Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości powinna zawierać m.in. zasady dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości w art. 10 ust. 1 pkt 3 określa następujące rodzaje dokumentów, które opisują sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w danej jednostce:
1) zakładowy plan kont,
2) wykaz ksiąg rachunkowych,
3) opis systemu przetwarzania danych.
Zakładowy plan kont jest dokumentem ustalającym:
• wykaz kont księgi głównej,
• przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
• zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą - w tym także określone w MSR - zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych (art. 3 ust. 11 uor).
Zakładowy plan kont, jako jeden z podstawowych dokumentów opisujących zasady (politykę) rachunkowości, zawiera normy zapewniające prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych jednostki. W miarę rozwoju działalności jednostki non profit może jednak wystąpić potrzeba aktualizacji lub zmiany stosowanego w tej jednostce planu kont.
Jednostki niebędące spółkami handlowymi - jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej (w szczególności: stowarzyszenia, związki zawodowe, organizacje pracodawców, izby gospodarcze, fundacje, organizacje dobroczynności i opieki społecznej, przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych) - sporządzają roczne sprawozdanie finansowe według rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. Przepisy rozporządzenia informują o zakresie informacji potrzebnych do sporządzenia poszczególnych składników sprawozdania finansowego. Aby osiągnąć wymaganą jakość sprawozdania finansowego, ważne jest ustalenie odpowiednich zasad (polityki) rachunkowości, tj. ustalenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz metod ustalania wyniku finansowego, a także opracowanie zakładowego planu kont.
Ustalając wykaz kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych w zakładowym planie kont, należy kierować się pozycjami bilansu oraz rachunku wyników określonymi w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia oraz danymi z informacji dodatkowej.
Zasady klasyfikacji przychodów z działalności statutowej oraz kosztów realizacji zadań statutowych należy ustalać zgodnie z § 2 rozporządzenia.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład
Fundacja SZANSA, zajmująca się promocją zatrudnienia i aktywizacją zawodową osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z pracy, do ewidencji kosztów działalności i strat przyjęła w zakładowym planie kont następujące konta księgi głównej oraz konta analityczne:
Koszty administracyjne jednostki
400 Amortyzacja
400-1 Amortyzacja środków trwałych
400-2 Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych
410 Zużycie materiałów i energii
420 Usługi obce
430 Wynagrodzenia
440 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
440-1 Składki z tytułu ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń zdrowotnych, FP, FGŚP
440-2 Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
440-3 Dopłaty do szkoleń pracowników
440-4 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników
450 Podatki i opłaty
460 Pozostałe koszty rodzajowe
722 Koszty realizacji zadań statutowych
752 Koszty finansowe
752-1 Odsetki
752-2 Koszty zbycia inwestycji
752-3 Aktualizacja wartości inwestycji
752-4 Inne koszty finansowe
762 Pozostałe koszty operacyjne
762-1 Koszty sprzedanych niefinansowych aktywów trwałych
762-2 Aktualizacja wartości aktywów niefinansowych
762-3 Inne koszty operacyjne
772 Straty nadzwyczajne
UWAGA!
Jeżeli jednostka non profit podejmie działalność gospodarczą w ciągu roku obrotowego, to z dniem podjęcia tej działalności stosuje przepisy ustawy o rachunkowości odnoszące się do jednostek prowadzących działalność gospodarczą.
Jeżeli jednostka non profit podejmie działalność gospodarczą, kierownik jednostki ma obowiązek zaktualizować dotychczasową dokumentację zasad (polityki) rachunkowości - w tym zakładowy plan kont. Przepisy ustawy o rachunkowości odnoszące się do sporządzania sprawozdań finansowych wymagają prezentacji bardziej szczegółowych danych przedstawiających sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki (w porównaniu z przepisami rozporządzenia z 15 listopada 2001 r.).
Aktualizując wykaz kont księgi głównej oraz wykaz kont ksiąg pomocniczych, jednostka powinna zwrócić szczególną uwagę na zakres informacji, jaki będzie prezentować w sprawozdaniu finansowym. W związku z rozpoczęciem działalności gospodarczej przez jednostkę non profit oraz przejściem z prowadzenia rachunkowości według rozporządzenia na przepisy ustawy o rachunkowości - w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostka aktualizuje głównie metody ustalania wyniku finansowego oraz zasady ewidencji przychodów i kosztów działalności.
Aktualizację dotychczasowej dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości - w tym zakładowego planu kont - można przeprowadzić w formie zastosowania aneksu lub połączyć dotychczasowe zasady z nowymi zasadami w formie jednolitego tekstu.
Przykład
Stowarzyszenie INTEGRACJA, prowadzące działalność wspomagającą rozwój gospodarczy - w tym rozwój przedsiębiorczości, w lipcu 2008 r. rozpoczęło prowadzenie działalności gospodarczej (produkcyjnej oraz handlowej). Stowarzyszenie podjęło działalność gospodarczą w ciągu roku obrotowego i z dniem podjęcia tej działalności jest zobowiązane stosować przepisy ustawy o rachunkowości odnoszące się do jednostek prowadzących działalność gospodarczą. W związku z tym Stowarzyszenie dokonało aktualizacji przyjętej polityki rachunkowości.
W zakładowym planie kont uzupełniono: wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
1. W wykazie kont księgi głównej, w Zespole 7 - Przychody i koszty ich osiągnięcia, zostały wprowadzone następujące konta:
701 Przychody ze sprzedaży produktów
706 Koszt wytworzenia sprzedanych produktów
731 Przychody ze sprzedaży towarów
732 Wartość sprzedanych towarów
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
2. Ustalono zasady klasyfikacji zdarzeń dotyczące przychodów i kosztów działalności gospodarczej, a także uzupełniono zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej:
Konto 701 „Przychody ze sprzedaży produktów”
Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i operacji gospodarczych
Konto 701 „Przychody ze sprzedaży produktów” przeznaczone jest do ewidencji przychodów ze sprzedaży produktów, na które składają się:
• wyroby gotowe,
• półprodukty,
• wykonane roboty i usługi przemysłowe, w tym usługi długoterminowe (także budowlane).
Przychody ze sprzedaży na rzecz odbiorców krajowych i zagranicznych są rejestrowane w cenach sprzedaży netto (bez podatku VAT).
Saldo Ma konta 701 wyraża wartość przychodów netto ze sprzedaży (bez podatku VAT) od początku roku.
Typowe zapisy na stronie Wn konta 701 „Przychody ze sprzedaży produktów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Typowe zapisy na stronie Ma konta 701 „Przychody ze sprzedaży produktów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Księgi pomocnicze do konta 701 „Przychody ze sprzedaży produktów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Konto 706 „Koszt własny sprzedanych produktów”
Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i operacji gospodarczych
Konto 706 „Koszt własny sprzedaży produktów” jest przeznaczone do ewidencji kosztu wytworzenia sprzedanych produktów.
Saldo Wn konta 706 oznacza wartość sprzedanych produktów w rzeczywistym koszcie wytworzenia.
Typowe zapisy na stronie Wn konta 706 „Koszt własny sprzedanych produktów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Typowe zapisy na stronie Ma konta 706 „Koszt własny sprzedanych produktów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Księgi pomocnicze do konta 706 „Koszt własny sprzedanych produktów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Konto 731 „Przychody ze sprzedaży towarów”
Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i operacji gospodarczych
Konto 731 „Przychody ze sprzedaży towarów” przeznaczone jest do ewidencji przychodów ze sprzedaży towarów w cenach sprzedaży netto - bez należnego VAT, na podstawie faktur VAT oraz wydruków z kas fiskalnych.
Saldo Ma konta 731 oznacza wartość sprzedaży przychodów netto od początku roku.
Typowe zapisy na stronie Wn konta 731 „Przychody ze sprzedaży towarów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Typowe zapisy na stronie Ma konta 731 „Przychody ze sprzedaży towarów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Księgi pomocnicze do konta 731 „Przychody ze sprzedaży towarów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Konto 732 „Wartość sprzedanych towarów”
Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i operacji gospodarczych
Konto 732 „Wartość sprzedanych towarów” służy do ewidencji wartości sprzedanych towarów handlowych w cenach zakupu (nabycia) po uwzględnieniu odchyleń od cen ewidencyjnych.
Saldo Wn konta 732 oznacza wartość sprzedanych towarów według cen zakupu (nabycia) od początku roku.
Typowe zapisy na stronie Wn konta 732 „Wartość sprzedanych towarów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Typowe zapisy na stronie Ma konta 732 „Wartość sprzedanych towarów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Księgi pomocnicze do konta 732 „Wartość sprzedanych towarów”
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawy prawne:
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056
• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117