Jakich formalności należy dokonać, kiedy konieczne jest zainstalowanie kasy fiskalnej? Szczególnie interesuje nas, jakie dokumenty i druki oraz w jakim terminie musimy złożyć w urzędzie skarbowym.
RADA
Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania należy złożyć pisemne oświadczenie o planowanej liczbie kas oraz adresie ich używania. Następnie należy dokonać fiskalizacji kas. Po fiskalizacji kas należy dokonać zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego oraz zawiadomić o miejscu instalacji kasy w terminie 7 dni. Pozwala to na otrzymanie numeru ewidencyjnego kasy od naczelnika urzędu skarbowego oraz na częściowe odliczenie poniesionych wydatków na zakup kas.
UZASADNIENIE
Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy, który zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, jest złożenie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemnego zgłoszenia w formie oświadczenia o planowanej liczbie kas, które będą ostatecznie zainstalowane, oraz miejscu (adresie) ich używania. Taki sam obowiązek istnieje w przypadku dobrowolnego rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących. Od złożenia takiego oświadczenia zależy możliwość skorzystania z ulgi z tytułu nabycia kas.
WAŻNE!
Przepisy nie określają precyzyjnie, w jakim konkretnie terminie oświadczenie ma być złożone. Istotne natomiast jest, aby nastąpiło to przed obowiązkowym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania.
Termin ten ma charakter materialnoprawny, co oznacza, że w razie jego uchybienia nie może zostać przywrócony. Przepisy nie określają wzoru oświadczenia, dlatego należy go sformułować samodzielnie, pamiętając o zachowaniu odpowiedniej formy i wymaganych informacjach. Może on przedstawiać się następująco:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jeżeli firma zgłosiła większą ilość kas niż jedną, nie musi rozpoczynać ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu wszystkich zgłoszonych kas jednocześnie. Warunkiem jest zgłoszenie wszystkich kas we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Ewidencjonowanie może być natomiast rozpoczęte w pierwszym miesiącu przez 1/5 wszystkich zgłoszonych kas (zaokrąglając do liczb całkowitych w górę). Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca należy wówczas rozpocząć ewidencję, stosując kolejne kasy w ilości nie mniejszej niż w pierwszym miesiącu.
Kolejny etap to ufiskalnienie kasy rejestrującej, przez którą rozumie się jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z jej pamięcią fiskalną, zakończoną wydrukiem kasowego raportu dobowego. Dokonuje tego serwis wskazany przez producenta kasy lub importer kasy. Ufiskalnienie kasy następuje po wpisaniu do pamięci fiskalnej kasy jej numeru unikatowego.
WAŻNE!
Kolejnym obowiązkiem firmy jest zgłoszenie zainstalowania kasy urzędowi skarbowemu. Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od daty fiskalizacji kasy.
Treść i forma zgłoszenia nie jest dowolna. Określa ją załącznik nr 3 do rozporządzenia z 4 lipca 2002 r. Druk zgłoszenia można otrzymać w urzędzie skarbowym lub za pośrednictwem Internetu ze stron Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl.
Celem złożenia zgłoszenia instalacji kasy jest otrzymanie numeru ewidencyjnego kasy z urzędu skarbowego, przypisanego tylko do tego urządzenia i nieulegającego zmianie w przypadku np. zmiany właściwości urzędu skarbowego. Zgłoszenie to nie jest tożsame z oświadczeniem o planowanej liczbie i miejscu zainstalowania kas rejestrujących. Muszą one być złożone niezależnie w dwu różnych terminach. Każdy z nich wywołuje różne skutki i służy innym celom. Uzyskany numer ewidencyjny kasy w wyniku złożonego zgłoszenia należy nanieść w sposób trwały na obudowę kasy. Niezależnie od złożonego zgłoszenia o instalacji kas przez firmę obowiązek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego o fiskalizacji kasy w firmie spoczywa również na służbach serwisowych. Również one mają obowiązek złożenia takiej informacji nie póżniej niż w terminie 7 dni od dnia dokonania ufiskalnienia kasy.
Do innych obowiązków, związanych z zainstalowaniem kas, należy prowadzenie i przechowywanie książki kasy rejestrującej. Książka kasy to broszura obligatoryjnie dołączona do kasy przez producenta lub importera kasy (jej wzór określa zał. nr 1 do rozporządzenia). Wpisów do książki mogą dokonywać wyłącznie: producent (importer), sprzedawca, użytkownik kasy, serwisant, urząd skarbowy. Musi być ona przechowywana w miejscu, w którym zainstalowana jest kasa rejestrująca przez cały okres jej użytkowania. Należy ją udostępniać wyłącznie na żądanie właściwych organów oraz służby serwisowej. Ponadto każda używana kasa fiskalna powinna być poddawana obowiązkowemu przeglądowi technicznemu co 12 miesięcy przez właściwy serwis.
• art. 111 ust. 1 i ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1484
• § 6 ust. 1, § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2004 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz.U. Nr 273, poz. 2706; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 242, poz. 2043
• § 5 ust. 1 pkt 6 i 10–13, § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników – Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798
Mariusz Darecki
specjalista w zakresie VAT