Nie zawsze składniki majątku, z których spółka korzysta dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak np. samochody czy budynki, mogą być ujmowane w księgach rachunkowych w ewidencji bilansowej. Tak właśnie jest w przypadku zawartych przez spółkę umów, gdy nie spełnia żadnego z siedmiu warunków wymienionych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przykładem są tu wynajmowane nieruchomości lub aktywa wykorzystywane na podstawie umowy leasingu operacyjnego.
Tego typu obce środki trwałe ujmuje się w ewidencji pozabilansowej w wartości brutto. Należy w tym przypadku pamiętać, że odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych dokonuje właściciel danego składnika majątku. Przykładem kont pozabilansowych zespołu zero mogą być: Środki trwałe dzierżawione, Środki trwałe wynajmowane oraz Środki trwałe przyjęte w leasing operacyjny.
Ewidencja na kontach pozabilansowych polega na dokonaniu jednostronnego zapisu w momencie wystąpienia zdarzenia. W związku z tym po stronie Wn księguje się wartość początkową obcych składników majątku w momencie ich przyjęcia na podstawie zawartej umowy i protokołu odbioru. Po stronie Ma księguje się wartość początkową tych środków po upływie okresu dzierżawy, najmu oraz leasingu operacyjnego.
Ewidencji pozabilansowej podlegają również składniki majątku obrotowego. Do ewidencji znajdujących się w dyspozycji jednostki materiałów, towarów, wyrobów stanowiących obcą własność służą pozabilansowe konta zespołu trzy. Ujmuje się na nich m.in. materiały będące własnością innych jednostek przyjęte do obróbki, przetworzenia, remontów, regeneracji, a także towary i wyroby sprzedane, ale jeszcze nieodebrane przez kontrahenta.
W ewidencji pozabilansowej zespołu kont trzy znajdują się również (aktywa obrotowe) materiały o niskiej wartości, których okres używania nie przekracza roku, a ich wartość została odpisana w koszty w momencie wydania ich do używania. Przykładowo mogą to być narzędzia wydawane pracownikom. Przekazanie ich do używania będzie ujęte jednostronnym zapisem po stronie Wn konta pozabilansowego. Natomiast wycofanie z użytku narzędzi po stronie Ma.
Ostatnią grupą kont pozabilansowych są - Należności i zobowiązania warunkowe, księgowane w zespole dwa. Taka ewidencja będzie miała miejsce przykładowo, w przypadku gdy spółka zabezpiecza kredyt bankowy wekslem własnym in blanco.
Do momentu wystąpienia okoliczności, dla powstania których wystawiono weksel in blanco, pozostaje on u wystawcy wyłącznie w ewidencji pozabilansowej po stronie Ma na koncie - Zobowiązania warunkowe.
Kiedy nastąpi uregulowanie zobowiązania zagwarantowanego wekslem, jest on zwracany wystawcy, a księgowanie w jego ewidencji następuje na koncie - Zobowiązania warunkowe po stronie Wn.
INFORMACJE Z KONT POZABILANSOWYCH
Saldo kont pozabilansowych nie są ujmowane ani w bilansie, ani w rachunku zysków i strat. Informacje z tych kont wykazywane są jedynie w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.
AGNIESZKA POKOJSKA
agnieska.pokojska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 3 ust. 1 pkt 18, art. 3 ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).