Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sposób dokonywania zapisów w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego określa ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 uor).
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Do dowodów źródłowych należą dowody wymienione w tabeli.
Tabela. Rodzaje dowodów źródłowych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być także (art. 20 ust. 3 uor) sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione (np. wyciąg bankowy),
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Kierownik jednostki może też zezwolić na udokumentowanie pewnych operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji, ale tylko w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, i sytuacja ta nie może dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Dla jednostek prowadzących księgi rachunkowe z wykorzystaniem programów komputerowych istotny jest art. 20 ust. 5 uor, który określa, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Wymogi stawiane dowodom księgowym określa art. 21 ust. 1 uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Można jednak, zgodnie z art. 21 ust. 1a uor, zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, wymienionych w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Jednostka może zatemnie zamieszczać sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji) na każdym dowodzie, jeśli stosuje pewne techniki dokumentowania zapisów księgowych albo jeśli wynika to z innych przepisów, np. zasad (polityki) rachunkowości wprowadzonych do stosowania przez kierownika jednostki.
Niemniej jednak stosowany w jednostce system komputerowy musi w identyfikowalny sposób wskazywać wprowadzoną dekretację, a w celu uzyskania informacji o dokonanym w systemie komputerowym zapisie (dekretacji) należy na każdym dowodzie wprowadzić numer nadany przez system komputerowy.
W przypadku stosowania polecenia księgowania w dopuszczalnej formie wydruku z programu księgowego powinien być on podpisany przez osobę odpowiedzialną za ujęcie dowodów (z jednoczesną ich dekretacją) w księgach rachunkowych prowadzonych z użyciem komputera.
Przyjęty w jednostce sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych - jego dekretację (art. 21. ust. 1 pkt 6) lub zaniechanie umieszczania na dowodzie danych wymienionych w art. 21 ust. 1a uor, tj.:
• podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania
powinien być określony w ustalonych dla tej jednostki zasadach (polityce) rachunkowości.
PRZYKŁADOWA STRUKTURA KONT ANALITYCZNYCH W JEDNOSTCE SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
Konto 011 - „Środki trwałe”
Konto służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością urzędu. Ewidencję analityczną prowadzi się z podziałem na grupy zgodne z klasyfikacją rodzajową środków trwałych zatwierdzoną przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
Struktura konta analitycznego przedstawia się następująco:
• 3 znaki - nazwa konta,
• 2 znaki - grupa KŚT środka trwałego,
• 2 znaki - oznaczenie właściciela składnika majątku:
• 01 - Gmina,
• 03 - Skarb Państwa,
• 04 - Powiat.
Podstawa prawna
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056)