Czy spółka z o.o. może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu zwrotu kosztów przejazdów prywatnym samochodem w celu odbycia podróży służbowej lub jazd lokalnych? Nasze pytanie dotyczy prezesa zarządu, jedynego udziałowca spółki, niebędącego jej pracownikiem. Zwrot wydatków przewiduje zawarta umowa cywilnoprawna.
RADA
Prezes zarządu jest członkiem organu wykonawczego spółki, zatem zarówno koszty delegacji, jak i jazd lokalnych zwrócone przez spółkę będą stanowiły dla tej spółki koszty uzyskania przychodu (w określonym limicie). Warunkiem jest związek jazd z działalnością spółki.
UZASADNIENIE
Tylko takie wydatki związane ze świadczeniami na rzecz udziałowców są kosztem, które nie są jednostronnymi świadczeniami ze strony spółki. W przypadku wykonywania pracy przez udziałowca na podstawie umowy cywilnoprawnej wydatki z tym związane są zatem kosztem uzyskania przychodów. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest wydatkiem ponoszonym na rzecz udziałowca w myśl art. 16 ust. 1 pkt 38 updop (wyrok NSA z 5 kwietnia 2001 r., sygn. akt I S.A./Ka 200-201/00).
W związku z tym wydatki spółki z tytułu zwrotu obciążających ją kosztów używania (obcych) samochodów osobowych, w tym należących do udziałowców niebędących pracownikami, podlegałyby zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów spółki, jednak w wysokości nieprzekraczającej limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51 updop oraz po spełnieniu pozostałych warunków określonych w tym przepisie. Z uwagi na to, że prezes zarządu jest członkiem organu wykonawczego spółki, zarówno koszty delegacji, jak i jazd lokalnych zwrócone przez spółkę w wysokości określonej przez wymienione przepisy będą stanowiły dla tej spółki koszty uzyskania przychodu, jeżeli zostały w tym celu poniesione. W tej sytuacji nie mają bowiem zastosowania przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Jednocześnie należy dodać, że podstawę wszelkich wypłat musi stanowić ważna i prawnie skuteczna umowa, postanowienia regulaminów lub statut określający prawa i obowiązki władz statutowych spółki.
• art. 16 ust. 1 pkt 38 i 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538
Marek Żochowski
doradca podatkowy