Nasza spółka chciałaby nabyć drogą maszynę, dzieląc się kosztami zakupu wspólnie po połowie z sąsiadującą spółką. Będziemy wykorzystywać ją na zmianę w zależności od potrzeb. Jak powinien zostać udokumentowany taki zakup? Jak księgować koszty amortyzacji, remontów? Co w związku ze współwłasnością należy ujawnić w sprawozdaniu finansowym?
RADA
Wspólny zakup maszyny powinien zostać udokumentowany jedną fakturą VAT. Na fakturze dostawca powinien wymienić każdego z nabywców zgodnie z przepisami dotyczącymi VAT. Warto pamiętać, by zawrzeć stosowną umowę gospodarczą między współwłaścicielami rzeczy. Pozostałe zagadnienia bilansowe i podatkowe omawiamy w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Aby odpowiedzieć na pytanie, należy zacząć od regulacji prawnych zawartych w Kodeksie cywilnym (art. 195–221). Na ich podstawie wiadomo, że:
• własność tej samej rzeczy może przysługiwać niepodzielnie kilku osobom,
• współwłasność jest albo współwłasnością w częściach ułamkowych, albo współwłasnością łączną,
• istotną cechą współwłasności w częściach ułamkowych jest to, że każdy ze współwłaścicieli może rozporządzać swoim udziałem bez zgody pozostałych współwłaścicieli,
• do rozporządzania rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli,
• do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli,
• każdy ze współwłaścicieli jest uprawniony do współposiadania rzeczy wspólnej oraz do korzystania z niej w takim zakresie, jaki daje się pogodzić ze współposiadaniem i korzystaniem z rzeczy przez pozostałych współwłaścicieli,
• pożytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadają współwłaścicielom w stosunku do wielkości udziałów; w takim samym stosunku współwłaściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z rzeczą wspólną.
WAŻNE!
Ponieważ wspólne posiadanie i użytkowanie maszyny rodzić może wiele problemów, wydaje się, iż rzeczą niezbędną jest zawarcie umowy gospodarczej pomiędzy współwłaścicielami rzeczy. W umowie należy określić sposób korzystania z rzeczy wspólnej, sposób ponoszenia kosztów eksploatacji czy kosztów związanych z utrzymaniem jej w stanie niepogorszonym (tu także uregulowania np. wyłączające uprawnienie do zniesienia współwłasności zgodnie z art. 210 k.c. itp.).
Ustawa o rachunkowości, określając rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi (art. 3 ust. 1 pkt 12), wymienia kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Ruchomości będące współwłasnością są aktywami wspólnie kontrolowanymi. Informacje o takich wspólnych przedsięwzięciach (które nie podlegają konsolidacji) ustawa o rachunkowości zaleca zawrzeć w informacji dodatkowej i objaśnieniach do sprawozdania finansowego. W informacji tej podaje się w szczególności:
a) nazwę i zakres działalności wspólnego przedsięwzięcia,
b) procentowy udział,
c) części wspólnie kontrolowanych rzeczowych składników aktywów trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
d) zobowiązania zaciągnięte na potrzeby przedsięwzięcia lub zakupu używanych rzeczowych składników aktywów trwałych,
e) części zobowiązań wspólnie zaciągniętych,
f) przychody uzyskane ze wspólnego przedsięwzięcia i koszty z nimi związane,
g) zobowiązania warunkowe i inwestycyjne dotyczące wspólnego przedsięwzięcia.
Na potrzeby sprawozdawczości należy zatem zaprowadzić odpowiednią ewidencję (analitykę kont), wyodrębniającą udział w kosztach związanych z użytkowaniem wspólnego środka trwałego, jak też przychody uzyskane ze sprzedaży produkcji czy usług, dla pozyskania których wykorzystywano środek trwały.
WAŻNE!
Dla ustalenia wartości początkowej środka trwałego i jego odpisów amortyzacyjnych należy przyjąć taką część jego wartości, w jakiej pozostaje udział jednostki we własności tego składnika majątku.
W kwestii podziału kosztów i przychodów związanych ze wspólną własnością aktywów przepisy podatkowe (art. 5 ustawy o podatku od osób prawnych) są projekcją ustaleń zawartych w Kodeksie cywilnym (art. 207 k.c.). Przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy i praw majątkowych, łączy się z przychodami każdego wspólnika proporcjonalnie do posiadanego udziału. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że udziały wspólników w przychodach są równe. Zasady te stosuje się odpowiednio do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zwolnień i ulg podatkowych oraz obniżenia dochodu, podstawy opodatkowania lub podatku. Tak więc podstawa amortyzacji, jak też koszty związane z używaniem środka trwałego według ustawy podatkowej dzielone są w proporcji, w jakiej została nabyta własność.
Rozliczenie faktury „współwłaścicielskiej”
Wspólny zakup maszyny powinien zostać udokumentowany jedną fakturą VAT, która wymieni każdego z obydwu nabywców zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług. Zakup warto dodatkowo udokumentować umową sprzedaży. Ponieważ oryginał faktury jest tylko jeden, przechowywany będzie tylko u jednego z podatników, wskazanego na fakturze (lub kopii faktury), drugi współwłaściciel będzie posiadał kopię faktury ze wskazaniem, gdzie jest oryginał. Obydwaj współwłaściciele mają prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, w proporcji, w jakiej nabyli środek trwały na własność. Zagadnienia te były przedmiotem wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 marca 1996 r., sygn. akt III SA 1131/95.
PRZYKŁAD
Spółka A zakupiła wraz ze spółką B maszynę do prac budowlanych o wartości 500 000 zł netto. Spółka B zapłaciła sprzedawcy przelewem ze środków obrotowych na rachunku, natomiast spółka A w tym celu zaciągnęła kredyt inwestycyjny na okres 3 lat. Zawarto umowę wspólnego użytkowania maszyny, w której m.in. określono podział czasu pracy maszyny w obu spółkach. Maszyna po pewnym czasie uległa awarii i była remontowana. Koszty remontu 3000 zł netto zostały zafakturowane na spółkę A, która wystawiła refakturę na spółkę B na koszty remontu w wysokości 1500 zł netto.
Księgowania w spółce A:
1. Zakup maszyny – część w kwocie 305 000 zł (250 000 zł netto + VAT 55 000 zł)
Wn konto 010 „Środki trwałe”, w analityce urządzenia techniczne i maszyny – maszyna do prac budowlanych – współwłasność 50% 250 000 zł
Ma konto 139 „Krótkoterminowe kredyty bankowe – z tytułu kredytu inwestycyjnego celowego” 250 000 zł
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 55 000 zł
Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” – zapłata zobowiązania w kwocie podatku VAT 55 000 zł
2. Amortyzacja maszyny – od wartości początkowej 250 000 zł, odpis miesięczny 2083 zł
Wn konto 408 „Amortyzacja” 2083 zł
Ma konto 070 „Umorzenie środków trwałych”, w analityce maszyna do prac budowlanych – współwłasność 50% 2083 zł
Wn konto 402 „Usługi obce” 3000 zł
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 660 zł
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” 3660 zł
4. Refaktura usług remontowych wykonanych w związku z awarią wspólnej maszyny w części 50% wartości usług 1830 zł
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami”, w analityce rozrachunki ze współwłaścicielem maszyny 1830 zł
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” 1500 zł
Ma konto 222 „Rozliczenie podatku VAT należnego” 330 zł
oraz pomniejszenie kosztów w związku z refakturowaniem
(polecenie księgowania):
Wn konto 402 „Usługi obce” (–) 1500 zł
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” (–) 1500 zł
• art. 195–221 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 172, poz. 1438
• art. 3 ust. 1 pkt 12 oraz załącznik nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252
• art. 5 ust. 1, art. 16a i 16g ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538
Ewa Szczepankiewicz
główna księgowa w spółce z o.o.