RADA
Nie ma sztywnych reguł ewidencji kosztów rodzajowych lub według funkcji na poszczególne konta wynikowe, dlatego spółka sama powinna dostosować sposób kwalifikacji kosztów do swoich potrzeb. Ewidencja tych kosztów zależy od tego, kto przeprowadził wymianę. Jeśli wymiany dokonuje firma zewnętrzna, wykorzystując własny materiał, to otrzymaną fakturę należy zaewidencjonować na koncie „Usługi obce”. Jeżeli zakupu i wymiany części dokonuje sama jednostka, wówczas części zamienne księguje się na koncie „Zużycie materiałów”.
UZASADNIENIE
Kwalifikując koszty do odpowiedniego rodzaju lub funkcji, należy kierować się treścią ekonomiczną danej operacji gospodarczej. Ważne są również oczekiwania kierownictwa co do informacji, jaką chcieliby uzyskać za pośrednictwem ksiąg rachunkowych.
Jeśli ponoszone koszty są dla jednostki istotne, wówczas w polityce rachunkowości powinno się opisać zasady kwalifikowania kosztów do odpowiednich rodzajów lub funkcji.
Jeżeli po zakupie i wymianie części zamiennych w postaci modułu i wygrzewacza kopiarka będzie wykonywała te same operacje i nie zmieni się jej wydajność oraz parametry techniczne, dzięki którym zwiększy się jakość wykonywanych operacji, wówczas wymianę tę należy zakwalifikować do kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego.
Taka wymiana części powinna więc być potraktowana jako remont, ponieważ istotą remontu jest przywrócenie pierwotnej wartości użytkowej środka trwałego, nawet jeśli w wyniku postępu technicznego wymiana na identyczne części nie jest możliwa, a dostępne w sprzedaży części zamienne są nowocześniejsze.
Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, do jakich kont rodzajowych powinno się kwalifikować poszczególne operacje gospodarcze. Można jednak posłużyć się wzorcowym planem kont, gdzie znajdziemy wskazówki, które mogą pomóc w rozwiązaniu wątpliwości co do sposobu kwalifikowania kosztów.
Ewidencjonując operacje gospodarcze, należy więc kierować się treścią ekonomiczną, z której wynika, czy dana operacja jest usługą remontową, czy też wiąże się z wydaniem materiałów z magazynu i dokonaniem wymiany części we własnym zakresie. Jeśli więc wymiany części zamiennych dokonuje firma zewnętrzna, która wystawia fakturę na usługę powiększoną o wartość materiałów, to księgowania można dokonać na koncie „Usługi obce”.
Jeżeli części zostały kupione przez jednostkę i przekazane do magazynu, to wydane z magazynu materiały do wymiany części w środku trwałym ewidencjonuje się na koncie „Zużycie materiałów”.
Warto wspomnieć, że kwota 3500 zł, wydana na zakup części zamiennych, nie ma wpływu na sposób kwalifikacji kosztów. Wartość wydatków ma natomiast znaczenie w przypadku, gdy środek trwały jest ulepszany, przerabiany lub rozbudowywany. Gdyby wydatki poniesione na ulepszenie środka trwałego przekroczyły kwotę 3500 zł, to w myśl przepisów podatkowych zwiększyłyby jego wartość początkową.
Z punktu widzenia bilansowego zwiększenie wartości środka trwałego nie ma zastosowania w danym przykładzie.
Przykład
1. Faktura za kupione części zamienne do środków trwałych:
Wn„Rozliczenie zakupu” 8 000
Wn„VAT naliczony” 1 760
Ma„Rozrachunki z dostawcami” 9 760
2. Przyjęcie kupionych części zamiennych do magazynu:
Wn„Materiały” 8 000
Ma„Rozliczenie zakupu” 8 000
3. Wydanie części zamiennych w celu wykorzystania do remontu środka trwałego:
Wn„Koszty według rodzajów” 8 000
- w analityce „Zużycie materiałów”
Ma„Materiały 8 000
4. Księgowanie równoległe na kontach zespołu 5:
Wnodpowiednie konto zespołu 5 8 000
Ma„Rozliczenie kosztów” 8 000
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• art. 16g ust. 13 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238
• art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
Joanna Gawrońska
biegły rewident