rada
W działalności budowlanej najbardziej wskazane jest prowadzenie ewidencji i rozliczanie kosztów według rodzajów i równocześnie według funkcji. Innym rozwiązaniem jest ewidencjonowanie i rozliczanie kosztów tylko według funkcji. Szczegóły ewidencji w uzasadnieniu.
uzasadnienie
Firmy usługowe, jak i produkcyjne z reguły realizują jednocześnie kilka zleceń. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio zaprojektować ewidencję operacji gospodarczych i odzwierciedlić rzeczywiste wyniki spółki w danym okresie.
Ewidencja i rozliczanie kosztów według rodzajów i jednocześnie według funkcji
Wiele firm stosuje ewidencję i rozliczanie kosztów jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5. Taki sposób ewidencji pozwala na uzyskanie większej ilości informacji. Polecany jest szczególnie spółkom, które chcą uzyskać z ksiąg szczegółowe informacje dotyczące np. kosztów związanych z poszczególnymi zleceniami.
Przykład
Spółka prowadzi ewidencję na kontach zespołu 4 i 5. W okresie sprawozdawczym dokonała następujących operacji:
1. Zakup materiałów od dostawcy (na podstawie faktur od dostawców) i przyjęcie do magazynu:
Wn "Materiały" 100 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 100 000
2. Bieżące księgowanie kosztów według rodzajów (na podstawie dowodów źródłowych) na łączną sumę 250 000 zł, w tym:
a) zużycie materiałów
Wn "Zużycie materiałów" 55 000
Ma "Materiały" 55 000
b) zużycie energii
Wn "Zużycie energii" 10 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 10 000
c) zakup usług obcych
Wn "Usługi obce" 35 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 35 000
d) ubezpieczenie biura
Wn "Ubezpieczenia" 10 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 10 000
e) naliczenie wynagrodzeń
Wn "Wynagrodzenia" 65 000
Ma "Rozrachunki z pracownikami" 65 000
f) naliczenie składek ZUS
Wn "Świadczenia na rzecz pracowników" 30 000
Ma "Rozrachunki publicznoprawne" 30 000
g) naliczenie amortyzacji
Wn "Amortyzacja" 30 000
Ma "Umorzenie" 30 000
h) poniesienie pozostałych kosztów operacyjnych
Wn "Pozostałe koszty" 15 000
Ma różne konta zespołu 0, 1, 2, 3 15 000
3. Przeniesienie kosztów działalności operacyjnej, tj. zaewidencjonowanych wcześniej kosztów na koncie 4, na konta w zespole 5 według funkcji i na konto 64:
a) koszty bezpośrednie dotyczące działalności usługowej (związane w wykonaniem zlecenia, tj. robocizna, materiały, koszty usług obcych, część kosztów pośrednich możliwa do przyporządkowania do danego zlecenia)
Wn "Koszty działalności usługowej" 180 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 180 000
b) koszty aktywowane przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze (ubezpieczenia itp.)
Wn "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 10 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 10 000
c) przeniesienie kosztów ogólnych dotyczących czynszu, energii, amortyzacji
Wn "Koszty ogólnego zarządu" 25 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 25 000
d) koszty ogólne, administracyjne
Wn "Koszty ogólnego zarządu" 35 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 35 000
4. Sprzedaż usług:
Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 300 000
Ma "Sprzedaż usług" 300 000
5. Przeksięgowania na koniec miesiąca:
a) koszt sprzedanych usług (rzeczywiste koszty wytworzenia) - przeniesienia tych kosztów dokonuje się po zakończeniu każdego miesiąca
Wn "Koszt własny sprzedanych usług" 140 000
Ma "Koszty działalności usługowej" 140 000
b) koszty działalności usługowej przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy
Wn "Rozliczenie kosztów" 140 000
Ma "Koszt własny sprzedanych usług" 140 000
c) koszty ogólnego zarządu
Wn "Rozliczenie kosztów" 60 000
Ma "Koszty ogólnego zarządu" 60 000
d) koszty aktywowane przypadające na bieżący okres sprawozdawczy
Wn "Rozliczenie kosztów" 2 000
Ma "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 2 000
6. Księgowanie kosztów na dzień kończący rok obrotowy w jednostkach sporządzających rachunek zysków i strat w postaci porównawczej - ustalenie wyniku finansowego:
Wn "Wynik finansowy" 250 000
Ma "Koszty rodzajowe" 250 000
7. Przeniesienie na wynik finansowy zmiany stanu produktów:
Wn "Rozliczenie kosztów" 48 000
Ma "Wynik finansowy" 48 000
8. Przeksięgowanie przychodów ze sprzedaży usług:
Wn "Sprzedaż usług" 300 000
Ma "Wynik finansowy" 300 000
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ewidencja i rozliczanie kosztów tylko według funkcji
Ewidencję kosztów tylko według funkcji mogą z powodzeniem stosować jednostki zajmujące się wyłącznie działalnością usługową, jak też jednostki, w których działalność usługowa jest prowadzona równolegle z innym rodzajem działalności gospodarczej (handlowej lub produkcyjnej).
W przypadku wyboru księgowania kosztów według funkcji ewidencjonuje się je jedynie na odpowiednich kontach zespołu 5 - gdy dotyczą danego okresu, a koszty kwalifikujące się do rozliczenia w czasie odnosi się w całości na konto "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".
Koszty rzeczywiste związane z wytworzeniem usług w danym miesiącu, zgrupowane na koncie "Koszty działalności usługowej", przenosi się po zakończeniu każdego miesiąca, jako koszt wytworzenia sprzedanych usług - najczęściej w całości - na obciążenie konta "Koszt sprzedanych usług":
Wn "Koszt sprzedanych usług",
Ma "Koszty działalności usługowej".
Jeśli firma świadczy usługi, a jednocześnie na koniec okresu sprawozdawczego występuje produkcja w toku, np. poniesienie kosztów zleceń sprzedanych w następnych okresach sprawozdawczych, to wówczas firma może wyceniać produkty w toku produkcji w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia bądź nie wyceniać ich w ogóle - jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki.
Koszty te na dzień bilansowy mogą pozostać na koncie "Koszty działalności usługowej" lub przenosi się je na konto "Produkty gotowe i półprodukty" (w analityce: "Usługi niezakończone"), natomiast na początek następnego roku obrotowego przeksięgowuje się je ponownie w ciężar konta "Koszty działalności usługowej".
Przychody ze sprzedaży usług, podobnie jak koszty związane z ich osiągnięciem, wykazuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału, księgując wszystkie osiągnięte (należne) przychody, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Uwaga!
Za moment sprzedaży usług uważa się datę odbioru przez usługobiorcę wykonanej usługi. Przy sprzedaży usług za gotówkę za moment sprzedaży przyjmuje się datę zainkasowania gotówki od klienta - z reguły w połączeniu z odbiorem wykonanej usługi.
Ewidencja i rozliczanie kosztów tylko według funkcji z zastosowaniem kont zespołu 5 może przebiegać w sposób następujący:
1. Księgowanie kosztów działalności usługowej dotyczących bieżącego okresu sprawozdawczego - w wielkościach wynikających bezpośrednio z dowodów źródłowych:
Wn "Koszty działalności usługowej",
Ma konta różne zespołu 0, 1, 2, 3.
2. Koszty rozliczane w czasie, przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze - według dowodów źródłowych:
Wn "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",
Ma konta różne zespołu 0, 1, 2, 3.
3. Koszty pośrednie - według dowodów źródłowych poniesione w ciągu bieżącego okresu sprawozdawczego (miesiąca):
Wn "Koszty działalności pomocniczej",
Ma konta różne zespołu 0, 1, 2, 3.
4. Koszty ogólne, administracji - według dowodów źródłowych - poniesione w danym miesiącu:
Wn "Koszty ogólne",
Ma konta różne zespołu 0, 1, 2, 3.
5. Koszty aktywowane - w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy, obciążające działalność usługową:
Wn "Koszty działalności usługowej",
Ma "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".
6. Koszty pośrednie - w części obciążającej działalność usługową:
Wn "Koszty działalności usługowej",
Ma "Koszty pośrednie".
7. Koszt wytworzenia sprzedanych usług za bieżący okres sprawozdawczy:
Wn "Koszt sprzedanych usług",
Ma "Koszty działalności usługowej" (po zakończeniu każdego miesiąca).
8. Przeniesienie kosztów na dzień kończący rok obrotowy:
a) koszty sprzedanych usług
Wn "Wynik finansowy",
Ma "Koszt sprzedanych usług";
b) koszty pośrednie
Wn "Wynik finansowy",
Ma "Koszty pośrednie";
c) koszty ogólne
Wn "Wynik finansowy",
Ma "Koszty ogólne".
Jeśli w zakładowym planie kont ustalono, że na koncie "Koszt sprzedanych usług" ustala się koszt własny sprzedaży usług, to koszty ogólne oraz pośrednie po zakończeniu każdego miesiąca przenosi się w ciężar konta "Koszt sprzedanych usług", zapisem:
Wn "Koszt sprzedanych usług",
Ma "Koszty ogólne", oraz "Koszty pośrednie".
Ewidencję przychodów ze sprzedaży usług prowadzi się na przeznaczonym do tego celu koncie "Sprzedaż usług" określonym w zakładowym planie kont firmy.
Konto to w ciągu roku może wykazywać wyłącznie saldo kredytowe, które wyraża wartość sprzedaży usług w cenach sprzedaży netto. Wielkość tej sprzedaży, ustaloną za dany rok obrotowy, na dzień bilansowy przenosi się na wynik finansowy zapisem:
Wn "Sprzedaż usług",
Ma "Wynik finansowy".
Spółka do prawidłowego rozliczenia kosztów działalności usługowej powinna zaprojektować odpowiednie opisanie dokumentów źródłowych. Umożliwia to przypisanie kosztów rodajowych do odpowieniej funkcji: zlecenia, koszty pośrednie, koszty ogólne. W ten sposób bez większych trudności będzie można zaewidencjonować koszty na kontach zespołu 5. Wtedy wystarczy zestawić zaewidencjonowane przychody i wyliczone w przedstawiony wyżej sposób koszty, a otrzymamy prawidłowe wyniki na działalności.
(Wadą tej metody jest to, że w informacji dodatkowej wymaga się przedstawienia kosztów w przekroju rodzajowym).
l art. 28, art. 34, art. 34a, art. 34b, art. 34c, art. 34d, art. 42 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
Joanna Gawrońska
biegły rewident