Dokonanie wyżej wskazanej kontroli udowodnione jest złożeniem przez głównego księgowego na dokumentach dotyczących kontrolowanej operacji. Złożenie takiego podpisu oznacza, iż główny księgowy nie znajduje zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji. Aby pełnić obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych należy przede wszystkim otrzymać status pracownika danej jednostki.
Ponadto ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) stawia wymagania jakie muszą spełnić kandydaci na stanowisko głównego księgowego w jednostkach sektora finansów publicznych.
Przepis art. 54 ust. 2 wyżej wskazanej ustawy stanowi, iż o powyższe stanowisko mogą się starać osoby, które:
1) mają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,
2) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystają z pełni praw publicznych,
3) nie były prawomocnie skazane za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe,
4) posiadają znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego,
5) ponadto spełniają jeden z poniższych warunków:
a) ukończyły ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiadają co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,
b) ukończyły średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiadają co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,
c) są wpisane do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,
d) posiadają certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.
Na głównym księgowym jednostek budżetowych spoczywa odpowiedzialność:
- za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości z tytułu nadzoru, nawet jeśli poszczególne obowiązki zostały powierzone innej osobie za jej zgodę ( wymóg formy pisemnej),
- zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych kierownik jednostki odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania,
- zgodnie z art. 4 i 4a ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013r. Nr 168) odpowiada za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.