Jak rozliczyć zakupy służbowe opłacone prywatnymi pieniędzmi pracownika

Marianna Sobolewska
rozwiń więcej
inforCMS
Często zdarza się sytuacja, że pracownik dokonuje zakupów służbowych na potrzeby działalności jednostki za swoje własne pieniądze. Następnie po przedłożeniu w księgowości faktur zakupu (wystawionych na organizację) otrzymuje zwrot poniesionych wydatków. Wypisuje się wtedy dokument - Kasa wypłaci (KW) i pracownik kwituje, że otrzymał gotówkę za zrobione zakupy.

Zakupy służbowe opłacone prywatnymi pieniędzmi pracownika należy tak księgować, aby posiadać szczegółowe informacje - kto dokonał takich zakupów, na jaką kwotę i w jakiej firmie zostały one dokonane.

Autopromocja

Rozliczanie się z pracownikiem z poniesionych przez niego wydatków na potrzeby jednostki obrazuje przykład.

Przykład

Pracownik fundacji DROGA zakupił za własne pieniądze materiały biurowe na kwotę netto 500 zł + VAT 22%, które są zużywane w administracji jednostki.

Poniesione wydatki zostały zwrócone po dostarczeniu faktury do księgowości.

Operacje:

1. Faktura VAT za zakupione materiały:

a) wartość brutto: 610 zł

Ma konto 201 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: imienne konto dostawcy)

b) VAT naliczony: 110 zł

Wn konto 221 „Rozliczenie naliczonego VAT”

c) wartość netto: 500 zł

Wn konto 410 „Zużycie materiałów i energii” (w analityce: materiały biurowe)

d) Rozliczenie kosztów: 500 zł

Wn konto 550 „Koszty ogólne (zarządu)”

Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”

2. Uznanie zobowiązania wobec pracownika - faktura VAT: 610 zł

Wn konto 201 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: imienne konto dostawcy)

Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika)

3. Zwrot wydatków pracownikowi jednostki - Kasa wypłaci (KW): 610 zł

Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika)

Ma konto 100 „Kasa”

Na wniosek pracownika można wypłacić zaliczkę w postaci gotówki na zakup materiałów lub usług. Wtedy pracownik nie musi angażować własnych środków pieniężnych na potrzeby działalności jednostki, w której pracuje.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

 

Księgowość
Dostałeś rabat i wystawiłeś fakturę korygującą? To błąd. I może mieć poważne konsekwencje na gruncie VAT
30 kwi 2024

Dostałeś rabat i wystawiłeś fakturę korygującą? To błąd. W przypadku rabatu pośredniego kluczowe znaczenie ma okoliczność, że między podatnikiem przekazującym środki pieniężne a podmiotem będącym beneficjentem rabatu pośredniego nie miała miejsca żadna transakcja, którą można byłoby skorygować.

Automatyczna akceptacja PIT. Wgląd w deklaracje i korekta nie będą możliwe przez kilka dni
30 kwi 2024

Automatyczna akceptacja zeznań podatkowych PIT w usłudze Twój e-PIT nastąpi po 30 kwietnia i potrwa przez pierwsze dni maja. Podczas trwania tego procesu usługa nie będzie dostępna, a więc przez kilka dni nie będzie można sprawdzić złożonej już deklaracji PIT, ani złożyć korekty zeznania rocznego. Na czym dokładnie polega ten proces?

Windykacja na własną rękę – jakie są plusy i minusy po stronie przedsiębiorcy?
30 kwi 2024

Proces windykacji można przeprowadzić na kilka sposobów. Czy jednak warto prowadzić windykację w przedsiębiorstwie na własną rękę? Jakie są plusy i minusy takiego działania?

Odroczenie KSeF. Decyzja słuszna, choć budzi wątpliwości w kontekście interesu przedsiębiorców
30 kwi 2024

Decyzja o przesunięciu KSeF jest słuszna, natomiast tak długie odroczenie może budzić wątpliwości w kontekście interesu przedsiębiorców - zauważa ekspert podatkowy Adam Mariański. Zdaniem prawnika wielu przedsiębiorców jest już gotowych do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur.

To już ostatni dzwonek. Dzisiaj upływa termin na rozliczenie PIT
30 kwi 2024

We wtorek, 30 kwietnia, mija termin na rozliczenie PIT za rok 2023. Możliwe jest złożenie zeznania drogą elektroniczną lub papierową, które można dostarczyć do Urzędu Skarbowego lub wysłać pocztą.

Zarobki kierowców zawodowych w Polsce. Najczęściej przynajmniej 8 tys. zł brutto. Ale nie wszyscy tyle dostają. Od czego zależy pensja kierowcy?
29 kwi 2024

Ile zarabiają zawodowi kierowcy w Polsce? W 2023 roku w branży TSL nastąpiły istotne zmiany w ustalaniu wynagrodzeń dla kierowców. Wzrost płacy wraz z nowymi przepisami dotyczącymi delegowania pracowników, wpłynęły na rozliczanie płac, szczególnie kierowców działających za granicą. Te zmiany bezpośrednio wpłynęły na budżety firm transportowych, zmuszając je do uwzględnienia większych kosztów wynagrodzeń kierowców. Jednocześnie stanowią korzystną zmianę dla kierowców, poprawiając ich elastyczność finansową i warunki pracy.

BPO: kto i jak może skorzystać na outsourcingu procesów biznesowych. Co najmniej 20% oszczędności dla większych firm
29 kwi 2024

Usługi centrów BPO (Business Process Outsourcing) są efektywnym narzędziem dla firm. Umożliwiają redukcję kosztów i szybszy rozwój. Dlatego są popularne wśród międzynarodowych firm. Ich skala była jednak za duża dla polskich średnich i dużych firm – od niedawna powstają jednak rozwiązania dopasowane do ich potrzeb.

Obowiązkowy KSeF od lutego 2026 r. Co będzie zawierała ustawa zmieniająca?
29 kwi 2024

Obowiązkowy KSeF dla firm wejdzie w życie od 2026 roku. Ukazał się projekt ustawy zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który przewiduje zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur. Nową datę wejścia w życie obligatoryjnego KSeF określa się na dzień 1 lutego 2026 r.

ZUS: Niepełnosprawni przedsiębiorcy mogą w 2024 r. obniżyć roczną składkę zdrowotną. Jak to zrobić? Jakie warunki?
29 kwi 2024

ZUS informuje, że od rozliczenia rocznego za rok 2023, osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne na poniższych zasadach.

Remont domu jednorodzinnego, w którym jest prowadzona działalność gospodarcza. Jaka stawka VAT - 8%, czy 23%?
29 kwi 2024

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będzie wykorzystywał część domu, w którym mieszka, do prowadzenia biura. W całym domu o powierzchni 140 m2 jest wymieniana podłoga. Usługodawca chce wystawić fakturę z 8% VAT na osobę fizyczną. Natomiast podatnik, wykorzystujący część domu do prowadzenia działalności, chciałby rozliczyć koszty montażu oraz zakupu tej podłogi w kosztach firmy. Czy w związku z tym usługodawca może wystawić fakturę na podatnika VAT według stawki VAT 8%? Czy też ma obowiązek zastosować podstawową stawkę VAT 23%?

pokaż więcej
Proszę czekać...