Po jakim kursie rozliczyć delegację zagraniczną

RADA

Wypłaconą pracownikowi zaliczkę spółka powinna przeliczyć po kursie faktycznie zastosowanym, czyli kantorowym. Natomiast przy rozliczeniu kosztów delegacji należy zastosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień jej rozliczenia. Sprzedaży pozostałej z rozliczenia waluty można dokonać zarówno w kantorze, jak i w banku.

UZASADNIENIE

W związku z zagraniczną podróżą służbową pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dlatego pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Jeżeli spółka kupiła walutę w kantorze, to wpłata do kasy następuje po kursie faktycznie zastosowanym, czyli w tym przypadku kantorowym. Ten sam kurs będzie miał zastosowanie w momencie wypłaty zaliczki pracownikowi. Przyjmuje się bowiem, że wypłacone pieniądze są nadal własnością spółki i tylko czasowo znajdują się w dyspozycji pracownika.

Pracownik po powrocie do kraju ma obowiązek rozliczyć się z pracodawcą z pobranej zaliczki.

Schemat. Rozliczenie zaliczki wypłaconej z tytułu delegacji zagranicznej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W omawianym przypadku mamy do czynienia z powstaniem nadpłaty przy rozliczaniu zaliczki. Do rozliczenia kosztów delegacji spółka powinna zastosować kurs średni NBP, przy czym w zależności od sposobu rozliczania różnic kursowych będzie to kurs:

• średni z dnia rozliczenia delegacji - dotyczy metody rachunkowej,

• średni z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji - dotyczy metody podatkowej.

Dla celów ustawy o rachunkowości zastosowanie będzie miał wyłącznie kurs średni z dnia rozliczenia delegacji.

Pozostałą z rozliczenia delegacji walutę spółka może sprzedać w kantorze - po kursie kantorowym, lub w banku - tu zastosowanie będzie miał kurs kupna banku.

od 1 stycznia 2009

W znowelizowanej ustawie o rachunkowości nastąpiła istotna zmiana w zasadach wyceny operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych. Tym samym dostosowano przepisy bilansowe w tym zakresie do ustaw o podatkach dochodowych. Zrezygnowano więc przy wycenie z kursu banku, z którego usług korzysta jednostka, zastępując go kursem faktycznie zastosowanym, a w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeśli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego - kursem średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji.

Przykład

Przedsiębiorca wysłał pracownika w podróż służbową do Czech. W tym celu kupiono w kantorze 10 000 koron czeskich po kursie 0,1354 PLN/CZK. Walutę przyjęto do kasy. Następnie wypłacono pracownikowi z kasy zaliczkę w wysokości 10 000 koron. Po powrocie z delegacji pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki, przedstawiając udokumentowane wydatki w wysokości 8500 koron. Do rozliczenia kosztów spółka przyjmuje kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki, który wynosił 0,1400 PLN/CZK.

Ewidencja księgowa

1. Zakup waluty w kantorze - przyjęcie do kasy: 10 000 CZK × 0,1354 PLN/CZK = 1354 zł

Wn „Kasa walutowa” 1 354,00

Ma „Kasa złotówkowa” 1 354,00

2. Wypłata zaliczki pracownikowi:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 1 354,00

Ma „Kasa walutowa” 1 354,00

3. Rozliczenie kosztów delegacji według kursu z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia:

• kurs historyczny: 8500 CZK × 0,1354 PLN/CZK = 1150,90 zł,

• kurs z dnia rozliczenia: 8500 CZK × 0,1400 PLN/CZK = 1190,00 zł.

Wn „Koszty delegacji” 1 190,00

Ma „Przychody finansowe” 39,10

- w analityce „Dodatnie różnice kursowe”

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 1 150,90

4. Zwrot niewykorzystanej zaliczki: 10 000 CZK - 8500 CZK = 1500 CZK; 1500 CZK × 0,1354 PLN/CZK = 203,10 zł

Wn „Kasa walutowa” 203,10

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 203,10

5. Sprzedaż pozostałej z rozliczenia delegacji waluty w kantorze. Kurs faktycznie zastosowany w tej transakcji wynosił 0,1390 PLN/CZK: 1500 CZK × 0,1390 PLN/CZK = 208,50 zł

Wn „Kasa złotówkowa” 208,50

Ma „Kasa walutowa” 208,50

6. Rozliczenie różnic kursowych: (0,1390 PLN/CZK - 0,1354 PLN/CZK) × 1500 CZK = 5,40 zł

Wn „Kasa walutowa” 5,40

Ma „Przychody finansowe” 5,40

- w analityce „Dodatnie różnice kursowe”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 25 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe - Dz.U. Nr 141, poz. 1178; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 61, poz. 410

• art. 22 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 116, poz. 732

• art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 93, poz. 586

• § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

• art. 4 ust. 4, art. 30 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900

• art. 15a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Maryla Piotrowska

główna księgowa z licencją MF