Co wrzucić w koszty firmy na koniec roku? Te wydatki obniżą podatek dochodowy przedsiębiorcy

• Wigilia firmowa
• Leasing operacyjny
• Koszty związane z firmowymi środkami transportu 
• Wydatki na remont i modernizację
• Zakup wyposażenia (np. komputery, drukarki, maszyny, urządzenia)

Wigilia firmowa

Firmowe spotkanie świąteczne to nie tylko okazja do integracji pracowników. Wydatki poniesione na organizację wigilii pracowniczej można zaliczyć do kosztów. Wystarczy, że impreza ma motywacyjno-integracyjny, a nie np. wyłącznie reprezentacyjny charakter. Różnicę wyjaśnia Karolina Kasprzak, Ekspert księgowy z CashDirector S.A.: - Zgodnie z definicją, kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dlatego przedsiębiorca organizujący firmową wigilię powinien dodać do harmonogramu spotkania elementy, które podkreślą związek tej imprezy z prowadzoną działalnością, np. roczne podsumowanie wyników firmy. Charakter reprezentacyjny miałby natomiast event zorganizowany dla kontrahentów, a nawet kolacja dla pracowników, ale ograniczająca się do samej konsumpcji.

Leasing operacyjny

Koniec roku to także dobry moment na podpisanie umowy leasingu operacyjnego. Dzięki temu przedsiębiorca zakupi np. nowy samochód czy inny pojazd, który planował w niedalekiej przyszłości nabyć, a jednocześnie podniesie swoje koszty. Przy wspomnianym typie leasingu można odliczyć opłatę wstępną, koszty manipulacyjne oraz pierwszą ratę leasingową. 

Jak podkreśla Karolina Kasprzyk: - W leasingu operacyjnym samochód pozostaje własnością leasingodawcy, więc firma korzystająca z leasingu nie musi martwić się o amortyzację pojazdu. Kosztem podatkowym jest comiesięczna faktura za usługę leasingu. Możemy ją rozliczać w całości lub w odpowiedniej proporcji. Dla samochodów osobowych proporcje odliczamy, jeżeli wartość pojazdu osobowego jest wyższa niż 150 tys zł. Dla aut z napędem elektrycznym - jeżeli wartość przekracza 225 tys zł. W przypadku zakupu samochodu za gotówkę (powyżej 10 tys. zł) konieczne jest rozliczanie amortyzacji przez kilka lat, co rozkłada korzyści podatkowe w czasie.

Leasing operacyjny to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców planujących zakup służbowego samochodu i dysponujących odpowiednimi środkami na spłatę przyszłych zobowiązań. Przed podjęciem decyzji o zawarciu umowy leasingu zawsze warto skonsultować się z księgowym, który dokładnie przedstawi wszystkie konsekwencje podatkowe.

Koszty związane z firmowymi środkami transportu 

Przedsiębiorca posiadający sporą flotę pojazdów powinien pomyśleć o koniecznych naprawach i przeglądach. Zamówienie tego typu usług w grudniu niesie ze sobą szereg korzyści. Nie tylko pozwala zadbać o dobry stan samochodów, ale także umożliwia dodanie wydatków na ich serwisowanie do kosztów jeszcze w bieżącym roku. 

Warto pamiętać, że ze względu na sposób rozliczania pojazdu samochodowego w działalności gospodarczej, wysokość zaliczenia wydatku eksploatacyjnego do kosztu uzyskania przychodu jest różna i wynosi: 

• 100% - gdy samochód osobowy został przekazany do firmy jako środek trwały i wykorzystywany jest w celach wyłącznie służbowych,
• 75% - gdy samochód osobowy został przekazany do firmy jako środek trwały i wykorzystywany jest w celach mieszanych, 
• 20% - gdy samochód nie został przekazany jako środek trwały działalności gospodarczej, 
• 100% - od samochodu ciężarowego.

Warto zwrócić uwagę również na koszty związane z zakupem paliwa. W podatku dochodowym liczy się moment wystawienia faktury, a nie faktyczne zużycie, dlatego zapobiegliwi przedsiębiorcy, którzy mają możliwość bezpiecznego przechowania paliwa, dokonują w grudniu większych zakupów. Biorąc pod uwagę nieuniknione podwyżki cen tego surowca,  oszczędność jest podwójna. 

Wydatki na remont i modernizację

Kolejne wydatki, które często pojawiają się pod koniec roku, dotyczą remontu oraz modernizacji miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli siedziba firmy znajduje się w mieszkaniu, powinno ono spełniać jeden z dwóch warunków:

• podatnik przekazał mieszkanie do działalności jako środek trwały na podstawie aktu notarialnego 
• podatnik wypełnił oświadczenie o wyznaczonej części (%) przekazanej do prowadzonej działalności.

Remont i modernizacja to dwa różne pojęcia. Pierwsze definiuje prawo budowlane, uznając remont za prace służące zachowaniu pierwotnych funkcji. Z kolei modernizacja służy ulepszeniu i polega na przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji lub adaptacji. Remontem będzie więc np. zwykłe pomalowanie ścian, a modernizacją zamontowanie windy w budynku, w którym wcześniej jej nie było. Co ważne, modernizacja podnosi wartość środka trwałego.

Wydatki poniesione na remont zawsze można odliczyć od kosztów,  natomiast opłaty związane z modernizacją jedynie wtedy, gdy nie przekraczają 10 000 zł w skali roku.  Wyższe koszty modernizacji podlegają już amortyzacji. 

Zakup wyposażenia (np. komputery, drukarki, maszyny, urządzenia)

Grudzień to czas zakupów, dlatego w tym okresie wielu przedsiębiorców decyduje się na kupno nowych komputerów, drukarek, maszyn lub urządzeń. Kuszą nie tylko świąteczne promocje, ale także możliwość ujęcia ceny zakupu w firmowych kosztach jeszcze w tym roku.

Aby uwzględnić tego typu wydatek w kosztach uzyskania przychodu, jego wysokość nie może przekroczyć 10 000 netto dla czynnych podatników VAT oraz brutto dla podatników zwolnionych. Gdy przedsiębiorca wyda więcej, powinien zaewidencjonować dany zakup jako środek trwały. Umożliwia to dokonywanie odpisów amortyzacyjnych i nie wlicza się w koszty. 

Wymienione działania mogą obniżyć podstawę opodatkowania, zapewniając jednocześnie rozwój firmy. Dodatkowo modernizacja miejsca pracy lub zakup wyposażenia w okazyjnej cenie nie tylko wspierają działalność, ale też pozwalają zaoszczędzić. Końcówka roku to idealny moment na przyspieszenie decyzji, które przyniosą korzyści zarówno teraz, jak i w przyszłości.