Nasz pracownik podczas krajowej podróży służbowej wynajmuje, w celu dojazdu do klientów, samochód osobowy w firmie typu rent a car. Czy w związku z tym należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Czy koszty najmu i benzyny są dla nas kosztem podatkowym w całości, czy może należy je ograniczyć? Czy mamy prawo odliczyć w całości VAT od najmu, czy też obowiązuje nas ograniczenie w wysokości 60%?
RADA
W tym przypadku pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzoną przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca. Wydatki związane z używaniem samochodu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu. Prowadzenie ewidencji jest warunkiem zaliczenia do kosztów takich wydatków. Jeśli wynajmującym samochód jest spółka, wówczas przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60% kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do jednego samochodu i dotyczy całego okresu użytkowania.
UZASADNIENIE
Z pytania niestety nie wynika, kto podpisał umowę z wypożyczalnią samochodów – pracownik czy spółka. Odpowiem więc na pytanie w obu wariantach.
Samochód wynajęty przez pracownika
Samochód osobowy jest wykorzystywany przez pracownika na potrzeby spółki. W związku z tym część wydatków ponoszonych na rzecz pracownika z tego tytułu będzie stanowiła koszty podatkowe. Spółka może w tym przypadku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podróżą służbową – do wysokości kwoty nieprzekraczającej kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek za 1 kilometr przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof).
Należy pamiętać, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracodawca powinien potwierdzić na koniec każdego miesiąca. Przypomnijmy, że ewidencja ta powinna zawierać m.in. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 kilometr przebiegu, a także kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Wspomniany iloczyn określi limit kosztów podatkowych spółki. Jednak w razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu nie będą kosztami uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).
Samochód wynajęty przez spółkę
Samochód jest wynajmowany przez spółkę (na nią są wystawiane faktury). Również w tym wariancie mamy do czynienia z samochodem osobowym, który nie stanowi składnika majątku spółki, wykorzystywanym na potrzeby jej działalności. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodów będą wydatki związane z używaniem takiego samochodu – do wysokości kwoty limitu wynikającego ze wspomnianej ewidencji przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). Także w tej sytuacji ewidencja powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a jej prowadzenie jest warunkiem zaliczenia wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Zwrócone pracownikowi wydatki związane z używaniem samochodu na potrzeby spółki można zaliczyć do kosztów podatkowych tylko do wysokości limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu. Warunkiem zaliczenia ich do kosztów podatkowych jest prowadzenie tej ewidencji.
Należy zwrócić uwagę, że istnieją rozbieżne poglądy na temat tego, czy koszty wynajęcia samochodu powinny być uwzględniane w limicie kilometrówki. Część organów podatkowych uważa, że limit ten obejmuje całość wydatków ponoszonych na używanie samochodu niestanowiącego własności podatnika, czyli również czynsz najmu. Jednak uważam, że prawidłowy jest pogląd, iż czynsz najmu nie może być uznany za koszt używania samochodu, gdyż używanie go jest skutkiem wynajmu. Ponieważ poniesienie kosztów najmu „wyprzedza” używanie samochodu, nie mogą one być kosztami używania. Tym samym w ramach limitu kilometrów wynikającego z ewidencji przebiegu powinny być rozliczane jedynie wydatki na eksploatację samochodu.
Podatek od towarów i usług
Warunkiem skorzystania z odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT dokumentującej nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o VAT). Jeżeli faktura jest wystawiona na pracownika spółki, nie może ona odliczyć podatku naliczonego.
Przy założeniu, że pracownik jedynie „pośredniczy” w najmie samochodu, tj. wynajmuje go w imieniu pracodawcy, faktury związane z najmem będą wystawione na spółkę. Wówczas przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60% kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do całego okresu użytkowania i dotyczy jednego samochodu (art. 86 ust. 7 ustawy o VAT).
Przykład
Pan Kowalski jest pracownikiem spółki jawnej. Został oddelegowany do Niemiec w celu przeprowadzenia negocjacji i zawarcia umowy z nowym kontrahentem. W podróż służbową udał się samochodem wynajętym w wypożyczalni samochodów. Po powrocie przedłożył pracodawcy fakturę za wynajem samochodu (wystawioną na spółkę) na kwotę 1220 zł brutto oraz ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynikało, że wydatki na zakup paliwa do samochodu wyniosły 385,93 zł, natomiast limit wynikający z pomnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu wynosi 539,92 zł. Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych kwotę czynszu najmu (tj. 1000 zł) oraz kwotę faktycznie poniesionych wydatków na eksploatację, tj. 385,93 zł, gdyż jest ona niższa od limitu kilometrów ustalonego na podstawie ewidencji przebiegu. Spółce przysługuje także prawo do odliczenia 60% podatku naliczonego z faktury dokumentującej najem samochodu, tj. 132 zł (VAT naliczony z faktur za paliwo nie podlega odliczeniu).
• art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 oraz ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723
• art. 86 ust. 1, 2 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1028
Sławomir Liżewski
ekspert w zakresie podatków dochodowych