Święta w firmie: jak rozliczyć podatkowo upominki i spotkanie wigilijne

• Firmowa wigilia a koszty uzyskania przychodów
• Związek z działalnością gospodarczą
• Brak charakteru reprezentacyjnego
• Odpowiednie udokumentowanie
• Spotkanie świąteczne a przychód pracownika
• Maksymalna wartość wigilijnego prezentu
• VAT od wydatków na organizację wigilii

Firmowa wigilia a koszty uzyskania przychodów

O tym, czy wydatki poniesione na organizację firmowej wigilii można wrzucić w koszty, decydują określone zasady. Opierają się one na ustawowej definicji kosztów, którymi są “wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. 

Związek z działalnością gospodarczą

Podobnie jak inne imprezy firmowe, również spotkanie wigilijne powinno mieć charakter integracyjny i ściśle związany z prowadzoną działalnością. Co to oznacza w praktyce? Tego typu impreza nie może ograniczać się jedynie do zwykłej konsumpcji. Na spotkaniu warto zrealizować działania mające na celu usprawnienie pracy pracowników, takie jak warsztaty, przedstawić pracownikom podsumowanie wyników sprzedaży i wytyczyć nowe wyzwania na kolejny rok lub w inny sposób zrealizować strategię działalności firmy. W ten sposób firmowa wigilia zyska cel integracyjny, a to wiąże się z możliwością zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów.

Brak charakteru reprezentacyjnego

Koszt przyjęcia wigilijnego nie może być zbyt wysoki. Urząd Skarbowy zakwestionuje wtedy część poniesionych wydatków i uzna je za przeznaczone na cele reprezentacyjne, a tych nie można już przypisać do kosztów. 

Warto zwrócić uwagę na listę gości. Jeśli obok pracowników zaproszone są także osoby współpracujące z firmą na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B, należy rozliczyć koszty proporcjonalnie. Jedynie obecność samych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i ewentualnie ich rodzin daje prawo do pełnego odliczenia. Również koszty poniesione na rzecz zaproszonych kontrahentów mają charakter reprezentacyjny.

Odpowiednie udokumentowanie

Należy zarchiwizować standardowe dokumenty związane z organizacją wigilijnego spotkania, takie jak faktury i rachunki. Ponadto przedsiębiorca powinien zachować listę obecności oraz program wydarzenia lub protokół z jego przebiegu.

W razie ewentualnej kontroli łatwiej będzie przekonać organy podatkowe, że w spotkaniu rzeczywiście uczestniczyli pracownicy firmy i służyło ono podniesieniu motywacji oraz integracji zespołu.

Spotkanie świąteczne a przychód pracownika

Udział w firmowej wigilii nie stanowi przychodu pracownika i nie należy odprowadzać z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy. Jako świadczenie nieodpłatne dotyczy sytuacji, kiedy spotkanie wigilijne ma charakter ogólnodostępny, a jego celem jest integracja, co zgodnie z interpretacjami podatkowymi nie generuje przychodu po stronie pracownika.

Maksymalna wartość wigilijnego prezentu

Jeżeli pracodawca chciałby w jakiś sposób nagrodzić pracowników, finansując upominki ze środków obrotowych firmy, musi pamiętać, że stanowią one przychód ze stosunku pracy, a pracownik ma obowiązek zapłaty od nich podatku dochodowego (wyjątkiem są prezenty poniżej 100 zł w skali roku). W przypadku, gdy właściciel firmy skorzysta ze środków pochodzących z funduszu socjalnego, wartość prezentów zwolnionych z podatków wynosi do 1000 zł rocznie. Po przekroczeniu tego limitu należy od nadwyżki obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, a także naliczyć składki ZUS. Co ważne, bony i talony podarowane pracownikom również podlegają opodatkowaniu - obowiązek ten jest niezależny od źródła ich finansowania.

VAT od wydatków na organizację wigilii

Aby skorzystać z prawa odliczenia VAT od wydatków poniesionych w związku z firmową wigilią, należy wykazać ich pośredni związek w wykonywaną działalnością. W tym przypadku trzeba więc mocno podkreślić motywacyjno-integracyjny charakter tego wydarzenia. Wydatkami, od których nie można odliczyć podatku VAT, są te poniesione na alkohol, co wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Ważne jest także źródło finansowania świątecznego spotkania, na co zwraca uwagę Magdalena Kubiak, Księgowa Prowadząca z firmy CashDirector S.A.:
- Jeżeli na organizację firmowej wigilii przedsiębiorca przeznaczy środki z funduszu obrotowego, może odliczyć VAT. Jeżeli jednak impreza pracownicza zostanie sfinansowana ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, prawo do odliczeń już mu nie przysługuje. Wynika to z tego, że występuje wtedy jako zarządca funduszu socjalnego, a nie jako podatnik VAT. 

Również sposób organizacji firmowej Wigilii ma znaczenie. Firma może zorganizować imprezę:
- w restauracji - nie ma wtedy prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych na tzw. usługi gastronomiczne, 
- w swoim biurze - wydatki poniesione na catering kwalifikują się do odliczenia podatku VAT.

Jak podkreśla Magdalena Kubiak: - Faktura za firmową wigilię powinna jasno określać, jakie usługi zostały zamówione. Jeżeli była to tylko dostawa posiłków, podatnik zyska możliwość rozliczenia podatku VAT. Jeżeli jednak z dokumentu zakupu wynika, że była to kompleksowa usługa gastronomiczna, przedsiębiorca nie odliczy VATu. W obu przypadkach nadal można zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Błędy związane z organizacją firmowej wigilii i ewentualnymi bonusami świątecznymi mogą być dość kosztowne, dlatego warto dobrze zaplanować przebieg tego wydarzenia, a skrupulatne stosowanie obowiązujących zasad księgowych pozwoli zoptymalizować poniesione wydatki.