Krąg podmiotów zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych ze swojej działalności, jak i obowiązujące w związku z tym terminy określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, ze zm.). Rozporządzeniem z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. 2020, poz. 570) Minister Finansów, z uwagi na panującą epidemię COVID-19, dokonał przesunięcia wskazanych w ustawie terminów. Ministerstwo Finansów wyszło z założenia, że przedsiębiorcy i kierownicy innych zobowiązanych do sprawozdawczości jednostek mają w czasie pandemii większe zmartwienia na głowie. Stąd też w celu umożliwienia prawidłowej realizacji tych obowiązków określiło nowe terminy na ich wypełnienie.
Dwie kategorie podmiotów
Dokonane przesunięcia terminów można podzielić na dwie kategorie, w zależności od podmiotów, których dotyczą:
1) dla jednostek działających w sferze budżetowej, a także jednostek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 Ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym, a więc przepisy o nadzorze: bankowym, emerytalnym, ubezpieczeniowym, nad rynkiem kapitałowym, nad instytucjami płatniczymi, nad agencjami ratingowymi, uzupełniającym nad instytucjami kredytowymi, zakładami ubezpieczeń, zakładami reasekuracji i firmami inwestycyjnymi wchodzącymi w skład konglomeratu finansowego, nad spółdzielczymi kasami oszczędnościowo-kredytowymi i Krajową Spółdzielczą Kasą Oszczędnościowo-Kredytową, nad pośrednikami kredytu hipotecznego oraz ich agentami, nad działalnością sekurytyzacyjną oraz o nadzorze w zakresie indeksów stosowanych jako wskaźniki referencyjne w instrumentach finansowych i umowach finansowych lub do pomiaru wyników funduszy inwestycyjnych;
2) dla pozostałych jednostek.
Dla pierwszej grupy podmiotów terminy sprawozdawcze wydłużono o dwa miesiące lub 60 dni, a dla drugiej – o trzy miesiące lub 90 dni.
Terminy zamknięcia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji, zestawienia obrotów
Zamknięcie ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości powinno nastąpić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia zaistnienia zdarzeń powodujących obowiązek zamknięcia. Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów podmioty z pierwszej grupy mogą to zrobić do dwóch miesięcy później, a pozostałe jednostki do trzech miesięcy później. Na sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy jest 85 dni liczonych po dniu bilansowym. W związku z epidemią COVID-19 termin ten został wydłużony dla zobowiązanych z pierwszej i drugiej grupy odpowiednio: o 60 i 90 dni, czyli o tyle samo, co termin zakończenia inwentaryzacji składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów), którego należy standardowo, ustawowo dokonać do 15 dnia następnego roku obrotowego.
Terminy sporządzania sprawozdań, w tym skonsolidowanych i z płatności
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych lub inny dzień bilansowy, jednak nie później niż przed upływem trzech miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, czyli do 31 marca. W takim samym terminie sporządza się skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej, sprawozdanie z działalności jednostki, sprawozdanie z płatności i skonsolidowane sprawozdanie z płatności. W 2020 r. pierwsze z wyodrębnionych podmiotów mogą wypełnić te obowiązki do 31 maja, a pozostałe do 30 czerwca.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz informacje niefinansowe
Roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu zatwierdzeniu. Dokonuje go organ zarządzający podmiotu sporządzającego sprawozdanie w terminie do sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W bieżącym roku termin ten został przesunięty dla pierwszych z ww. podmiotów o dwa miesiące, dla drugich – o trzy miesiące, podobnie jak termin na sporządzenie i zamieszczenie na swojej stronie internetowej odrębnego sprawozdania na temat informacji niefinansowych, w tym odrębnego sprawozdania grupy kapitałowej.
Polecamy: Nowa matryca stawek VAT
Odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdań
Z powyższych przesunięć mogą skorzystać podmioty realizujące obowiązki sprawozdawcze za rok obrotowy kończący się po 29 września 2019 r., jednak nie później niż 30 kwietnia 2020 r., a których termin wykonania nie upłynął przed 31 marca 2020 r. Wydłużenie terminów daje więcej czasu ich kierownikom na realizację tych obowiązków. A to na nich spoczywa w tym zakresie odpowiedzialność. Przykładowo za niesporządzenie sprawozdania finansowego sąd może orzec karę grzywny, pozbawienia wolności do lat dwóch albo obie te kary łącznie. Niedopełnienie innych obowiązków, chociażby niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, czy też niezłożenie go do ogłoszenia, zagrożone jest karą grzywny lub ograniczenia wolności. Do odpowiedzialności za szkody wyrządzone niedopełnieniem swoich obowiązków mogą być pociągnięci członkowie odpowiednich organów nadzorujących w spółkach.
Jednak do najistotniejszych dla funkcjonowania przedsiębiorstw, spółek i innych podmiotów konsekwencji niezłożenia w terminach sprawozdania finansowego należą: możliwość wykreślenia spółki z rejestru w przypadku braku jego złożenia w 7-dniowym terminie od doręczenia wezwania sądu do jego złożenia i rozwiązanie spółki, która nie złożyła sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe.
Autor: radca prawny Robert Nogacki
Kancelaria Prawna Skarbiec