Na podstawie jakich dokumentów można dokonywać zapisów w pkpir

Katarzyna Okuniewska
rozwiń więcej
Prowadzę działalność jako osoba fizyczna i rozliczam się na podstawie pkpir. Czy mogę zaksięgować zakup paliw z całego miesiąca jednym dokumentem zbiorczym ostatniego dnia miesiąca?

 


Czy mogę podobnie postąpić z księgowaniem umów zlecenia i o dzieło bądź też innych dokumentów księgowych typu paragon, kosztów obsługi banku i innych? Jeśli takie postępowanie jest nieprawidłowe, proszę o wskazanie, jak powinno się prawidłowo księgować te koszty.

 


rada


Tak, takie postępowanie jest nieprawidłowe. Przepisy dotyczące prowadzenia pkpir, w zakresie księgowania kosztów, bezpośrednio pozwalają na zbiorcze księgowanie tylko wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym. W uzasadnieniu wskazujemy prawidłowe dokumenty, które powinny być podstawą księgowania takich kosztów.


uzasadnienie


Aby odpowiedzieć na pytanie Czytelnika, należy sprawdzić, jaki katalog dokumentów, na podstawie których dokonuje się zapisów w księdze, wskazuje rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir. Podstawowym dokumentem jest faktura VAT, ale oprócz niej również noty księgowe, dzienne zestawienia faktur sprzedaży, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych, bankowych i inne dowody opłat (również na podstawie książeczek opłat) oraz inne dokumenty oznaczone numerem lub w inny sposób, które zawierają co najmniej:

l dane wystawcy i nabywcy,

l datę wystawienia i datę operacji gospodarczej,

l przedmiot operacji określony co do ilości i wartości oraz

l podpisy osób uprawnionych.


Podatnik dodatkowo ma jeszcze możliwość wystawienia dokumentu księgowego zwanego dowodem wewnętrznym, z tym że to, co ma dokumentować dowód wewnętrzny, jest ściśle określone w przepisach i jest to lista zamknięta. Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:

l zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych bezpośrednio od producenta lub hodowcy krajowego,

l zakupu od ludności zebranych surowców roślin zielarskich, ziół, jagód owoców leśnych i grzybów,

l wartości produktów roślinnych lub zwierzęcych z własnej uprawy podatnika,

l zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego,

l kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowych,

l zakupu odpadów poużytkowych od ludności,

l wydatków na telefon, prąd, czynsz, wodę, gaz, centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą,

l opłat sądowych i notarialnych,

l wydatków związanych z parkowaniem samochodu (podstawą wystawienia dowodu jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu).

Paragonami można zaś udokumentować:

l zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,

l zakup paliwa i olejów za granicą (w tym przypadku podstawą księgowania mogą być również dowody kasowe).


Jedne i drugie muszą zawierać dane wskazane w § 14 ust. 4 rozporządzenia.


Przepisy regulujące sposób prowadzenia księgi dopuszczają również możliwość sporządzania dokumentów zbiorczych i dokonywania na ich podstawie księgowań. Dokumenty, dla których można takie zestawienia sporządzać, to:

l zestawienie sprzedaży, czyli dzienne zestawienie faktur,

l zestawienie dziennej sprzedaży nieudokumentowanej na dowodzie wewnętrznym,

l miesięczne zestawienie raportów dobowych,

l miesięczne zestawienie sprzedaży na podstawie rejestru VAT,

l miesięczne zestawienie poniesionych wydatków z tytułu użytkowania samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym firmy.


Większość możliwości księgowania zestawionych dokumentów wskazanych w przepisach dotyczy sprzedaży. Odnośnie do kosztów przepisy bezpośrednio mówią tylko o zestawianiu wydatków ponoszonych na używanie samochodu osobowego.


W odpowiedzi na pytanie Czytelnika należałoby stwierdzić, że nie ma podstaw prawnych, aby księgować do kosztów dokumentem zbiorczym zakup paliwa, który prawdopodobnie jest udokumentowany fakturą VAT. Przepisy nie przewidują takiego dokumentu. Inaczej sprawa wygląda w przypadku kosztów bankowych - podstawą jest dokument potwierdzający ich poniesienie, czyli wyciąg bankowy. Podatnik powinien więc potraktować otrzymany z banku wyciąg bankowy jako podstawę do księgowania kosztów bankowych.

Z kolei księgowanie kosztów wynagrodzeń pracowniczych odbywa się na podstawie dowodu wypłaty wynagrodzenia w przypadku wynagrodzeń wypłacanych osobom zatrudnianym na umowę o pracę. Najczęściej dowodem jest pokwitowanie odbioru wynagrodzenia na liście płac, może to być również przelew bankowy. Ponieważ przepisy o księgowaniu w księdze umów zlecenia i o dzieło mówią tylko tyle, że należy je ewidencjonować w tej samej kolumnie co wynagrodzenia o pracę, należy uznać, że podstawą księgowania jest wypłacona i podpisana przez strony pojedyncza umowa zlecenia lub umowa o dzieło.


Podstawa prawna:
- § 12-14, § 19-24 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229


Katarzyna Okuniewska

księgowa z wieloletnim doświadczeniem, ekonomista

Księgowość
Od kiedy obowiązkowy KSeF? Projekt ustawy przyjęty przez rząd
30 kwi 2024

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który ma na celu przesunięcie obligatoryjnego KSeF na 1 lutego 2026 r. Jak informuje Ministerstwo Finansów, dalsze uproszczenia KSeF, w tym zapowiadane przez resort finansów etapowe wejście w życie KSeF będzie przedmiotem odrębnych prac legislacyjnych.

Dostałeś rabat i wystawiłeś fakturę korygującą? To błąd. I może mieć poważne konsekwencje na gruncie VAT
30 kwi 2024

Dostałeś rabat i wystawiłeś fakturę korygującą? To błąd. W przypadku rabatu pośredniego kluczowe znaczenie ma okoliczność, że między podatnikiem przekazującym środki pieniężne a podmiotem będącym beneficjentem rabatu pośredniego nie miała miejsca żadna transakcja, którą można byłoby skorygować.

Automatyczna akceptacja PIT. Wgląd w deklaracje i korekta nie będą możliwe przez kilka dni
30 kwi 2024

Automatyczna akceptacja zeznań podatkowych PIT w usłudze Twój e-PIT nastąpi po 30 kwietnia i potrwa przez pierwsze dni maja. Podczas trwania tego procesu usługa nie będzie dostępna, a więc przez kilka dni nie będzie można sprawdzić złożonej już deklaracji PIT, ani złożyć korekty zeznania rocznego. Na czym dokładnie polega ten proces?

Windykacja na własną rękę – jakie są plusy i minusy po stronie przedsiębiorcy?
30 kwi 2024

Proces windykacji można przeprowadzić na kilka sposobów. Czy jednak warto prowadzić windykację w przedsiębiorstwie na własną rękę? Jakie są plusy i minusy takiego działania?

Odroczenie KSeF. Decyzja słuszna, choć budzi wątpliwości w kontekście interesu przedsiębiorców
30 kwi 2024

Decyzja o przesunięciu KSeF jest słuszna, natomiast tak długie odroczenie może budzić wątpliwości w kontekście interesu przedsiębiorców - zauważa ekspert podatkowy Adam Mariański. Zdaniem prawnika wielu przedsiębiorców jest już gotowych do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur.

To już ostatni dzwonek. Dzisiaj upływa termin na rozliczenie PIT
30 kwi 2024

We wtorek, 30 kwietnia, mija termin na rozliczenie PIT za rok 2023. Możliwe jest złożenie zeznania drogą elektroniczną lub papierową, które można dostarczyć do Urzędu Skarbowego lub wysłać pocztą.

Zarobki kierowców zawodowych w Polsce. Najczęściej przynajmniej 8 tys. zł brutto. Ale nie wszyscy tyle dostają. Od czego zależy pensja kierowcy?
29 kwi 2024

Ile zarabiają zawodowi kierowcy w Polsce? W 2023 roku w branży TSL nastąpiły istotne zmiany w ustalaniu wynagrodzeń dla kierowców. Wzrost płacy wraz z nowymi przepisami dotyczącymi delegowania pracowników, wpłynęły na rozliczanie płac, szczególnie kierowców działających za granicą. Te zmiany bezpośrednio wpłynęły na budżety firm transportowych, zmuszając je do uwzględnienia większych kosztów wynagrodzeń kierowców. Jednocześnie stanowią korzystną zmianę dla kierowców, poprawiając ich elastyczność finansową i warunki pracy.

BPO: kto i jak może skorzystać na outsourcingu procesów biznesowych. Co najmniej 20% oszczędności dla większych firm
29 kwi 2024

Usługi centrów BPO (Business Process Outsourcing) są efektywnym narzędziem dla firm. Umożliwiają redukcję kosztów i szybszy rozwój. Dlatego są popularne wśród międzynarodowych firm. Ich skala była jednak za duża dla polskich średnich i dużych firm – od niedawna powstają jednak rozwiązania dopasowane do ich potrzeb.

Obowiązkowy KSeF od lutego 2026 r. Co będzie zawierała ustawa zmieniająca?
29 kwi 2024

Obowiązkowy KSeF dla firm wejdzie w życie od 2026 roku. Ukazał się projekt ustawy zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który przewiduje zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur. Nową datę wejścia w życie obligatoryjnego KSeF określa się na dzień 1 lutego 2026 r.

ZUS: Niepełnosprawni przedsiębiorcy mogą w 2024 r. obniżyć roczną składkę zdrowotną. Jak to zrobić? Jakie warunki?
29 kwi 2024

ZUS informuje, że od rozliczenia rocznego za rok 2023, osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne na poniższych zasadach.

pokaż więcej
Proszę czekać...