Wprowadzenie tych formatów spowodowało odejście od powszechnych standardów (MT940), teraz każdy bank tworzy format pliku według własnego systemu. Żeby nadążyć za tymi zmianami systemy ERP posiadające moduł Kasa i Bank muszą posiadać rozbudowaną konfigurację wczytywania wyciągów bankowych. Zazwyczaj polega to na zdefiniowaniu każdego pola z danego formatu i określeniu jakie informacje mają być odczytane. Bardziej zaawansowane programy pozwalają na określenie tych pól za pomocą wyrażeń regularnych. Rozwiązanie takie umożliwi skonfigurowanie modułu tak, żeby umiał wczytywać dowolne formaty kwot typu tysiące rozdzielone kropką, spacją lub nierozdzielone.
Skojarzenie przelewu z dokumentem
Cenną funkcjonalnością ułatwiającą wprowadzanie wyciągów bankowych jest kojarzenie przelewu z dokumentem. Zastosowane algorytmy wyszukują kontrahenta po nazwie lub numerze konta bankowego, a następnie sprawdza dokument za który został zrobiony przelew. Szukanie odbywa się poprzez analizę opisu przelewu oraz dopasowywanie kwot dokumentów. Tylko w przypadku jednoznacznego skojarzenia przelewu z dokumentem system odnajdzie wymagany dokument. Dzięki automatyzacji funkcjonalność ta bardzo ułatwia pracę, ponieważ rola osoby wprowadzającej wyciągi bankowe ogranicza się do zweryfikowania wybranych dokumentów z opisem przelewu oraz do uzupełnienia braków tj, niepowiązanych dokumentów.
Automatyczne wykonanie wielu przelewów
Podobne systemy ERP z modułem Kasa i Bank posiadają możliwość eksportu paczki przelewów do systemu bankowego w celu wykonania automatycznie wielu przelewów. Z programu księgowego wybierane są poprzez zaznaczenie dokumenty, które mają zostać opłacone. Przy każdym dokumencie jest określane czy ma być on opłacony w całości bądź w części. Jeżeli stan banku jest aktualizowany na bieżąco w programie księgowym, wtedy można również używając specjalnej funkcji sprawdzić, czy w banku znajduje się wystarczająco dużo pieniędzy, żeby opłacić zaznaczone dokumenty.
Zapraszamy do dyskusji na forum
Dzięki funkcjom automatycznego importu wyciągów bankowych oraz eksportu paczki przelewu w module Kasa i Bank używanym z programu księgowego możliwe jest zaoszczędzenie czasu na czynności które mogą być wykonane automatycznie.