Prowadzimy działalność w formie spółki z o.o. Jesteśmy w trakcie tworzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Czy w tej dokumentacji mogą się znajdować informacje składające się na zasady rachunkowości firmy, co do których ustawa o rachunkowości nie pozostawia jednostce prawa wyboru?
Problem poruszony w pytaniu jest ciekawy i dotyczy wszystkich jednostek opracowujących własne zasady (polityki) rachunkowości. Przypomnijmy, że każda jednostka prowadząca rachunkowość na podstawie ustawy o rachunkowości jest zobowiązana do stworzenia takiej dokumentacji.
Zakres tej dokumentacji wynika wprost z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wskazuje on, że jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych; systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
Warto dodać, że przed zmianą ustawy o rachunkowości dokonaną 27 sierpnia 2004 r. (Dz.U. Nr 213, poz. 2155) pkt 2 brzmiał: metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Takie sformułowanie przepisu rzeczywiście mogło budzić wątpliwości co do zakresu opracowywanej dokumentacji.
Biorąc pod uwagę obecne brzmienie przepisów można stwierdzić, że nie ma przeszkód, aby w dokumentacji znajdowały się również zapisy, co do których ustawodawca nie daje jednostkom prawa wyboru. Co więcej, takie kompleksowe podejście do dokumentacji zasad może być dla jednostki korzystne.
Po pierwsze, stworzenie kompletnej dokumentacji (zawierającej wszystkie zasady rachunkowości, łącznie z tymi, co do których ustawa o rachunkowości nie pozostawia jednostce prawa wyboru), da pewność kierownikowi jednostki i głównemu księgowemu, że dokumentacja zawiera wszelkie zasady rachunkowości.
Po drugie, taka kompletna dokumentacja może być doskonale wykorzystywana w jednostce jako swoisty przewodnik po rachunkowości firmy, zawierający na tle obowiązkowych rozwiązań ustawowych także specyficzne rozwiązania występujące w danej jednostce. Najprostszym przykładem praktycznego wykorzystania tak rozumianej dokumentacji może być sytuacja związana z zatrudnieniem nowego pracownika księgowości. Posiadanie kompletnej dokumentacji pozwoli mu na szybkie zapoznanie się ze specyfiką rachunkowości jednostki.
Adam Stolarczyk
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66