ALICJA SUDÓŁ
Sposobem rozliczenia kosztów działalności danej jednostki w czasie jest rozliczenie międzyokresowe kosztów z zachowaniem zasady ich współmierności. Zgodnie z tą zasadą, koszty powinny być ujęte w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym, co osiągnięte przychody. Należy wyłączyć je z rozliczenia i ująć w ewidencji na koncie 640 - „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” właśnie jako koszt przyszłego okresu.
Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury z serwisem internetowym
Rozróżniamy dwa rodzaje rozliczeń międzyokresowych kosztów:
1) czynne,
2) bierne.
ZAPAMIĘTAJ!
Odpisów rozliczeń dokonuje się proporcjonalnie do upływu czasu, wielkości wykonywanych zadań, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny.
Rozliczenia międzyokresowe czynne
Czynnych rozliczeń dokonuje się wówczas, gdy wydatki lub zużycie składników majątkowych dotyczą miesięcy następujących po miesiącu, w którym zostały poniesione. Dlatego też nie powinny one obciążać wyłącznie okresu bieżącego.
Przykładem czynnych rozliczeń może być:
• usługa najmu lokalu - czynsz zapłacony z góry za rok,
• ubezpieczenia majątkowe płatne za następny rok z góry,
• prenumerata czasopism, publikatorów aktów prawnych, np. dzienników ustaw, monitorów, za które wydatek ponosi się np. w końcu roku 2007 a dotyczy on roku 2008,
• roczny odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• koszty finansowe, np. z tytułu pozyskania pożyczek i kredytów.
Obciążają one stronę debetową konta 640 w korespondencji z kontem 490 - „Rozliczenie kosztów”. Natomiast jeśli w czasie rozlicza się koszty finansowe, to księguje się je bezpośrednio na koncie 640 w korespondencji z kontami zespołu 0, 1, i 2, pomijając konto 490. Ten rodzaj czynnych rozliczeń występuje w jednostkach budżetowych. Jednak należy podkreślić, że jednostka budżetowa charakteryzuje się takimi elementami, jak:
1) nie prowadzi działalności dochodowej,
2) wynik finansowy ustalany jest raz w roku (na koniec roku),
3) nie jest płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych,
4) nie ustala, nie kalkuluje kosztu usługi, produktu, wyrobu,
5) podstawowa sprawozdawczość w trakcie roku budżetowego sporządzana jest do wydatków i dochodów budżetowych,
6) koszty (w całości) odnoszone są na wynik finansowy dopiero na koniec roku,
7) często koszty te są nieistotne co do wielkości wyniku lub występując z tego samego tytułu, przechodzą z roku na rok w zbliżonej wartości, np. abonament usług telekomunikacyjnych.
Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry
Dlatego nie ma znaczenia rozliczanie międzyokresowe kosztów w jednostkach budżetowych. Stąd w ich księgowości nie jest obowiązkowe stosowanie kont 490 i 640, a ewidencja kosztów odbywa się na koncie 400 - „Koszty według rodzajów”, które pod datą 31 grudnia każdego roku przeksięgowuje się na konto 860 - „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”. Natomiast rozliczanie kosztów w czasie ma istotne znaczenie w zakładach budżetowych i gospodarstwach pomocniczych jednostek budżetowych.
Rozliczenia międzyokresowe bierne
Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów to są rezerwy na wydatki przyszłych okresów, którymi obciąża się koszty bieżącego okresu.
Zgodnie z art. 39 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dotyczą one:
• świadczeń ściśle oznaczonych wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,
• obowiązku wykonania przyszłych świadczeń wobec osób nieznanych.
Warunkiem jest, że kwotę tych świadczeń można oszacować, pomimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku. W związku z tym tworzymy rezerwy na koszty przyszłych okresów.
Rozliczenia międzyokresowe w bilansie
Bierne rozliczania międzyokresowe kosztów w bilansie występują po stronie pasywów, wykazują saldo kredytowe.
Zaliczyć można do nich np.:
• naprawy gwarancyjne, na udzielone gwarancje przewyższające rok lub dłużej,
• wynagrodzenie wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne pracowników produkcyjnych, które są należne za urlop przysługujący za dany rok,
• koszty planowanych większych remontów,
• koszty zakupu materiałów.
W zakładach budżetowych i gospodarstwach pomocniczych, w których świadczy się usługi odpłatnie lub prowadzi działalność wytwórczą, ustala się wysokość kosztów poniesionych w danym okresie sprawozdawczym w powiązaniu z kosztem wytworzenia produktu czy usługi skalkulowanym w danym okresie. Dlatego w tych jednostkach konieczne jest funkcjonowanie konta 640 w korespondencji z kontami zespołu 5 dla biernych rozliczeń.
W bilansie saldo Wn konta 640 powinno być wykazane w poz. B.V. „Rozliczenia międzyokresowe” po stronie aktywów, natomiast saldo Ma należy ująć w pasywach w poz. E.II. „Inne rozliczenia międzyokresowe”.
ZAPAMIĘTAJ!
Dokumentem księgowym służącym do przeksięgowania rozliczeń międzyokresowych jest PK - polecenie księgowania.
Konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
Do konta 640 prowadzi się ewidencję analityczną, na podstawie której można określić między innymi:
• wartość kosztów czynnych i biernych,
• wysokość pozyskania pożyczek i kredytów,
• wysokość zakupu materiałów pozostających w magazynie a podlegających rozliczeniu w czasie,
• tytuły rezerw i kosztów.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Konto 640 na koniec roku może wykazywać dwa salda:
1) saldo strony Wn (debetowe) - określające stan kosztów przyszłych okresów,
2) saldo strony Ma (kredytowe) - oznaczające stan rezerw na wydatki przyszłych okresów.
Podstawy prawne
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)
• Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)