Zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych w 2025 r. - nowe rozporządzenie. Co się zmieniło?

• Urządzenia do automatycznej sprzedaży wyłączone ze zwolnienia przedmiotowego
• Usługi związane z opróżnianiem szamb
• Usługi świadczone przez osoby niewidome
• Unijne zwolnienie podmiotowe
• Bezwzględny obowiązek ewidencjonowania
• Ograniczenie obowiązku ewidencjonowania
• Usługi bez obowiązku ewidencjonowania
• Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania – przepisy przejściowe

Urządzenia do automatycznej sprzedaży wyłączone ze zwolnienia przedmiotowego

W nowym rozporządzeniu wśród czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania wymienionych w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kas nie są już wymienione czynności takie jak:
- dostawa towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar,
- świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła.

Korzystały one ze zwolnienia przedmiotowego w związku z poz. 39 i 40 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2023 r. poz. 2605), zwanego dalej „rozporządzeniem 2023”. Jest to wynikiem stopniowego wdrażania fiskalizacji w urządzeniach do automatycznej sprzedaży.

Usługi związane z opróżnianiem szamb

W związku ze zgłoszoną uwagą w ramach konsultacji publicznych, wyłączono ze zwolnienia przedmiotowego usługi związane z opróżnianiem szamb i dołów gnilnych (PKWiU 37.00.12) mieszczące się w ramach poz. 8 załącznika do rozporządzenia – PKWiU 37 usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków; osady ze ścieków kanalizacyjnych. Usługi te zostały objęte obowiązkiem ewidencji przy użyciu kas rejestrujących na zasadach ogólnych, chyba że świadczenie tych usług w całości zostanie udokumentowane fakturą.

Podatnicy, którzy wykonywali taką działalność przed 1 stycznia 2025 r. i kontynuują tę działalność, która zgodnie z obecnym rozporządzeniem powinna być obowiązkowo ewidencjonowana na kasie, mają pół roku na dostosowanie się do tego obowiązku, czyli zakup kas i rozpoczęcie obowiązkowego ewidencjonowania. Trzeba zauważyć, że ten okres karencji dotyczy podatników kontynuujących działalność. Nie dotyczy podatników rozpoczynających działalność od stycznia 2025 r., wobec których mają zastosowanie przepisy ogólne.

Zatem, podatnicy, świadczący usługi związane z opróżnianiem szamb i dołów gnilnych, którzy dotychczas korzystali ze zwolnienia przedmiotowego i kontynuują działalność, zgodnie z nowymi zapisami rozporządzenia mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania do 30 czerwca 2025 r. Zostali oni zobowiązani do stosowania kasy dopiero od 1 lipca 2025 r.

Usługi świadczone przez osoby niewidome

W poz. 51 załącznika do nowego rozporządzenia wprowadzono zmianę, zgodnie z którą zwolnieniem objęte zostały usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają pracowników niewidomych posiadających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Do tej pory zwolnienie przysługiwało, gdy osoba niewidoma prowadząca samodzielnie działalność gospodarczą zatrudniała tylko jednego pracownika. Zatem zmiana ma charakter rozszerzający możliwość stosowania zwolnienia.

Unijne zwolnienie podmiotowe

W załączniku dodano nowy tytuł zwolnieniowy (poz. 57) - dostawa towarów i świadczenie usług dokonywane przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej w Polsce, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT (tzw. unijne zwolnienie podmiotowe, procedura SME) na podstawie art. 113a ustawy o VAT. Dodanie wyłączenia z obowiązku fiskalizacji podatników rozliczających się w procedurze SME w Polsce wprowadzono z uwagi na ograniczenia technologiczne. Kasy rejestrujące obecnie funkcjonujące na rynku i posiadające homologację Głównego Urzędu Miar nie posiadają funkcjonalności pozwalającej na wprowadzenie numeru identyfikacji podatkowej NIP innego niż polski NIP. Podmioty korzystające ze zwolnienia na podstawie art. 113a ustawy, zgodnie z wymogami dyrektywy implementowanymi do polskich przepisów o VAT, będą posługiwać się numerem NIP z sufiksem EX, co uniemożliwia korzystanie z kas rejestrujących z uwagi na warunki techniczne.

Bezwzględny obowiązek ewidencjonowania

W § 4 nowego rozporządzenia zawarto katalog czynności, do których nie mają zastosowania zwolnienia określone w § 2 i § 3 rozporządzenia, czyli zwolnienia przedmiotowe i podmiotowe – nazywane też czynnościami objętymi bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Wykonanie tych czynności powoduje bowiem konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży „od pierwszej złotówki”. W nowym rozporządzeniu utrzymany został dotychczasowy katalog czynności objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania, a ponadto do tego katalogu dodano:

1. dostawy:
a) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.
b) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
c) węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,

Podatnicy dokonujący dostawy ww. towarów będą zobligowani do prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących od 1 lipca 2025 r.

d) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar.
W tym przypadku obowiązek stosowania kas powstaje od 1 kwietnia 2027 r. Dotyczy to pozostałych dostaw towarów i świadczenia usług wykonywanych przy użyciu automatów vendingowych. Usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobne usługi już są bowiem objęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji.

2. świadczenie usług:
a) parkingu samochodów i innych pojazdów, bez względu na formę sprzedaży usługi.
Podatnicy świadczący usługi parkingu samochodów i innych pojazdów, którzy są objęci zwolnieniem podmiotowym, będą mieli obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 kwietnia 2026 r.
b) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej), w tym usługi przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji.

Podatnicy, którzy świadczą usługi przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z wyłączeniem zbiorowego transportu publicznego), i przy sprzedaży tych usług wykorzystują automaty vendingowe (sprzedaż biletów), zostali objęci obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 kwietnia 2026 r.

Zatem w przypadku ww. dostaw i usług obejmowanych na mocy nowego rozporządzenia od 1 stycznia 2025 r. bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania w rozporządzeniu wprowadzono stosowne okresy dostosowawcze, tak aby podatnikom zapewnić odpowiedni czas na przygotowanie, a także aby na rynku zapewnione były rozwiązania (kasy rejestrujące) do montowania w urządzeniach samoobsługowych.

Ograniczenie obowiązku ewidencjonowania

Minister Finansów ograniczył zakres stosowania bezwzględnego obowiązku ewidencjonowania w odniesieniu do niektórych sytuacji. Dotyczy to m.in. sprzedaży węgla i brykietów, sprzedaży dokonywanej przez mechniczne maszyny vendingowe oraz automatycznych stacji ładowania.

Sprzedaż węgla i brykietów. Obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących od pierwszej złotówki nie objęto dostawy węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych, dokonywanej przez przedsiębiorstwo górnicze, w tym kopalnię, jeżeli dostawa ta w całości została udokumentowana fakturą. Wyłączenie to dotyczy tylko pierwszego etapu dystrybucji węgla przez określone i uprawnione podmioty. Ponadto wyłącza się z obowiązku fiskalizacji od pierwszej złotówki ww. dostawy zgodnie z warunkami określonymi w poz. 56 załącznika do rozporządzenia, tj. dostawy węgla kamiennego przez gminę nabytego z przeznaczeniem do sprzedaży dla gospodarstw domowych w ramach zakupu preferencyjnego w rozumieniu ustawy z dnia 27 października 2022 r. o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 114) i niesprzedanego do dnia 31 lipca 2023 r., jeżeli dostawa ta w całości jest udokumentowana fakturą.

Mechaniczne maszyny vendingowe. Bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania nie zostały objęte dostawy towarów, jeżeli dostawa taka dokonywana jest przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie i nie posiadają stałego zasilania elektrycznego, a towar jest wydawany mechanicznie bez użycia prądu (mechaniczne maszyny vendingowe), tj. np. automat vendingowy na stojaku sprzedający piłki kauczukowe. W związku z tym, że takie automaty vendingowe nie mają zasilania (energii elektrycznej), działają jedynie na zasadzie mechaniki, fiskalizacja tzw. vendingu mechanicznego z przyczyn technicznych byłaby bardzo utrudniona, gdyż brak zasilania znacznie utrudnia lub może uniemożliwić instalację i użytkowanie kasy rejestrującej. Transakcje są przeprowadzane manualnie, poprzez wrzucenie monety i uzyskanie produktu, bez możliwości rejestrowania danych w sposób elektroniczny. Tym samym, mając na uwadze możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia takiej działalności oraz postulaty skierowane w ramach konsultacji publicznych, wyłączono tego rodzaju urządzenia z obowiązku fiskalizacji.

Automatyczne dystrybutory. Nie podlegają obowiązkowi prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących „od pierwszej złotówki” stacje ładowania samochodów elektrycznych działające poprzez automatyczne dystrybutory. Wyłączenie tej branży również było podyktowane licznymi uwagami zgłoszonymi w ramach konsultacji publicznych.

Usługi bez obowiązku ewidencjonowania

Wyłączono z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących „od pierwszej złotówki” świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej), w zakresie:
- publicznego transportu zbiorowego (poz. 58 załącznika do nowego rozporządzenia),
- usług parkingu samochodów i innych pojazdów świadczonych przez podatnika na rzecz jego pracowników (poz. 38 załącznika do nowego rozporządzenia),
- usług finansowych, które są objęte zwolnieniem przedmiotowym (poz. 28 załącznika do nowego rozporządzenia) i odnoszą się do usług bankomatowych.

Sprzedaż biletów w transporcie zbiorowym. Sprzedaż biletów w każdym rodzaju transportu z wykorzystaniem urządzeń do automatycznej sprzedaży, mieszcząca się w zakresie definicji publicznego transportu zbiorowego, nie została objęta obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (poz. 58 załącznika do nowego rozporządzenia).

Jak wynika z uzasadnienia do projektu nowego rozporządzenia z obowiązku prowadzenia ewidencji „od pierwszej złotówki” nie będzie wyłączona dostawa towarów przy użyciu urządzeń samoobsługowych zainstalowanych w środkach transportu (np. PKP Intercity), bowiem nie mieści się ona w zakresie definicji publicznego transportu zbiorowego. Taka dostawa towarów jest niezależną czynnością, nie można jej sklasyfikować jako jeden z elementów związanych z usługą świadczoną na warunkach publicznego transportu zbiorowego. Sprzedaż towarów w środkach transportu kolejowego nie łączy się z usługą transportu kolejowego, z którą związana jest sprzedaż biletów. Tym samym dostawa towarów i świadczenie usług przy użyciu urządzeń samoobsługowych zainstalowanych w środkach transportu będzie podlegała fiskalizacji w określonych w tym rozporządzeniu terminach.

Usługi parkingu świadczone na rzecz pracowników. W nowym rozporządzeniu od 1 stycznia 2025 r. wyłączono z obowiązku prowadzenia ewidencji „od pierwszej złotówki” usługi parkingu świadczone przez podatnika na rzecz jego pracowników. Zatem usługi parkingowe świadczone przez pracodawcę na rzecz jego pracowników, bez względu na sposób ich świadczenia, tj. czy przy użyciu maszyn vendingowych, czy też bez, zostały zwolnione z obowiązku fiskalizacji.

Ponadto w poz. 38 załącznika dodano tytuł zwolnieniowy dotyczący usług parkingu samochodów i innych pojazdów świadczonych przez podatnika na rzecz jego pracowników.

Usługi finansowe. Z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących „od pierwszej złotówki” zostały wyłączone usługi finansowe określone w poz. 28 załącznika do rozporządzenia. W głównej mierze wyłączenie to ma zastosowanie do usług wpłat i wypłat gotówki, sprawdzaniu salda konta bankowego itp. świadczonych przy użyciu urządzeń samoobsługowych. Operacje realizowane przez bankomaty nie są sprzedażą, stanowią techniczny transfer środków między rachunkami bankowymi. Ponadto transakcje takie są odpowiednio rejestrowane w systemach bankowych, co zapewnia pełną transparentność i rozliczalność, zatem dodatkowe ewidencjonowanie ich na kasach rejestrujących byłoby nadmiarowe.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania – przepisy przejściowe

Dla podatników, którzy przepisami nowego rozporządzenia zostali objęci obowiązkiem ewidencjonowania i utracili prawo do zwolnienia zostały przewidziane okresy przejściowe przeznaczone na dostosowanie się do wykonania obowiązku fiskalizacji. Przedstawiamy szczegółowe regulacje w tym zakresie.

Sprzedaż wyrobów do palenia, wyrobów zawierających alkohol oraz sprzedaż węgla i brykietów. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji do 30 czerwca 2025 r. przewidziano dla podatników korzystających ze zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, którzy w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 30 czerwca 2025 r. kontynuują lub rozpoczynają dostawę:
- wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
- węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych.

Wskazany okres przejściowy obejmuje również podatników, którzy przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali dostawy ww. towarów, a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 30 czerwca 2025 r. rozpoczną taką dostawę. Tym samym podatnicy dokonujący dostawy ww. towarów będą zobligowani do prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących od 1 lipca 2025 r.

Usługi parkingowe. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji do dnia 31 marca 2026 r. zostało przewidziane dla podatników korzystających ze zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3 którzy:
- w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r. kontynuują lub rozpoczynają świadczenie usług parkingu samochodów i innych pojazdów,
- przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali świadczenia usług parkingu samochodów i innych pojazdów, a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r. rozpoczną świadczenie tych usług.

A zatem podatnicy świadczący usługi parkingu samochodów i innych pojazdów, którzy są objęci zwolnieniem podmiotowym, będą mieli obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 kwietnia 2026 r.

Przewozy pasażerskie. Podatnicy, którzy świadczą usługi przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia), przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej), zostali zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji do dnia 31 marca 2026 r. Zwolnienie to obejmuje tych podatników, którzy w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r. kontynuują lub rozpoczynają świadczenie ww. usług, oraz tych, którzy przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali świadczenia takich usług, a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r. rozpoczną ich świadczenie.

W związku z powyższym podatnicy, którzy świadczą usługi przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z wyłączeniem zbiorowego transportu publicznego), i przy sprzedaży tych usług wykorzystują automaty vendingowe (sprzedaż biletów), zostaną objęci obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 kwietnia 2026 r.

Sprzedaż przy użyciu automatów vendingowych. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji do dnia 31 marca 2027 r. wprowadzono dla podatników, którzy od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2027 r. kontynuują lub rozpoczynają dostawę towarów lub świadczenie usług, przy użyciu automatów vendingowych z wyłączeniem usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług objętych już obowiązkiem ewidencjonowania. Zwolnienie to obejmuje też podatników, którzy przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali dostawy towarów lub świadczenia takich usług, a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2027 r. rozpoczną dostawę tych towarów lub świadczenie tych usług.

Zatem obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dla podatników dokonujących dostawy towarów lub świadczących usługi, inne niż wymienione w ust. 3 § 8, przy użyciu automatów vendingowych, z wyłączeniem usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, wejdzie od 1 kwietnia 2027 r. Usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług już są objęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji.

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – Dz.U. z 2024 r. poz. 1902.

Ewa Sławińska, prawnik, redaktor naczelna „MONITORA księgowego”