W związku ze złą sytuacją finansową spółki z o.o. planowane jest podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników w sprawie jej likwidacji. Jakie obowiązki sprawozdawcze wiążą się z podjęciem tej uchwały? Do jakich dodatkowych księgowań zobowiązana będzie spółka w związku z prowadzoną likwidacją?
RADA
W efekcie podjęcia uchwały o likwidacji spółka zobowiązana będzie do zamknięcia ksiąg i sporządzenia sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji oraz otwarcia ksiąg na dzień rozpoczęcia likwidacji. W księgach spółki powinna być pokazana możliwie realna wartość aktywów i pasywów, co wiąże się z obowiązkiem dokonania dodatkowych księgowań. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Postawienie spółki w stan likwidacji pociąga za sobą obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych spółki – na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji, oraz ich otwarcia – na dzień rozpoczęcia likwidacji (art. 12 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości). Na zamknięcie ksiąg spółka ma trzy miesiące, natomiast ich otwarcia powinna dokonać w ciągu 15 dni od dnia rozpoczęcia likwidacji.
WAŻNE!
Za dzień rozpoczęcia likwidacji przyjmuje się dzień powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki (a nie dzień, w którym zdarzenie to zostanie potwierdzone przez wpis do Krajowego Rejestru Sądowego).
Sporządzone sprawozdanie nie podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta, ponieważ zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości obowiązek ten dotyczy jedynie sprawozdań jednostek kontynuujących działalność. Tak jak każde sprawozdanie podlega ono natomiast zatwierdzeniu przez właściwy organ zatwierdzający.
Sprawozdanie finansowe spółki postawionej w stan likwidacji składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej (zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych nie jest elementem obligatoryjnym, gdyż dotyczy spółek podlegających obowiązkowemu audytowi).
Ponieważ nie jest to klasyczne roczne sprawozdanie, to powstaje pytanie, jakie dane należy przyjąć za dane porównawcze, sporządzając sprawozdanie finansowe.
W przypadku bilansu będą to dane na dzień kończący ostatni rok obrotowy przed postawieniem spółki w stan likwidacji (art. 46 ust. 1a uor). Dla rachunku zysków i strat zagadnienie to uregulowane zostało w art. 47 ust. 2 ustawy o rachunkowości, gdzie ustawodawca wskazuje, iż w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat za inny okres sprawozdawczy niż rok obrotowy w rachunku tym wykazuje się dane za bieżący okres sprawozdawczy oraz analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego.
Jeżeli na koniec przyjętego przez spółkę roku obrotowego likwidacja nie jest zakończona, to na ostatni dzień przyjętego roku obrotowego należy sporządzić kolejne sprawozdanie finansowe. Obejmuje ono okres od rozpoczęcia likwidacji do ostatniego dnia roku obrotowego. W przypadku przedłużania się procesu likwidacji sprawozdania będą przygotowywane za kolejne okresy roczne. Ostatnie sprawozdanie sporządza się na dzień zakończenia likwidacji (art. 12 ust. 2 pkt 2 uor).
Dodatkowe zapisy księgowe w spółce postawionej w stan likwidacji
Postawienie jednostki w stan likwidacji powoduje, iż zasadne jest twierdzenie o braku założenia kontynuacji działalności przez taką spółkę. Powoduje to, że (zgodnie z art. 29 uor) jednostki, dla których założenie kontynuacji działalności nie jest zasadne, zobowiązane są do:
• dokonania wyceny aktywów po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
• utworzenia rezerwy na dodatkowe koszty i straty spowodowane zaniechaniem lub utratą zdolności do kontynuowania działalności.
Różnica powstała w wyniku wyceny oraz utworzenia rezerwy wpływa na kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny.
Opisanych wyżej księgowań należy dokonać w przeddzień postawienia spółki w stan likwidacji. Jeżeli spółka nie zakończy postępowania likwidacyjnego do końca roku obrotowego, to księgowań tych należy dokonać również na koniec kolejnego roku obrotowego (jeżeli oszacowanie rezerw lub cen sprzedaży netto składników aktywów ulegnie zmianie).
Z kolei pierwszą operacją, jaką należy wykonać po otwarciu ksiąg na dzień rozpoczęcia likwidacji, jest połączenie wszystkich elementów kapitału własnego w jeden – kapitał podstawowy. Kapitał ten należy następnie pomniejszyć o udziały własne, jeżeli takie w spółce występują.
PRZYKŁAD
Na mocy uchwały zgromadzenia wspólników spółka z o.o. ABC została postawiona z dniem 1 lipca 2006 r. w stan likwidacji. Na dzień 30 czerwca dokonano zamknięcia ksiąg. Spółka utworzyła rezerwę w wysokości 53 000 zł na dodatkowe koszty spowodowane likwidacją. Na kwotę tę składa się:
30 000 zł – kara za zerwanie kontraktu z jednym z kontrahentów,
23 000 zł – koszty związane z archiwizacją dokumentów spółki.
Dodatkowo oszacowano, że cena sprzedaży netto posiadanego samochodu ciężarowego, o wartości księgowej netto 58 000 zł, wynosi 40 000 zł.
Zapisy w księgach rachunkowych na dzień 30 czerwca:
1. Utworzenie rezerwy na dodatkowe koszty związane z likwidacją w kwocie 53 000 zł:
Wn konto 804 „Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny” 53 000 zł
Ma konto 830 „Rezerwy” – w analityce „Dodatkowe koszty i straty związane z likwidacją” 53 000 zł
2. Kwota aktualizująca wartość samochodu ciężarowego w kwocie 18 000 zł (58 000 zł – – 40 000 zł):
Wn konto 804 „Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny” 18 000 zł
Ma konto 070 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” 18 000 zł
Po zamknięciu ksiąg w pasywach spółki figurowały następujące pozycje kapitału własnego:
• kapitał zakładowy – 50 000 zł
• kapitał zapasowy – 14 000 zł
• kapitał z aktualizacji wyceny – 71 000 zł
• niepokryta strata za lata ubiegłe – 85 000 zł
• strata netto za rok bieżący – 65 000 zł
Spółka posiadała również udziały własne w wysokości 8000 zł.
Zapisy w księgach rachunkowych na dzień 1 lipca
3. Połączenie wszystkich kapitałów własnych (dla przejrzystości zapisów wprowadzono dodatkowe konto „Kapitał podstawowy”, na które przenoszone są wszystkie kapitały):
a) przeniesienie kapitału zakładowego
Wn konto 801 „Kapitał zakładowy” 50 000 zł
Ma konto 800 „Kapitał podstawowy” 50 000 zł
b) przeniesienie kapitału zapasowego
Wn konto 802 „Kapitał zapasowy” 14 000 zł
Ma konto 800 „Kapitał podstawowy” 14 000 zł
c) przeniesienie kapitału z aktualizacji wyceny
Wn konto 800 „Kapitał podstawowy” 71 000 zł
Ma konto 804 „Kapitał z aktualizacji wyceny” 71 000 zł
4. Połączeniu w jeden składnik kapitału podlega również strata netto za lata poprzednie i za rok bieżący, a więc:
Wn konto 800 „Kapitał podstawowy” 85 000 zł
Ma konto 821 „Rozliczenie wyniku finansowego” 85 000 zł
Wn konto 800 „Kapitał podstawowy” 65 000 zł
Ma konto 860 „Wynik finansowy” 65 000 zł
5. Zmniejszenie kapitału o posiadane udziały własne:
Wn konto 800 „Kapitał podstawowy” 8000 zł
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” 8000 zł
W trakcie prowadzonego procesu likwidacji miały miejsce m.in. następujące operacje gospodarcze:
– sprzedano samochód za kwotę 43 000 zł,
– w wyniku zawartej ugody zapłacono odszkodowanie za zerwanie kontraktu w kwocie 20 000 zł,
– otrzymano fakturę za archiwizację dokumentów na kwotę 25 000 zł + 22% VAT.
6. Sprzedaż samochodu (wartość początkowa 100 000 zł, odpisy umorzeniowe 42 000 zł, dodatkowy odpis umorzeniowy 18 000 zł):
a) faktura wystawiona nabywcy
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” – w analityce konto imienne kontrahenta 52 460 zł
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” 43 000 zł
Ma konto 222 „Rozliczenie podatku VAT należnego” 9 460 zł
b) wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia w kwocie 60 000 zł (42 000 zł + + 18 000 zł)
Wn konto 070 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” 60 000 zł
Ma konto 010 „Środki trwałe” 60 000 zł
c) nieumorzona wartość samochodu w kwocie 40 000 zł (100 000 zł – 60 000 zł)
Wn konto 765 „Pozostałe koszty operacyjne” 40 000 zł
Ma konto 010 „Środki trwałe” 40 000 zł
7. Zapłata odszkodowania za zerwanie kontraktu w kwocie 20 000 zł:
Wn konto 765 „Pozostałe koszty operacyjne” 20 000 zł
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” – w analityce konto imienne kontrahenta” 20 000 zł
8. Wykorzystanie rezerwy w wysokości poniesionego kosztu (niższego od wartości rezerwy):
Wn konto 830 „Rezerwy” 20 000 zł
Ma konto 800 „Kapitał podstawowy” – w analityce „Kapitał z aktualizacji wyceny” 20 000 zł
9. Faktura za archiwizację dokumentów w kwocie 30 500 zł (kwota netto 25 000 zł + + 5500 zł VAT):
Wn konto 402 „Usługi obce” 25 000 zł
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 5 500 zł
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” 30 500 zł
10. Wykorzystanie rezerwy do wysokości, w jakiej była utworzona (koszt wyższy niż wartość rezerwy):
Wn konto 830 „Rezerwy” 23 000 zł
Ma konto 800 „Kapitał podstawowy” – w analityce „Kapitał z aktualizacji wyceny” 23 000 zł
11. Niewykorzystana część rezerwy na dodatkowe koszty związane z likwidacją w kwocie 10 000 zł (53 000 zł – 20 000 zł – 23 000 zł):
Wn konto 830 „Rezerwy” – w analityce „Dodatkowe koszty i straty związane z likwidacją” 10 000 zł
Ma konto 800 „Kapitał podstawowy” – w analityce „Kapitał z aktualizacji wyceny” 10 000 zł
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• art. 12 ust. 1 i ust. 2, art. 29, art. 46 ust. 1a, art. 47 ust. 2, art. 64 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252
Izabela Grochola
główna księgowa w spółce z o.o.