Prowadzę samodzielną działalność gospodarczą. Często powierzam wykonywanie różnych prac innym osobom. Przy wykonywaniu zlecenia osoby te korzystają z własnych samochodów. Czy w takich przypadkach mogę wydatki z tytułu eksploatacji przez te osoby ich własnych pojazdów zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, a jeśli tak, to w jakiej wysokości?
Przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z używaniem samochodów osobowych przez osoby niebędące jego pracownikami, jeżeli samochody te wykorzystywane są na potrzeby jego działalności gospodarczej, a nie zostały one wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Do takich osób należą m.in. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o dzieło, zlecenia bądź też pełnomocnicy.
Zwykle dzieje się tak, że wydatki te przedsiębiorca zwraca wykonującemu pracę na podstawie zawartej odpowiedniej umowy lub klauzuli w umowie o zwrocie kosztów. Wydatki takie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych poniżej.
Jeżeli jednak brak będzie takiej klauzuli w umowie (lub odrębnej umowy), to wypłacane wynagrodzenie jest wynagrodzeniem za wykonaną usługę, które niekoniecznie obejmuje wydatki na eksploatację samochodu. Wykonawca usługi pokrywa wówczas koszty używania samochodu samodzielnie, w ramach otrzymanego wynagrodzenia.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o p.d.o.f. do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczone jedynie wydatki nieprzekraczające kwot wynikających z pomnożenia ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określonej w odrębnych przepisach. Stawki podane są w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).
Aby można było ustalić faktyczny przebieg samochodu, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Przebieg pojazdu powinien być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencję pojazdu powinna prowadzić osoba używająca pojazd. Jeżeli brak będzie ewidencji, to wydatki z tytułu używania samochodu na potrzeby przedsiębiorcy nie będą mogły stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Może się okazać, że rzeczywiście poniesione wydatki są wyższe od kwoty wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. W takim przypadku przedsiębiorca może oczywiście zwrócić świadczącemu usługę rzeczywiście poniesione wydatki w całości, nie będzie jednak mógł zaliczyć ich w całości do kosztów uzyskania przychodów, do kosztów będą mogły zostać zaliczone bowiem tylko wydatki w ramach limitu wynikającego z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o p.d.o.f.
Wskazane wyżej ograniczenia w zaliczaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów związane są ponadto jedynie z używaniem samochodów osobowych – nieposiadających homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz których dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg. W przypadku używania innego rodzajów samochodów wydatki te będą stanowiły koszt uzyskania przychodów w całości.
Luiza Boczek
Podstawa prawna:
art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 3b i ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.).