Do jakich kosztów należy zaliczyć zakup kieliszków w celu użycia ich podczas podejmowania kontrahentów w firmie - do kosztów reprezentacji czy innych? Czy zakup ten jest kosztem podatkowym?
Kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinniśmy kierować się podstawową zasadą związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu. W zasadzie wszystkie poniesione wydatki są kosztem uzyskania przychodów, jeśli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Są to więc koszty bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem firmy. Ustawodawca zawarł w przepisach ustaw o podatkach dochodowych katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku Czytelnika podstawowe znaczenie ma przepis, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków związanych z reprezentacją i reklamą niepubliczną w części przekraczającej 0,25% przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop).
Na wstępie należy odpowiedzieć na pytanie, czy zakup kieliszków jest związany z reprezentacją. Jest to o tyle trudne, że nie ma ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”. Termin ten należy zatem interpretować zgodnie z jego znaczeniem przyjętym w języku polskim. Według definicji słownikowych reprezentacja to działanie zmierzające do wywołania jak najlepszego wrażenia przez okazałość, wytworność, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Z kolei w orzecznictwie i interpretacjach organów skarbowych często stwierdza się, że reprezentacja ma na celu stworzenie i utrwalenie dobrego wizerunku firmy m.in. poprzez wystawność, okazałość i elegancję (tak m.in. w informacji z 20 września 2004 r. o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego wydanej przez Naczelnika Drugiego Urządu Skarbowego w Białymstoku, numer IUSpbIA/1/423/17/04/BB).
W takim kontekście zakup kieliszków w celu godnego przyjmowania kontrahentów niewątpliwie można zaliczyć do reprezentacji, ponieważ ma na celu utrwalenie dobrego wizerunku firmy.
Podsumowując, wydatki związane z przyjmowaniem kontrahentów, z którymi spółka prowadzi transakcje, należy traktować jako koszt reprezentacji, który będzie stanowić koszt uzyskania przychodu w części nieprzekraczającej 0,25% przychodu. Trzeba jednak dodać, że niektóre z orzeczeń NSA negowały możliwość zaliczenia w koszty jakichkolwiek wydatków związanych z poczęstunkiem alkoholem. I tak w wyroku NSA w Gdańsku z 21 listopada 1997 r. (sygn akt I SA/Gd 359/96) stwierdza się, że: Wydatki na alkohol nie są związane bezpośrednio z uzyskaniem przychodów, a ich jednoznacznie negatywna ocena przesądza o tym, że nie można ich w koszty działalności zaliczyć. Jednak większość interpretacji podatkowych zezwala na zaliczenie w koszty wydatków związanych z poczęstunkiem kontrahentów.
Sławomir Biliński