozrachunki” 6100 zł,
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” 6100 zł,
oraz
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 12 200 zł,
Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 12 200 zł.
Sytuacja 4
Anulowanie odsetek zakładając, że sprawozdanie za 2005 r. zostało zatwierdzone, a kwota należności (z tytułu odsetek) stanowi błąd podstawowy.
Ewidencja w księgach rachunkowych 2005 r. identyczna jak w sytuacji 1 (pkt 1 i pkt 2), natomiast w księgach 2006 r.:
Wn konto 821 „Rozliczenie wyniku finansowego za lata poprzednie” 500 zł,
Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” 500 zł.
• art. 5–8 ustawy z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych – Dz.U. Nr 139, poz. 1323; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1808
• art. 28 ust. 7, art. 54 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252
Paweł Muż
ekonomista, wieloletni główny księgowy