Opłatę prolongacyjną należy zaewidencjonować w momencie otrzymania decyzji o odroczeniu terminu płatności - jako koszt finansowy. Jeżeli ustalone terminy zapłaty przekraczają rok obrotowy, ewidencję opłaty można przeprowadzić przez konto RMK. Rozłożone na raty składki ZUS należy wykazać w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych. W przypadku niedotrzymania terminu płatności raty składki decyzja ratalna wygasa, w związku z czym pozostała kwota, wraz z odsetkami, staje się natychmiast wymagalna.
Ze względów gospodarczych lub z innych przyczyn ZUS może na wniosek dłużnika odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz rozłożyć należność na raty, uwzględniając możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych. Od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie tych ulg. Jeżeli dłużnik nie spłaci w terminie ustalonych przez ZUS rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej.
Odroczenie terminu płatności
Jeżeli przed terminem płatności składek jednostka stwierdzi, że jej sytuacja finansowa nie pozwoli uregulować w terminie zobowiązania wobec ZUS, wówczas - jeszcze przed terminem płatności składek - może wystąpić z umotywowanym wnioskiem do ZUS o odroczenie tego terminu (tabela 1).
Samo złożenie wniosku nie jest równoznaczne z automatycznym odroczeniem terminu. Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma dwa miesiące na rozpatrzenie wniosku, licząc od dnia jego otrzymania. Mogą się zatem zdarzyć sytuacje, gdy ZUS:
1) odmówi odroczenia terminu - w tym przypadku jednostka będzie zobowiązana do zapłaty składek ZUS wraz z odsetkami naliczonymi od dnia, w którym upłynął termin płatności,
2) odroczy termin płatności składek - wówczas naliczy opłatę prolongacyjną.
Tabela 1. Warunki odroczenia terminu płatności
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Opłata prolongacyjna
W stosunku do należności, których termin zapłaty został odroczony, nie nalicza się odsetek za zwłokę, natomiast w zamian pobiera się opłatę prolongacyjną w wysokości i na zasadach określonych w ordynacji podatkowej. Opłata ta jest naliczana od następnego dnia po ustawowym dniu wymagalności składki do dnia odroczenia włącznie, w wysokości 50 proc. stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy. Jeżeli po zawarciu umowy nastąpi zmiana wysokości odsetek, opłata prolongacyjna pozostaje bez zmian (tabela 2).
Opłata prolongacyjna naliczana jest odrębnie od każdej raty przypadającej do zapłaty. Nie jest to bowiem opłata stała pobierana w każdym przypadku w takiej samej wysokości. Jej wysokość uzależniona jest m.in. od kwoty odroczonej składki, a także od liczby dni, na które odroczono termin jej płatności. W księgach rachunkowych opłatę prolongacyjną należy ewidencjonować jako koszty finansowe w dniu otrzymania decyzji.
Więcej na ten temat w Biuletynie Rachunkowości