Reprezentacja spółki
Powszechną praktyką przy zawieraniu różnego rodzaju umów, w których przynajmniej jedną ze stron stanowi spółka prawa handlowa, jest reprezentacja danej strony zgodnie z informacjami zawartymi w rejestrze przedsiębiorców (w tym przez ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym prokurentów) lub przez pełnomocnika.
Kto powinien podpisać w imieniu spółki umowę o badanie sprawozdania finansowego?
Na uwagę zasługują w tym zakresie modyfikacje ogólnych zasad reprezentacji, przewidziane w ustawie o rachunkowości (dalej UoR), odnoszące się do zawierania umowy o badanie sprawozdania finansowego jednostki.
Zgodnie z art. 66 ust. 5 UoR to kierownik jednostki zawiera z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego. Z kolei z definicji kierownika jednostki, zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 6 UoR wynika, iż jest nim m.in. członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Szczególnej uwagi wymaga w tym zakresie wyraźny zapis wyłączający możliwość uznania za kierownika jednostki – pełnomocnika ustanowionego przez tę jednostkę.
Prokurent
W odniesieniu do powyższego podkreślenia wymaga, że prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa zgodnie z art. 1091 Kodeksu cywilnego. Powyższe prowadzi do konieczności uznania, że umowy o badanie sprawozdania finansowego w imieniu badanej spółki nie może podpisać samodzielnie prokurent.
Zarząd wieloosobowy
Zapisy UoR powodowały jednak dalsze wątpliwości, a mianowicie, czy w przypadku zarządu wieloosobowego wymagane jest, aby umowę o badanie sprawozdania finansowego podpisali wszyscy członkowie tego organu ze strony jednostki. Stanowisko w tym przedmiocie zajęło Ministerstwo Finansów wskazując, że „powołana definicja kierownika jednostki nie reguluje jednak zasad podpisywania dokumentów, ani reprezentacji jednostki na zewnątrz, dlatego też, w ocenie Ministerstwa Finansów można uznać, że umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana przez zarząd zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji” (tak w stanowisku MF zawartym w sekcji pytań i odpowiedzi z zakresu rachunkowości na stronie Ministerstwa). Jednocześnie Ministerstwo Finansów wskazało, że za dopuszczalną należy uznać wykładnię, zgodnie z którą to wszyscy członkowie zarządu są zobligowani do podpisania umowy.
Justyna Biskupska, Radca prawny Rödl & Partner