Decydując o sposobie wprowadzenia oprogramowania do ewidencji oraz dokonywania zapisów w księgach w trakcie jego eksploatacji, należy uwzględnić źródło pozyskania (zewnętrzne lub wewnętrzne) w kontekście przewidywanego okresu użytkowania i wartości początkowej. Nie bez znaczenia jest tu zagadnienie aktualizacji nabytego oprogramowania, o czym będzie mowa w końcowej fazie rozważań.
Nabycie oprogramowania z zewnątrz
Ogólnie nabycie może nastąpić w drodze zakupu, darowizny lub aportu, przy czym program nabywany jest na podstawie licencji lub przeniesienia praw autorskich. Jeżeli program został przekazany do użytkowania, jest wykorzystywany na potrzeby jednostki, a przewidywany okres jego użytkowania wynosi więcej niż jeden rok, wówczas zaliczany jest do wartości niematerialnych i prawnych (WNiP), a co za tym idzie - podlega amortyzacji. Przepisy ustaw o podatku dochodowym przewidują, że minimalny okres amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych wynosi 24 miesiące (art. 22 updof oraz art. 16m updop).
Przykład 1
Jednostka nabyła licencję na oprogramowanie, które zamierza eksploatować przez dwa lata. Wartość licencji wynosi 6000 zł, a stopę amortyzacji ustalono na 50% rocznie. Amortyzacja = (6000 x 50%) : 12 = 250,00 zł.
Ewidencja księgowa
1. Zakup i przyjęcie oprogramowania:
Wn „Wartości niematerialne i prawne” 6 000
Wn „VAT naliczony” 1 320
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 7 320
2. Naliczenie amortyzacji miesięcznej:
Wn „Amortyzacja WNiP” 250
Ma „Umorzenie WNiP” 250
Zdarza się, że jednostka nabywa oprogramowanie na kilka miesięcy i wówczas nie spełnia ono wszystkich warunków zakwalifikowania do WNiP. Oprogramowanie należy wtedy zarachować jednorazowo w koszty, na co pozwalają zapisy ustawy o rachunkowości oraz ustaw podatkowych.
Przykład 2
Jednostka nabyła oprogramowanie, które zamierza użytkować przez osiem miesięcy. Wartość licencji wynosi 2800 zł.
Ewidencja księgowa
1. Zakup i przyjęcie oprogramowania:
Wn „Zużycie materiałów” 2 800
Wn „VAT naliczony” 616
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 3 416
Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Programy komputerowe w księgach rachunkowych
• art. 3 ust. 1 pkt 14, art. 13 ust. 2 i 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316
Elżbieta Kowalska
nauczyciel akademicki, trener