Prezent dla pracownika od pracodawcy: jak rozliczyć? Jaki podatek do zapłaty? Część wynagrodzenia, czy darowizna?

• Świadczenia nieodpłatne dla pracowników. Kluczowy wyrok Trybunału Konstytucyjnego 
• Podarunki dla pracowników (np. vouchery, bony prezentowe)
• Prezenty dla pracowników z okazji Bożego Narodzenia i Wielkanocy
• Prezent dla pracownika z powodu przejścia na emeryturę
• Srebrna moneta dla pracowników
• Podatek od darowizn, kwoty wolne, obowiązek podatkowy

Świadczenia nieodpłatne dla pracowników. Kluczowy wyrok Trybunału Konstytucyjnego 

Na wstępie trzeba wskazać kluczowy dla oceny prawnej tego problemu wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. W uzasadnieniu tego wyroku Trybunał Konstytucyjny wskazał, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracowników od pracodawców można uznać za przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT):
"W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (…). A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają.”
Zdaniem TK: „Kryterium tym musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku.” (…)
„Nieodpłatne świadczenie, aby mogło stanowić dochód pracownika, musi być zapłatą za pracę dokonywaną czymś innym niż pieniądz”. (…) „Chodzi zatem o korzyści, które pracownik otrzymuje do własnej dyspozycji, którymi może swobodnie zarządzać i rozporządzać, przeznaczając je na zaspokojenie własnych potrzeb.”

Trybunał zauważył też, że: „(…) gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.”

W interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej a także w orzecznictwie sądów administracyjnych często znajdziemy odwołania do ww. wyroku Trybunału Konstytucyjnego. Bo też wyrok ten zachowuje cały czas aktualność.

Podarunki dla pracowników (np. vouchery, bony prezentowe)

Pewna spółka z o.o. miała zamiar przekazywać pracownikom prezenty (np. upominki rzeczowe, bony prezentowe, vouchery) w ramach podziękowania za lata pracy w spółce, czy uhonorowania pracownika w ważnym dla niego dniu (np. dniu urodzin).

Wręczanie tych prezentów nie będzie regulowane w przepisach wewnętrznych. Przekazanie prezentów nie będzie uzależnione od osiąganych przez pracowników wyników, ocen rocznych, czy wskaźników absencji. Pracownik w żaden sposób nie będzie zobowiązany przez spółkę ani do przyjęcia prezentu (np. vouchera), ani do jego późniejszej realizacji. Pracownik nie może dochodzić wydania prezentu lub voucheru na podstawie stosunku prawnego ani roszczenia. Przekazywanie pracownikom prezentu ma być formą podziękowania, a nie elementem wynagrodzenia, do którego zapłaty jest zobowiązany pracodawca na podstawie zawartej umowy o pracę. Finansowanie prezentów będzie realizowane z bieżących środków spółki.

Spółka zapytała Dyrektora KIS, czy w związku z obdarowaniem pracowników upominkami powstanie przychód ze stosunku pracy i czy w związku z tym, na spółce spoczywają obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Dyrektor KIS odpowiedział (zob. interpretacja indywidualna z 25 czerwca 2024 r. – sygn. 0112-KDIL2-1.4011.494.2024.1.DJ), że planowane przekazywanie pracownikom prezentów, voucherów czy bonów (o których mowa we wniosku), a które nie będą stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy o pracę, ale będą dla pracownika formą podziękowania za lata pracy w Spółce, czy uhonorowania pracownika w ważnym dla niego dniu oraz będą miały na celu budowanie/podtrzymywanie dobrych relacji z pracownikiem, co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Dlatego też - z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, wartość wręczonych pracownikom ww. prezentów, voucherów czy bonów nie będzie stanowić dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego na spółce nie będą w takich przypadkach ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Prezenty dla pracowników z okazji Bożego Narodzenia i Wielkanocy

Inny pracodawca, który wystąpił z wnioskiem o indywidualną interpretację podatkową realizuje politykę wzmacniania relacji i zaangażowania pracowników poprzez obdarowywanie ich drobnymi upominkami. W tym celu przekazuje pracownikom przedpłacone karty podarunkowe dwa razy w roku – podczas Świąt Bożego Narodzenia oraz Wielkanocnych. Te prezenty nie są uzależnione od wyników pracy pracowników. W wewnętrznych regulacjach pracodawcy – w tym regulaminie pracy oraz regulaminie wynagradzania – brak jest zapisów zobowiązujących pracodawcę do dokonywania tego rodzaju świadczeń na rzecz swoich pracowników. Te prezenty nie stanowią dodatkowej formy wynagrodzenia (nie są zapisane w umowach o pracę), jak również nie wiążą się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracowników.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 14 czerwca 2024 r. (sygn. 0115-KDIT1.4011.284.2024.1.AS) zgodził się z pracodawcą, że ten nie ma obowiązku obliczenia i pobrania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości tych prezentów. Bowiem te prezenty nie są nieodpłatnym świadczeniem ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ustawy o PIT, powodującym powstanie u pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Dyrektor KIS stwierdził końcowo:
„(…) skoro w realiach opisanej sprawy otrzymanie przez Państwa pracowników przedpłaconych kart podarunkowych nie jest zależne od osiąganych w pracy wyników, nie stanowi dodatkowej formy wynagrodzenia, do którego byliby Państwo zobowiązani na podstawie umowy o pracę bądź innego dokumentu, jak również nie wiąże się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracownika, co do zasady może podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.
W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość przekazanych pracownikom przez Państwa przedpłaconych kart podarunkowych nie stanowi dla nich przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Tym samym na Państwu – jako płatniku – nie ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w myśl art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Prezent dla pracownika z powodu przejścia na emeryturę

Inny pracodawca zamierzał przekazywać niektórym, długoletnim pracownikom przechodzącym na emeryturę prezenty w formie rzeczowej o wartości ok. 2000 zł. Byłaby to forma podziękowania za wieloletnią pracę dla tego pracodawcy. Wręczanie takiego prezentu nie wynika z żadnych przepisów prawa ani umów. Zakup prezentu byłby dokonywany ze środków obrotowych.

Również w takim przypadku Dyrektor KIS uznał (zob. interpretacja indywidualna z 2 maja 2024 r. – sygn. 0112-KDIL2-1.4011.253.2024.1.DJ), że wartość takich prezentów nie jest przychodem pracownika ze stosunku pracy a zatem nie trzeba pobierać zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast właściwy jest tu podatek od spadków i darowizn:
Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy, powołane przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, uznać należy, że planowane przekazywanie pracownikom prezentów w związku z przejściem na emeryturę, a które to prezenty nie będą stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy o pracę ale będą dla pracownika rodzajem gratulacji za wieloletnią pracę (docenieniem i okazaniem szacunku swojemu pracownikowi w związku z planowanym zakończeniem współpracy spowodowanym przejściem na emeryturę), co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Srebrna moneta dla pracowników

Kolejny pracodawca miał zamiar przekazać po jednej srebrnej monecie wszystkim pracownikom, którzy są zatrudnieni na czas nieokreślony i przepracowali co najmniej rok. Upominek nie będzie stanowił dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę. Otrzymywanie tego upominku przez pracowników nie wynika i nie będzie wynikać z zawartych przez tego pracodawcę umów o pracę ani regulaminu pracy i wynagradzania.

I w tym przypadku Dyrektor KIS stwierdził (zob. interpretacja indywidualna z 16 kwietnia 2024 r. – sygn. 0114-KDIP3-2.4011.325.2024.1.JM), że nie jest to element wynagrodzenia za pracę i nie trzeba pobierać zaliczki na PIT od takich prezentów:
„Skoro przekazanie pracownikom upominków nie będzie wynikało z umów o pracę, regulaminu pracy i wynagradzania, ani innych aktów wewnętrznych funkcjonujących u Państwa, a ponadto nie będzie stanowiło wynagrodzenia za świadczoną przez pracowników pracę, to wartość tych upominków nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy.
Z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczenia w postaci przekazywanych na rzecz pracowników upominków (...) nie będzie stanowić dla Państwa pracowników przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na Państwu nie będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem i pobraniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z powyższego tytułu.”

Podatek od darowizn, kwoty wolne, obowiązek podatkowy

Jeżeli zatem wyżej wskazane prezenty są objęte nie podatkiem PIT a podatkiem od spadków i darowizn warto wiedzieć, że zapłata tego podatku jest obowiązkiem osoby obdarowanej. Ale podatek trzeba zapłacić dopiero od takiej darowizny, której wartość przekracza poniżej wskazane kwoty wolne od podatku.

Aktualnie kwoty wolne od podatku określone w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, są następujące:
- 36 120 zł – jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do I grupy podatkowej;
- 27 090 zł – jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do II grupy podatkowej;
- 5733 zł – jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do III grupy podatkowej.

Wysokość podatku od spadków i darowizn, a także kwotę wolną od podatku ustala się (zgodnie z art. 14 ustawy o podatku od spadków i darowizn) w zależności od grupy podatkowej, do której zaliczony jest nabywca. Zaliczenie do grupy podatkowej następuje w zależności od stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa obdarowanego wobec darczyńcy.

W ustawie o podatku od spadków i darowizn mamy co do zasady trzy grupy podatkowe, do których zalicza się (zgodnie z art. 14 ust. 3 ww. ustawy):
Grupa I – małżonka, zstępnych (dzieci, wnuki, prawnuki itd.), wstępnych (rodzice, dziadkowie, pradziadkowie, itd.), pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów;
Grupa II – zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych;
Grupa III – innych nabywców (czyli np. pracodawców).

A zatem jeżeli otrzymamy od pracodawcy w okresie 5 kolejnych lat kalendarzowych darowizny o wartości przekraczającej 5733 zł, to trzeba zapłacić podatek od darowizny przekraczającej ww. wartość.

Na podstawie rozporządzenia ministra finansów z 28 czerwca 2023 r. w sprawie ustalenia kwot wartości rzeczy i praw majątkowych zwolnionych od podatku od spadków i darowizn i niepodlegających opodatkowaniu tym podatkiem oraz skal podatkowych, według których oblicza się ten podatek (Dziennik Ustaw - rok 2023 poz. 1226) obowiązują poniższe skale podatkowe w podatku od spadków i darowizn:

Kwoty nadwyżki w zł		Podatek wynosi
ponad	do
1) od nabywców zaliczonych do I grupy podatkowej
	11 833	3%
11 833	23 665	355 zł i 5% od nadwyżki ponad 11 833 zł
23 665		946 zł 60 gr i 7% od nadwyżki ponad 23 665 zł
2) od nabywców zaliczonych do II grupy podatkowej
	11 833	7%
11 833	23 665	828 zł 40 gr i 9% od nadwyżki ponad 11 833 zł
23 665		1893 zł 30 gr i 12% od nadwyżki ponad 23 665 zł
3) od nabywców zaliczonych do III grupy podatkowej
	11 833	12%
11 833	23 665	1420 zł i 16% od nadwyżki ponad 11 833 zł
23 665		3313 zł 20 gr i 20% od nadwyżki ponad 23 665 zł

Obowiązek podatkowy w przypadku darowizny powstaje z chwilą złożenia przez darczyńcę oświadczenia w formie aktu notarialnego, a w razie zawarcia umowy bez zachowania przewidzianej formy - z chwilą spełnienia przyrzeczonego świadczenia; jeżeli ze względu na przedmiot darowizny przepisy wymagają szczególnej formy dla oświadczeń obu stron, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą złożenia takich oświadczeń.

Podstawą opodatkowania w podatku od spadków i darowizn jest wartość nabytych rzeczy i praw majątkowych po potrąceniu długów i ciężarów (czysta wartość), ustalona według stanu rzeczy i praw majątkowych w dniu nabycia i cen rynkowych z dnia powstania obowiązku podatkowego.

Podatnicy podatku od spadków i darowizn mają obowiązek (co do zasady) złożyć, w terminie miesiąca od dnia powstania obowiązku podatkowego, właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego zeznanie podatkowe o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych według ustalonego wzoru (formularz SD-3). Do zeznania podatkowego dołącza się dokumenty mające wpływ na określenie podstawy opodatkowania.

Zapłata podatku następuje po doręczeniu podatnikowi decyzji naczelnika urzędu skarbowego z ustaloną kwotą podatku. Decyzja jest wydawana w oparciu o informacje zawarte w zeznaniu podatkowym oraz zgromadzone w toku postępowania podatkowego, gdy wartość rynkowa nabytych rzeczy lub praw majątkowych przekroczy kwotę wolną od podatku.

Podatek należy wpłacić w ciągu 14 dni od odebrania decyzji na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego. 

Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 listopada 2015 r. w sprawie wzoru zgłoszenia o nabyciu własności rzeczy lub praw majątkowych
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie zeznania podatkowego składanego przez podatników podatku od spadków i darowizn