W okresie przedświątecznym pracodawcy często decydują się na przekazanie pracownikom paczek świątecznych. Warto pamiętać, że ich ewidencja uzależniona jest od tego, czy zostały one sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych czy środków obrotowych.
Paczki sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie powinny być wręczane każdemu pracownikowi. Przekazywanie tego typu świadczeń powinno natomiast być uzależnione, zgodnie z przepisami, od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.
Do odpowiedniego rozliczenia prezentów w tym przypadku należy sięgnąć m.in. do art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem nie odprowadza się podatku dochodowego od wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Warto jednak pamiętać, że za rzeczowe świadczenia nie są uważane bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Jeżeli więc przekazane paczki nie przekraczają podanego limitu, nie odprowadza się od nich ani podatku dochodowego, ani składek ZUS. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W przypadku paczek świątecznych, które zostały zakupione ze środków obrotowych, pracodawca musi naliczyć zarówno podatek dochodowy, jak i składki z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych.
W związku z tym obciążenia te będą musiały zostać pokryte przez pracownika albo poprzez wpłatę odpowiedniej kwoty lub potrącenie z wypłaty w kolejnym miesiącu.
W księgach rachunkowych obciążenia, które musi pokryć pracownik z tytułu: składek na ubezpieczenie społeczne (w odpowiedniej części), ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 19 proc. należy zaewidencjonować zapisem: strona Wn konta 230 „Rozrachunki z pracownikami”, strona Ma konta 220 „Rozrachunki publicznoprawne”.
Natomiast obciążenie pracodawcy częścią składki zdrowotnej i składką na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych zapisujemy: strona Wn konta 440 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, strona Ma konta 220 „Rozrachunki publicznoprawne”.
Należy też pamiętać, że przy zakupie paczek spółka może odliczyć VAT, jednak przy przekazaniu wartość podatku trzeba naliczyć. Takie postępowanie wynika z art. 7 ust. 2 podatku od towarów i usług.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jak rozliczyć paczki wydane pracownikom
Agnieszka Pokojska
agnieszka.pokojska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).