Zasady podziału składników majątkowych na zbędne i zużyte w państwowych jednostkach budżetowych określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym.
Do zbędnych składników majątku ruchomego zalicza się te, które:
• nie są i nie będą mogły być wykorzystane w realizacji zadań związanych z działalnością jednostki, lub
• nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny, a ich naprawa byłaby nieopłacalna, lub
• nie nadają się do współpracy ze sprzętem używanym w jednostce, a ich przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione.
Z treści postawionego pytania można wysnuć wniosek, że opisane składniki majątku do kategorii zbędnych zaliczyła komisja powołana do oceny ich przydatności. Jednocześnie komisja zaproponowała zagospodarowanie zbędnych środków trwałych poprzez ich nieodpłatne przekazanie. Tak więc podobnie jak w sytuacji w jednostce opisanej w „Rachunkowości Budżetowej” nr 1/2009 przy omawianiu likwidacji środka trwałego uznanego za zbędny - opinia sporządzona przez komisję nie jest dokumentem stanowiącym podstawę dokonania jakichkolwiek zmian w ewidencji składników majątkowych jednostki. Decyzję o tym, czy środki trwałe nie będą wykorzystywane w dalszej działalności jednostki, podejmuje jej kierownik. W decyzji tej należy określić powód uznania środka trwałego za zbędny dla jednostki oraz wskazać sposób jego zagospodarowania. Jeśli zatem decyzja taka zapadnie, jest ona równoznaczna z postawieniem środka trwałego w stan likwidacji, co oznacza jego wycofanie z używania i stanowi podstawę wyksięgowania jego wartości początkowej oraz dotychczas naliczonego umorzenia z ewidencji bilansowej środków trwałych. Następnie - postawiony w stan likwidacji składnik majątku - utrzymuje się w ewidencji pozabilansowej (dla celów kontrolnych) do momentu w tym konkretnym przypadku jego fizycznego nieodpłatnego przekazania.
Stan i wartość posiadanych środków trwałych ulegają zmianom powodującym ich zwiększenie i zmniejszenie. W jednostkach sektora finansów publicznych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zmiany w stanie środków trwałych ewidencjonuje się następująco:
1) zwiększenia - na stronie Wn kont 011 i 013:
• przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych,
• przychody środków trwałych nowo ujawnionych,
• nieodpłatne przyjęcie środków trwałych,
• zwiększenie wartości początkowej środków trwałych dokonane na skutek aktualizacji ich wyceny;
2) zmniejszenia - na stronie Ma kont 011 i 013:
• wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania,
• ujawnienie niedoborów środków trwałych,
• zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.
Podstawy prawne
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1343)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz.U. Nr 191, poz. 1957)