Spółka chce podpisać umowy leasingu operacyjnego na samochody osobowe. Samochody byłyby wykorzystywane przez pracowników, którzy są przedstawicielami handlowymi. Jak rozliczać wydatki związane z tymi samochodami?Czy potrzebne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu?
W najprostszym ujęciu leasing jest formą finansowania inwestycji, umożliwiającą dostęp do środków trwałych bez konieczności ich zakupu. Decydując się na nią trzeba zwrócić uwagę przede wszystkim na proponowane warunki i koszty, które z uwagi na dużą konkurencję na rynku można skutecznie negocjować. Leasing można podzielić na operacyjny oraz finansowy.
Zgodnie z art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych umową leasingu jest umowa nazwana w kodeksie cywilnym, a także każda inna umowa, na mocy której jedna ze stron, zwana finansującym, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej korzystającym, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty.
Aby umowa leasingu została uznana za umowę leasingu operacyjnego dla celów podatkowych, musi dodatkowo spełniać następujące warunki:
I musi zostać zawarta na czas oznaczony:
– stanowiący co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji – jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo
– na okres co najmniej 10 lat – jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości, oraz
• suma ustalonych w niej opłat, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
Do sumy opłat nie zalicza się:
• płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, jeśli są one wyodrębnione z opłat leasingowych,
• podatków, w których obowiązek podatkowy ciąży na finansującym z tytułu własności lub posiadania środków trwałych (np. podatku od środków transportu), będących przedmiotem umowy leasingu, oraz składek na ubezpieczenie tych środków trwałych, jeżeli w umowie leasingu zastrzeżono, że korzystający będzie ponosił ciężar tych podatków i składek niezależnie od opłat za używanie,
• kaucji określonej w umowie leasingu wpłaconej finansującemu przez korzystającego.
W sumie opłat uwzględnia się natomiast cenę, po której korzystający ma prawo nabyć przedmiot leasingu po zakończeniu podstawowego okresu umowy, jeżeli została ona określona w umowie leasingu i jeżeli umowa leasingu zawiera zapis, że po jej zakończeniu firma wykupi przedmiot za określoną „z góry” wartość końcową powiększoną o podatek VAT.
Zawierając umowę leasingu, korzystający musi wnieść opłatę początkową, tzw. wstępną, a po otrzymaniu środka trwałego – co miesiąc płacić finansującemu tzw. czynsz leasingowy (ratę leasingową).
W przedstawionym stanie faktycznym przedmiotem umowy leasingu operacyjnego mają być samochody osobowe, a korzystającym jest spółka, która udostępni je swoim pracownikom – przedstawicielom handlowym.
Definicję samochodu osobowego podaje art. 16 ust. 3a ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem samochodem osobowym jest każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg. Jeżeli chociażby jeden z powyższych warunków jest spełniony, to zgodnie z przepisami ustawy samochód będzie uznany za osobowy.
Jeżeli więc przedmiotem umowy leasingu operacyjnego ma być samochód, dla celów podatku dochodowego taka umowa musi być zawarta na co najmniej 24 miesiące, co stanowi 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji samochodu, który przy zastosowaniu rocznie 20-proc. stawki z wykazu wynosi 5 lat. Spełnione muszą być również pozostałe warunki dotyczące sumy ustalonych w umowie opłat. Jest to niezwykle istotne, ponieważ o skutkach podatkowych umowy leasingu nie decyduje jej nazwa, lecz treść.
Jeśli zawarta umowa nie spełni warunków określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dla umów leasingowych, to wówczas stosuje się do niej zasady opodatkowania właściwe dla najmu i dzierżawy.
W przypadku zawarcia umowy leasingu operacyjnego spełniającej powyższe warunki, przy założeniu że przedmiot umowy (tutaj samochód osobowy) służy uzyskaniu przychodów przez spółkę (spełnione są przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ww. ustawy), skutki podatkowe będą następujące:
• opłaty ustalone w umowie leasingu i ponoszone przez korzystającego (tutaj spółkę) w podstawowym okresie umowy stanowią jego koszt uzyskania przychodu (z wyjątkiem kaucji będącej zabezpieczeniem przedmiotu leasingu, która jest zwracana po zakończeniu umowy),
• korzystający (spółka) nie ma prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od samochodu, gdyż należy on do składników majątku finansującego (leasingodawcy), który go amortyzuje i zalicza odpisy amortyzacyjne do kosztów uzyskania przychodu,
• zgodnie z art. 16 ust. 3b ustawy przy umowie leasingu operacyjnego nie stosuje się ograniczeń, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy, tzn. koszty używania samochodu, jak: wydatki na paliwo, części zamienne, przeglądy, naprawy itd. – nie są rozliczane w ramach limitu tzw. kilometrówki (iloczyn ilości faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu) ustalonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli korzystający nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a ww. wydatki w całości stanowią koszt dla celów podatkowych.
Marcin Banasik
Podstawa prawna:
art. 16 ust. 3b, art. 17a pkt 1, art. 17b, 17j i 17l ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).