Zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, m.in. w odniesieniu do:
• należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,
• należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności.
Szczególne zasady rachunkowości jednostek budżetowych zabraniają jednak dokonywać odpisów aktualizujących w odniesieniu do należności stanowiących dochody budżetowe. Warto jednak wspomnieć, że w ustawie z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (art. 42 ust. 1) wskazane jest, że należności pieniężne, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej, przypadające państwowym jednostkom budżetowym, mogą być umarzane w całości lub części, w przypadku ich całkowitej nieściągalności, jeżeli zachodzi jedna z następujących przesłanek:
1) dłużnik - osoba fizyczna - zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej wysokość 6000 zł,
2) dłużnik - osoba prawna - został wykreślony z właściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku majątku, z którego można by egzekwować należność, a odpowiedzialność z tytułu należności nie przechodzi z mocy prawa na osoby trzecie,
3) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej należności lub postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne,
4) jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej uległa likwidacji.
Do umarzania należności przypadających państwowym jednostkom budżetowym uprawniony jest kierownik państwowej jednostki budżetowej - pod warunkiem że wartość należności głównej nie przekracza kwoty 40 000 zł.
Natomiast do umarzania należności Skarbu Państwa o charakterze cywilnoprawnym, wynikających ze stosunków prawnych, w zakresie których właściwy jest minister właściwy do spraw Skarbu Państwa - uprawniony jest ten minister.
Jeżeli wartość należności głównej jest wyższa od kwoty 40 000 zł oraz w odniesieniu do należności przypadającej państwowym funduszom celowym bez względu na jej wysokość, do umarzania uprawniony jest wyłącznie dysponent części budżetowej.
Organy uprawnione do umarzania należności głównej mogą także umarzać odsetki od tych należności bez względu na ich wysokość.
Umorzenie należności następuje:
• w odniesieniu do należności o charakterze administracyjno-prawnym - na podstawie decyzji uprawnionego organu,
• w odniesieniu do należności o charakterze cywilnoprawnym - na podstawie przepisów prawa cywilnego w formie pisemnej.
Po uzyskaniu informacji o postawieniu dłużnika w stan upadłości jednostka może rozpocząć procedurę umarzania nieściągalnej należności. W takiej sytuacji w księgach rachunkowych należy dokonać następujących księgowań przedstawionych na schemacie.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawy prawne
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)
• Ustawa z 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz.U. Nr 60, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119)
• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020)