Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 ust. 1 pkt 4 oraz art. 23 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej: uor):
• datę dokonania operacji gospodarczej,
• a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.
Natomiast zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
• datę dokonania operacji gospodarczej,
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji i datę zapisu.
Słowniczek
Operacje gospodarcze są to takie zdarzenia gospodarcze, które powodują zmiany w majątku danej jednostki gospodarczej i podlegają obowiązkowi ewidencjonowania w księgach rachunkowych tej jednostki, np.:
• zakup materiałów lub usług za gotówkę,
• zakup materiałów z odroczonym terminem płatności,
• wypłata wynagrodzeń pracownikom,
• zaciągnięcie kredytu, spłata kredytu,
• udzielenie pożyczki,
• przyjęcie na stan środka trwałego po zakończeniu jego budowy,
• sprzedaż towarów, usług, środków trwałych itp.
Fakt dokonania operacji gospodarczej jest potwierdzany dokumentem (dowodem) księgowym, który jest podstawą dokonania zapisu w księgach rachunkowych.
Jeśli chodzi o daty, to zgodnie z cytowanymi przepisami uor dokument (dowód) księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.
Przykład
1. Faktura potwierdzająca operację gospodarczą sprzedaży 12 lipca 2008 r. materiałów biurowych za gotówkę, wystawiona również 12 lipca 2008 r., będzie miała identyczne daty dokonania operacji gospodarczej i sporządzenia dowodu, czyli 12 lipca 2008 r.
2. Faktura potwierdzająca operację gospodarczą, polegającą na świadczeniu publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych za pomocą publicznej sieci telekomunikacyjnej w okresie od 1 do 30 czerwca 2008 r., wystawiona 9 lipca 2008 r., będzie miała daty dokonania operacji gospodarczej w okresie od 1 do 30 czerwca 2008 r. i datę sporządzenia dowodu - 9 lipca 2008 r.
Przy wprowadzaniu do ksiąg rachunkowych zapisów na podstawie tych faktur odnotujemy w nich co najmniej następujące daty:
• datę dokonania operacji gospodarczej,
• datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
• datę dokonania zapisu.
W naszych przykładach:
ad 1 - data dokonania operacji gospodarczej i data dowodu księgowego jest identyczna - 12 lipca 2008 r.,
ad 2 - data dokonania operacji gospodarczej - od 1 do 30 czerwca 2008 r., data wystawienia dowodu księgowego - 9 lipca 2008 r.,
w obu przypadkach powinna zostać utrwalona w księgach jeszcze data wprowadzenia zapisów do ksiąg rachunkowych.
Jeśli chodzi o terminy wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych, to jednostki obowiązują zasady określone w przepisach uor (patrz tabela).
Tabela. Ustawowe uregulowania odnośnie do terminowości prowadzenia ksiąg rachunkowych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawy prawne
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 115, poz. 781; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 16, poz. 100)