REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Świąteczne prezenty dla pracowników – rozliczenie podatkowe. Koszty, VAT, PIT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
prezent, pracownik, pracodawca
Świąteczne prezenty dla pracowników – rozliczenie podatkowe. Koszty, VAT, PIT
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Okres poprzedzający Święta Bożego Narodzenia i Nowy Rok to czas, w którym wiele firm obdarowuje swoich pracowników prezentami. Oprócz budowania pozytywnego wizerunku firmy takie gesty wzmacniają relacje i motywują pracowników. Jednak nawet drobne upominki mogą wywoływać konsekwencje podatkowe zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla obdarowanych. Jak zatem rozliczyć prezenty dla pracowników na święta, by uniknąć niepotrzebnych komplikacji?

Prezenty dla pracowników a koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, które są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione. Co ważne, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT

Wyłączenia wynikające z ww. przepisu obejmują m.in. koszty reprezentacji, zwłaszcza te związane z gastronomią i alkoholem. Natomiast wydatki na reklamę nie znajdują się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych. Są to dwa ważne aspekty, na które należy zwrócić uwagę w kontekście ujęcia w kosztach wydatków na prezenty.

Wydatki na reprezentację mają na celu kształtowanie i utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz. Kojarzą się zwykle z okazałością. 

Reklama to wszelkie działania firmy mające na celu promocję jej marki, produktów i usług, zwiększające tym samym jej rozpoznawalność. Charakter prezentu zależy od jego odbiorcy i celu. Powszechne upominki, takie jak długopisy czy kartki świąteczne, są formą promocji, a nie reprezentacji.

Prezenty dla pracowników na święta, jeśli spełniają przesłanki opisane w ustawie, mogą co do zasady być uznane za koszt uzyskania przychodów. Dodatkowym warunkiem jest ich motywacyjny charakter, co przekłada się na większe zaangażowanie i produktywność pracowników, a tym samym ma wpływ na osiągany przychód. 

W przypadku prezentów okolicznościowych, które nie są związane z wykonywaniem pracy, a mają charakter gratulacyjny, mówimy o darowiźnie. Dla firmy taki wydatek nie stanowi kosztu, natomiast dla pracownika jest często zwolniony z podatku, o ile nie przekroczy określonego limitu.

Warto jednak pamiętać, że jeśli prezenty są finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), to ich wartość nie może być ponownie zaliczona do kosztów podatkowych przedsiębiorstwa. Wydatki te są już bowiem uwzględnione w odpisie na ZFŚS.

REKLAMA

Prezenty dla pracowników na święta a VAT

REKLAMA

Z perspektywy podatku VAT prezenty dla pracowników na święta są zakupami towarów pośrednio związanymi z prowadzoną działalnością opodatkowaną. Oznacza to, że pracodawca może odliczać podatek naliczony przy ich zakupie.

Zgodnie z zasadą ogólną w związku z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów, od których podatnik odliczył całość lub część podatku VAT, jest on zobowiązany do naliczenia podatku. 

Zasada ta nie dotyczy towarów zaliczanych do kategorii prezentów o małej wartości oraz próbek. Definicję prezentów o małej wartości można znaleźć w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2) których przekazania nie ujęto w ww. ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia – jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru nie przekraczają 20 zł.

Natomiast, jak wskazuje art. 7 ust. 7 ustawy VAT, przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
1) ma na celu promocję tego towaru oraz
2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać go do zakupu promowanego towaru.

KOMPLET PODATKI 2025

Prezenty dla pracowników a przychód ze stosunku pracy 

REKLAMA

Przychodami pracownika są wszelkie wypłaty, zarówno pieniężne (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki), jak i świadczenia niepieniężne (np. bony, ubezpieczenia), które otrzymuje on od pracodawcy. Stanowi o tym art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Nie każde jednak nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracownika stanowi przychód podatkowy. W tym miejscu warto odwołać się do kluczowego wyroku, a mianowicie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13. Zgodnie z jego treścią: […] W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 roku o podatku od spadków i darowizn (Dz. U. z 2009 r. Nr 93, poz. 768, ze zm.). A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. […]

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aby prezent mógł być uznany za darowiznę, a nie element wynagrodzenia, nie może być uzależniony od osiągnięć pracownika lub związany z wykonywaną przez niego pracą. W przypadku, kiedy prezent pracownika będzie dla niego darowizną, wówczas w konsekwencji nie będzie stanowił wynagrodzenia ze stosunku pracy i w związku z tym na pracodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Idąc dalej, jeśli wartość prezentu od pracodawcy przekroczy 5733 zł, pracownik staje się podatnikiem podatku od spadków i darowizn. Jeśli prezent (darowizna) będzie miał wartość poniżej tej kwoty, wówczas pracownik nie musi opłacać podatku za ten podarunek.

Przekazanie prezentów pracownikom może stanowić dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT. Aby tak się stało i prezent był uznany za przychód z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, dodatkowo muszą być spełnione odpowiednie kryteria. Świadczenie powinno:

  • być spełnione za zgodą pracownika i w jego interesie oraz
  • przynieść mu indywidualne i wymierne korzyści.

Brak spełnienia jednego z warunków wyklucza możliwość opodatkowania prezentu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Gdy natomiast podarunek spełnił wszystkie przesłanki, pracodawca musi doliczyć wartość takich świadczeń do wynagrodzenia pracownika, obliczyć zaliczkę na podatek PIT oraz odprowadzić składki ZUS.

Alternatywnym sposobem przekazywania świątecznych upominków pracownikom jest wykorzystanie środków ZFŚS. Warunkiem jest jednak dostosowanie przyznawanych świadczeń do indywidualnej sytuacji finansowej każdego pracownika oraz ograniczenie ich do osób wskazanych w regulaminie ZFŚS. Ponadto pracodawca powinien określić zasady różnicowania wartości prezentów, uwzględniając przy tym sytuację rodzinną, materialną i osobistą pracowników. Należy pamiętać, że roczny limit zwolnienia podatkowego świadczeń finansowanych z ZFŚS wynosi 1000 złotych.

Sposób rozliczenia świątecznych prezentów dla pracowników zależy od ich charakteru. Jeśli prezent ma związek z wykonywaną pracą, np. jest formą nagrody, to stanowi przychód pracownika i może być kosztem pracodawcy. Natomiast prezenty o charakterze osobistym, niezwiązane bezpośrednio z wykonywaniem obowiązków służbowych, są traktowane jako darowizny i co zasady zwolnione z podatku do określonego limitu oraz pracodawca nie może zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Prezenty dla pracowników na święta – podsumowanie

Przekazywanie prezentów świątecznych pracownikom to nie tylko miły gest, lecz także wyzwanie podatkowe. Istotne jest prawidłowe rozpoznanie charakteru wydatków i uwzględnienie przepisów podatkowych. Dzięki temu można uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli skarbowych, a także skutecznie zarządzać finansami firmy.

Artykuł opracowany przez Zespół wFirma

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obejmie duże firmy, a od 2026 wszystkich podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

REKLAMA