Działalność zarobkowa bez potrzeby rejestracji firmy: limit 2025, ewidencja, koszty, podatki, kasa fiskalna

• Działalność nierejestrowana - na czym to polega? Uwaga na limit przychodów
•  A co gdy przekroczymy limit przychodów w danym miesiącu? 
• Kto ma prawo prowadzić działalność nierejestrowaną?
• Jakie korzyści z działalności nierejestrowanej?
• Działalność nierejestrowana - obowiązki, ewidencja, koszty
• Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna
• Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
• Rozliczenie podatku przy działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana - na czym to polega? Uwaga na limit przychodów

Działalność nierejestrowana, to specjalna forma prawna dająca możliwość rozpoczęcia prowadzenia działalności zarobkowej podobnej do działalności gospodarczej bez formalności. Działalność nierejestrowana pozwala w maksymalnie prosty sposób prowadzić małą firmę, np. dorabiając do pensji, czy emerytury.

Na podstawie art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców, działalność nierejestrowana nie może być traktowana jako „normalna" działalność gospodarcza przede wszystkim z powodu limitu przychodów.

Wysokość miesięcznych przychodów dopuszczalnych w ramach działalności nierejestrowanej (limit przychodów) stanowi 75 proc. kwoty brutto minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.

W I. połowie 2024 roku obowiązywał miesięczny limit przychodów w wysokości 3181,50 zł brutto. A od lipca 2024 roku ten próg przychodów, wzrósł do kwoty 3225 zł brutto. Wynikało to ze wzrostu minimalnego wynagrodzenia od lipca zeszłego roku. Ponieważ od lipca 2024 r. minimalne wynagrodzenie wynosiło 4300 zł brutto (w I połowie 2024 roku płaca minimalna wynosi 4242 zł brutto miesięcznie), to miesięczny przychód z działalności nierejestrowanej nie mógł w II połowie zeszłego roku przekroczyć kwoty 3225 zł brutto.

Polecamy: Podatki 2025 (komplet)

 A co gdy przekroczymy limit przychodów w danym miesiącu? 

Gdy prowadząc działalność nierejestrowaną przekroczymy limit w dowolnym miesiącu, to w ciągu 7 dni trzeba obowiązkowo zarejestrować (w CEIDG i urzędzie skarbowym) taką działalność jako działalność gospodarczą ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Kto ma prawo prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrową może założyć wyłącznie osoba fizyczna, która nie wykonywała działalności gospodarczej w ciągu ostatnich pięciu lat. To oznacza, że można posiadać zarejestrowaną firmę, ale jej działalność musi być zawieszona przez ostatnie 60 miesięcy. Dotyczy to również osób, które wykonywały działalność gospodarczą poza granicami Polski. Zarabiać w ten sposób mogą także osoby niepełnoletnie, rolnicy, bezrobotni i urzędnicy.
Działalność nierejestrowana nie może obejmować aktywności, co do której potrzebne jest dodatkowe zezwolenie lub koncesja. Nie można też w ten sposób prowadzić spółki cywilnej.

Prawo wykonywania działalności nierejestrowanej wynika z art. 5 ustawy z  6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców:
Art. 5

1. Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 oraz z 2023 r. poz. 1667), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

2. Osoba wykonująca działalność, o której mowa w ust. 1, może złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Działalność ta staje się działalnością gospodarczą z dniem określonym we wniosku.

3. Jeżeli przychód należny z działalności, o której mowa w ust. 1, przekroczył w danym miesiącu wysokość określoną w ust. 1, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, osoba wykonująca działalność gospodarczą składa wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1.

5. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej.

6. Przez przychód należny, o którym mowa w ust. 1, rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Jakie korzyści z działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana przynosi wiele korzyści. Podczas jej prowadzenia:

- nie trzeba zgłaszać działalności w ewidencji przedsiębiorców (CEIDG), urzędzie skarbowym i GUS (nie są wymagane także numery identyfikacyjne NIP i REGON);
- nie płaci się składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej;
- w przypadku wykonywania usług w ramach działalności nierejestrowanej, to podmiot, który zawiera umowę z osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną, musi odprowadzić składki;
- nie trzeba płacić comiesięcznych (albo kwartalnych) zaliczek na podatek;
- nie trzeba płacić podatku VAT - obejmuje wtedy zwolnienie podmiotowe, bo przychody z działalności nierejestrowej nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku;
- nie trzeba prowadzić skomplikowanej księgowości, lecz uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Działalność nierejestrowana - obowiązki, ewidencja, koszty

Podjęcie działalności nierejestrowej wiąże się z obowiązkami takimi jak:
1) prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży;
2) rozliczanie przychodów z działalności nierejestrowej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36, według skali podatkowej.
3) wystawianie faktur lub rachunków na żądanie kupującego.

Działalność nierejestrowana nie wymaga skomplikowanej księgowości, ale konieczne jest prowadzenie prostej ewidencji sprzedaży, by wiedzieć, czy nie przekraczamy dopuszczalnego limitu. Ewidencji sprzedaży nie przekazujemy do żadnego urzędu. Jest ona wyłącznie dowodem w razie kontroli podatkowej naszej działalności. Może przyjąć formę prostego arkusza Excel.
W tym samym dokumencie możemy wpisywać koszty działalności nierejestrowanej. Każdy taki koszt dobrze jest udokumentować. Może to być imienna faktura albo paragon. Takie dokumenty trzeba przechowywać przez co najmniej 5 lat, czyli okres, przez który trwa obowiązek podatkowy.

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Działalność nierejestrowana musi być prowadzona zgodnie z przepisami o VAT, co oznacza, ze trzeba też stosować przepisy dotyczące kas fiskalnych. Warto jednak pamiętać, że w przypadku działalności nierejestrowanej wartość sprzedaży jest ograniczona limitem przychodów, a więc niska. W związku z tym można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ustawy o VAT.

Są jednak dziedziny, które niezależnie od wysokości przychodów wymagają stosowania kasy fiskalnej. Jeśli więc w ramach działalności nierejestrowanej zdecydujemy się np. na świadczenie usług takich jak np.:
- naprawa pojazdów silnikowych;
- naprawy wulkanizacyjne;
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
to trzeba będzie wystąpić o nadanie numeru NIP. Osoba, która zdecyduje się na działalność nierejestrowaną w tych obszarach, będzie musiała mieć kasę fiskalną i wydawać paragony.
Musimy też posiadać kasę fiskalną, gdy sprzedajemy lub świadczymy usługi klientom indywidualnym i rolnikom ryczałtowym.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej stosuje się z uwagi na niski obrót. Limit obrotu, który upoważnia do takiego zwolnienia wynosi 20 000 zł i jest to limit roczny. Po jego przekroczeniu trzeba mieć kasę fiskalną. Jeśli więc zaczynamy prowadzić działalność w ciągu roku, to jest on proporcjonalnie zmniejszany.
Nie trzeba mieć kasy fiskalnej, jeśli sprzedaje się produkty lub usługi firmom, a także w przypadku sprzedaży internetowej

Rozliczenie podatku przy działalności nierejestrowanej

Ze względu na fakt, że działalność nierejestrowana jest uznawana za działalność wykonywaną osobiście rozliczana jest wyłącznie na zasadach ogólnych.
Podatek płacimy od dochodu, czyli różnicy między przychodami a kosztami. Przychodem jest wszystko to, co klienci zapłacili albo mają zapłacić.
W odróżnieniu od działalności gospodarczej działalność nierejestrowana nie wymaga comiesięcznego wpłacania zaliczek na podatek. Podatek z tej działalności rozliczamy raz w roku w rocznej deklaracji podatkowej, razem z innymi dochodami uzyskanymi w ciągu roku, np. z tytułu umowy o pracę.

Opracowano na podstawie publikacji Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie