Zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:
- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości,
- należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,
- należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna,
- należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego,
- należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców.
Zgodnie z art. 35b ust. 3 tej ustawy należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość. Jednak ustawa o rachunkowości nie podaje definicji należności nieściągalnych. Dlatego moim zdaniem kierownik jednostki powinien przyjąć stosowane w jednostce zasady uznawania należności za nieściągalne.
Można się tu posiłkować ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, która w art. 16 ust. 2 pkt 1 uznaje za należności nieściągalne, m.in. te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana postanowieniem organu egzekucyjnego (komornika), z którego będzie wynikało, że umorzenie egzekucji nastąpiło ze względu na jego bezskuteczność. Przepisy nie określają, w którym dniu wierzytelność staje się nieściągalna. Nie może to nastąpić wcześniej niż z chwilą doręczenia właściwego postanowienia. Ponieważ jednak, na ww. postanowienie przysługuje zażalenie, najbezpieczniej byłoby uznać wierzytelność za nieściągalną w dacie uprawomocnienia się tego postanowienia.
Należy zwrócić również uwagę na fakt, iż zgodnie z art. 145 kodeksu postępowania administracyjnego w przypadku, gdy np. wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji, nieznane organowi, który wydał postanowienie, można żądać wznowienia postępowania. Dlatego moim zdaniem, kierując się zasadą ostrożności, samo otrzymanie postanowienia o umorzeniu wobec stwierdzenia bezskuteczności egzekucji nie powinno stanowić podstawy do rozwiązania odpisu aktualizującego - kierownik jednostki na podstawie otrzymanego postanowienia oraz posiadanych dodatkowych informacji w każdym przypadku powinien podejmować decyzję o uznaniu należności za nieściągalną oraz o ewentualnym umorzeniu tej należności. Podjęcie takiej decyzji będzie podstawą odpisania tej należności w ciężar dokonanego uprzednio odpisu aktualizującego jej wartość w księgach rachunkowych jednostki.
- Art. 35b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
- Art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
- Art. 145 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
JADWIGA KUDŁACIK
biegły rewident i audytor wewnętrzny, menedżer Działu Audytu, Grupa Gomułka - Audyt