Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości (Dz. U. Nr 152, poz. 1223 ze zm., zwana dalej UOR) poniesione straty oraz wypłacone odszkodowania powinny zostać zaliczone odpowiednio do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych.
Kradzież składnika majątku powinna być odpowiednio udokumentowana oraz uwiarygodniona przez stosowane instytucje jak policja lub ubezpieczyciel. Wyksięgowanie skradzionego składnika majątku powinno nastąpić na podstawie dokumentu LT (likwidacja środka trwałego), wystawionego w oparciu o sporządzony protokół z kradzieży, który powinien określać m.in. rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, datę i podpisy.
W księgach rachunkowych strata składnika majątku w związku z jego kradzieżą może być ujęta w następujący sposób:
1. Wyksięgowanie wartości początkowej środka trwałego do wysokości dotychczas dokonanych odpisów:
- Wn konto 07-1 „ Odpisy umorzeniowe środków trwałych”,
- Ma konto 010 „ Środki trwałe”.
2. Ujęcie pozostałej niezamortyzowanej wartości środka trwałego jako wartość niedoboru - do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego kradzież:
- Wn konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”,
- Ma konto 010 „ Środki trwałe”.
3. Odpisanie kwoty niedoboru w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych - po zakończeniu postępowania:
-Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
- Ma konto 24 -1/0 „Rozliczenie niedoborów”.
W przypadku otrzymania odszkodowania z tytułu kradzieży ewidencja księgowa powinna wyglądać następująco:
1. Przyznane jednostce odszkodowanie na podstawie otrzymanej decyzji od firmy ubezpieczeniowej:
- Wn konto 24 „ Pozostałe rozrachunki”,
- Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.
2. Otrzymane na rachunek bankowy odszkodowanie:
- Wn konto 13-0 „Rachunek bankowy”,
- Ma konto 24 „ Pozostałe rozrachunki”.
Zgodnie z zasadą ostrożności do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się głownie odszkodowania opłacone, a odszkodowania zarachowane uznaje się za przychód w księgach rachunkowych tylko wtedy gdy uznaje się je za niewątpliwe.
Warto wspomnieć tu o ujęciu podatkowym. Często podatnikowi nasuwają się dwa pytania:
- czy należy skorygować podatek VAT naliczony w związku z kradzieżą danego składnika majątku?
- czy strata powstała na skutek kradzieży może stanowić koszt podatkowy?
W przypadku podatku VAT warto zacytować treść interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 czerwca 2011 r. (ITPP2/443-449/11/PS):
„(...) ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje metodę bieżącego odliczenia podatku naliczonego. Fakt późniejszego wystąpienia zdarzenia losowego, jakim jest kradzież lub zniszczenie towaru nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem tego towaru. Należy zaznaczyć, że dla celów dowodowych fakt wystąpienia powyższego zdarzenia losowego winien być przez podatnika należycie udokumentowany. Konsekwencją powyższego jest brak obowiązku dokonywania korekty podatku naliczonego odliczonego przy nabyciu towarów handlowych czy środków trwałych, następnie skradzionych lub zniszczonych. Fakt otrzymania przez podatnika odszkodowania pozostaje bez znaczenia w przedmiotowej sprawie, bowiem odszkodowanie stanowi formę rekompensaty za poniesioną szkodę i jako nie mieszczące się w definicji odpłatnej dostawy towarów, czy odpłatnego świadczenia usług nie podlega opodatkowaniu podatkiem. (...)”.
Z kolei na pytanie czy strata powstała na skutek kradzieży może stanowić koszt podatkowy odpowiedź znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54, poz. 654, ze zm, zwana dalej PDOP). Zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust 1 ustawy. Jak wynika z treści art. 16 ust 1 updop, straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych stanowią koszt uzyskania przychodu wyłącznie w części niepokrytej suma odpisów amortyzacyjnych. W świetle powołanych przepisów, strata powstała wskutek kradzieży środka trwałego stanowi koszt uzyskania przychodów w wysokości różnicy między wartością początkową a sumą naliczonych odpisów amortyzacyjnych. Potwierdza to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26 marca 2010 r. (IPPB1/415-15/10-4/MT):
„(...) Z treści ogólnej definicji kosztu podatkowego wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów, pod warunkiem, że mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, jego zachowanie lub zabezpieczenie. Możliwość zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowana jest od spełnienia następujących warunków:
- strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności,
- jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika,
- musi być właściwie udokumentowana,
- podatnik winien wykazać, iż podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem tejże straty.
Należy mieć na uwadze, że nie w każdym przypadku strata może być kosztem uzyskania przychodów. Ze względu na różnorodność występujących sytuacji, zaliczenie strat do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane indywidualnie w aspekcie: całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej, okoliczności, które spowodowały powstanie straty, formy udokumentowania straty oraz podjętych działań zabezpieczających. Podatnik nie może bezkrytycznie kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów wszelkich strat powstałych w działalności, będących następstwem jego niewłaściwego lub nieracjonalnego działania. Ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej ponosi podatnik i nie ma możliwości przenoszenia tego ryzyka na Budżet Państwa w postaci zmniejszenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, poprzez zaliczenie w koszty poniesionych strat. Wyjątkiem będą tu jedynie nieprzewidywalne sytuacje, których uniknięcie było niemożliwe, pomimo podjęcia wszelkich koniecznych działań w celu ich zapobieżenia. (...)”.
Monika Kaniuk-Kostańczak
Konsultant
Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton