Wadium to obce środki pieniężne przejściowo znajdujące się w dyspozycji jednostki. Stanowi rodzaj depozytu przekazanego organizatorowi przetargu. Jest świadczeniem warunkowym, które w razie przegrania przetargu podlega zwrotowi, a w razie wygrania jest zaliczane na poczet ceny. Jeśli osoba wpłacająca wadium, która wygrała przetarg, nie zamierza wywiązać się ze złożonej oferty - wadium ulega przepadkowi.
Wadium to określona suma pieniędzy składana na poczet zabezpieczenia dotrzymania warunków umowy. Zazwyczaj jest wpłacane przy przetargach na rzecz podmiotu organizującego przetarg, gdy oferent składa swoją propozycję cenową. Przepisy dotyczące wadium są zawarte w kodeksie cywilnym. Zgodnie z nimi w warunkach aukcji albo przetargu można zastrzec, że przystępujący do aukcji albo przetargu powinien, pod rygorem niedopuszczenia do nich, wpłacić organizatorowi określoną sumę albo ustanowić odpowiednie zabezpieczenie jej zapłaty (wadium). Jeżeli oferent, mimo wyboru jego oferty, uchyla się od zawarcia umowy, której ważność zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, organizator może pobraną sumę zachować albo dochodzić zaspokojenia z wadium. Uczestnikom, których oferty nie zostały wybrane wadium należy niezwłocznie zwrócić, a ustanowione zabezpieczenie wygasa. Z kolei, gdy organizator uchyla się od zawarcia umowy, oferent, którego oferta została wybrana, może żądać zapłaty podwójnego wadium albo naprawienia szkody.
Konta rozliczania wadium
Do ewidencji rozrachunków z tytułu wpłaconego i otrzymywanego wadium służy konto „Pozostałe rozrachunki”. Konto to wykazuje saldo do chwili rozliczenia wpłaconej/otrzymanej kwoty. Jeżeli spółka wpłacająca wadium wygra przetarg, przekazaną kwotę wadium może zaliczyć na poczet przyszłej zapłaty. W takiej sytuacji należy przeksięgować wartość wadium z konta „Pozostałe rozrachunki” na konto „Rozrachunki z tytułu przetargu”. Analogicznych przeksięgowań należy dokonać u organizatora.
Jeśli mimo wygranego przetargu spółka wycofa się z umowy, wpłacone wadium ulega przepadkowi na rzecz spółki rozpisującej przetarg. W takiej sytuacji organizator przetargu uzyskuje przychód, który wykazuje na koncie „Pozostałe przychody operacyjne”, a niedoszły kontrahent ponosi koszt wykazywany na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”.
Utracone wadium jako koszt
Utracone wadium zazwyczaj nie będzie u uczestnika przetargu kosztem uzyskania przychodów ze względu na brak powiązania z uzyskanym przychodem oraz związku z ochroną źródła przychodów. Utracone wadium może jednak być zaliczone do kosztów podatkowych, jeżeli odstąpienie od zawarcia umowy miało gospodarcze uzasadnienie.
Są takie sytuacje i zdarzenia gospodarcze, które z ekonomicznego punktu widzenia uzasadniają rezygnację z zawarcia umowy i utratę wadium. Tak jest gdy jednostka odstąpi od zawarcia umowy i utraci wadium, ale zapobiegnie większym stratom.
Wadium a VAT
Sama wpłata wadium nie jest obrotem podlegającym opodatkowaniu VAT. Obowiązek ten powstanie dopiero wtedy, gdy wadium podlega zaliczeniu na poczet ceny. Taki wniosek potwierdza również interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 22 grudnia 2007 r. (nr ITPP 1/443-305/07/KM). Izba skarbowa uznała, że wadium staje się częściową należnością z chwilą pozytywnego zakończenia procedury przetargowej. W tej sytuacji wadium zostaje zaliczone na poczet należności jako zaliczka i podlega regułom ustawy o VAT. Dla sprzedawcy powstaje więc obowiązek podatkowy w części obejmującej otrzymaną należność - na zasadach określonych w art. 19 ust. 11 ustawy o VAT.
Tabela. Ewidencja wadium w księgach rachunkowych wpłacającego i otrzymującego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
PRZYKŁAD 1
Spółka chce kupić w przetargu maszynę o wartości 500 000 zł. W tym celu wpłaciła wadium w wysokości 50 000 zł. Jednostka przetarg wygrała.
Wariant 1
Zaliczenie wadium na poczet ceny
Ewidencja księgowa
1. Wpłata wadium - 50 000 zł:
Wn „Pozostałe rozrachunki” 50 000
Ma „Rachunek bankowy” 50 000
2. Wygrana w przetargu - zawarcie umowy o zakup maszyny. W tym momencie następuje zaliczenie kwoty wpłaconego wadium na poczet ceny:
Wn „Rozrachunki z dostawcami” 50 000
- w analityce imienne konto kontrahenta
Ma „Pozostałe rozrachunki” 50 000
3. Otrzymanie od sprzedającego faktury dokumentującej wpłacone wadium, które w momencie zaliczenia go na poczet ceny potraktowane zostało jak zaliczka:
- wartość netto - 40 983,61 zł
- VAT - 9016,39 zł
Wn „Rozliczenie zakupu” 40 983,61
- w analityce „Zaliczki na środki trwałe”
Wn „VAT naliczony” 9 016,39
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 50 000
- w analityce imienne konto kontrahenta
4. Dostawa maszyny wraz z fakturą końcową:
- wartość netto - 368 852,46 zł
- VAT - 81 147,54 zł
Wn „Środki trwałe w budowie” 368 852,46
Wn „VAT naliczony” 81 147,54
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 450 000
- w analityce imienne konto kontrahenta
5. Rozliczenie wpłaconej zaliczki - przeniesienie na środki trwałe w budowie:
Wn „Środki trwałe w budowie” 40 983,61
Ma „Rozliczenie zakupu” 40 983,61
- w analityce „Zaliczki na środki trwałe”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wariant 2
Przepadek wadium
1. Wpłata wadium - 50 000 zł:
Wn „Pozostałe rozrachunki” 50 000
Ma „Rachunek bankowy” 50 000
2. Przepadek wpłaconego wadium na rzecz organizatora przetargu:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 50 000
Ma „Pozostałe rozrachunki” 50 000
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
PRZYKŁAD 2
Założenia jak w przykładzie 1 - ewidencja u otrzymującego wadium
Wariant 1
Zaliczenie wadium na poczet ceny
Ewidencja księgowa
1. Wpływ wadium na rachunek bankowy:
Wn „Rachunek bankowy” 50 000
Ma „Pozostałe rozrachunki” 50 000
2. Wygrana w przetargu - zawarcie umowy o sprzedaż maszyny i zaliczenie wadium na poczet ceny:
Wn „Pozostałe rozrachunki” 50 000
Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 50 000
- w analityce imienne konto kontrahenta
3. Wystawienie faktury zaliczkowej na poczet otrzymanej kwoty wadium:
- wartość netto - 40 983,61 zł
- VAT - 9016,39 zł
Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 50 000
- w analityce imienne konto kontrahenta
Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 40 983,61
Ma „VAT należny” 9016,39
4. Dostawa maszyny wraz z fakturą końcową:
- wartość netto - 368 852,46 zł
- VAT - 81 147,54 zł
Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 450 000
- w analityce imienne konto kontrahenta
Ma „Przychody ze sprzedaży” 368 852,46
Ma „VAT należny” 81 147,54
5. Rozliczenie otrzymanej zaliczki - przeksięgowanie na przychody:
Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 40 983,61
Ma „Przychody ze sprzedaży” 40 983,61
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wariant 2
Przepadek wadium na rzecz organizatora przetargu
1. Wpływ wadium na rachunek bankowy:
Wn „Rachunek bankowy” 50 000
Ma „Pozostałe rozrachunki” 50 000
2. Przepadek wadium na rzecz organizatora:
Wn „Pozostałe rozrachunki” 50 000
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 50 000
Podstawa prawna:
• art. 704 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.),
• art. 12 ust. 3a, art. 12 ust. 4, art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.),
• art. 41 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
• art. 19 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.).