Każda jednostka objęta wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego (a więc i spółka jawna) musi złożyć do sądu rejestrowego roczne sprawozdanie finansowe. Należy pamiętać, że w przypadku spółek jawnych oprócz rocznego sprawozdania finansowego należy dołączyć również odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Ponadto będą musieli Państwo złożyć i opłacić „Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty” - składany na formularzu KRS-Z30.
Złożenie sprawozdania finansowego za 2010 rok do KRS oraz jego ogłoszenie>>>>
Każda jednostka objęta wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego (a więc praktycznie wszystkie formy prawne oprócz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i spółek cywilnych osób fizycznych) jest zobowiązana składać w sądzie rejestrowym:
1) roczne sprawozdanie finansowe (czyli wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, dodatkowe informacje i objaśnienia oraz opcjonalnie, w zależności od tego, czy jednostka ma obowiązek sporządzania, również zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych),
2) opinię biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu),
3) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
4) sprawozdanie z działalności jednostki (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych).
Spółka jawna, której sprawozdanie finansowe nie podlegało badaniu, musi więc złożyć w KRS następujące dokumenty:
1) roczne sprawozdanie finansowe oraz
2) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego (w spółce jawnej organem zatwierdzającym są wspólnicy) o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
Wymienione dokumenty należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69 ustawy o rachunkowości).
Jeśli roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a więc w terminie do 30 czerwca - jeśli rok obrotowy równy jest kalendarzowemu), tos należy w ciągu 15 dni po tym terminie (tj. do 15 lipca) złożyć w sądzie niezatwierdzone sprawozdanie finansowe.
W związku ze zmianą ustawy o rachunkowości z 18 marca 2008 r. (art. 69 ust. 2) w przypadku niezatwierdzonych w terminie sprawozdań finansowych za rok obrotowy 2009 jednostki będą zobowiązane nie tylko złożyć niezatwierdzone sprawozdanie 15 dni po terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, ale także 15 dni po jego zatwierdzeniu (obecnie, tj. w przypadku sprawozdań za 2007 i 2008 r., nie ma obowiązku późniejszego dostarczania do sądu zatwierdzonych sprawozdań).
Ponieważ wpis do rejestru dokonywany jest na wniosek (art. 19 ustawy o KRS), to wraz z dokumentami należy wypełnić formularz („Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty”), dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości www.ms.gov.pl.
Składając ten formularz wniosku (tj. KRS-Z30), należy uiścić opłatę sądową oraz opłatę za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” związaną z wpisem do rejestru.
Opłata sądowa (w wysokości 40 zł) dotyczy zmiany wpisu w KRS (polega na tym, że we wpisie spółki w KRS zostaje zamieszczona wzmianka o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego i innych dokumentów).
Ponieważ zmiana taka ogłaszana jest w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”, to za ogłoszenie wzmianki o zmianie wpisu sąd pobiera drugą opłatę, znacznie już wyższą - 250 zł.
W księgach rachunkowych opłaty te są ewidencjonowane w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej.
Wn konto 403 „Podatki i opłaty” 290 zł
Ma konto 100 „Kasa” 290 zł
W razie stwierdzenia, że sprawozdanie nie zostało złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa spółkę do jego złożenia. Sąd wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. W razie niewykonania obowiązków w tym dodatkowym terminie sąd rejestrowy nakłada na spółkę grzywnę. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę. Jeżeli pomimo stosowania grzywny osobowa spółka handlowa wpisana do rejestru nie złoży dokumentów, sąd rejestrowy z urzędu może (z ważnych powodów) orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić likwidatora.
Obowiązek złożenia dokumentów do właściwego rejestru sądowego spoczywa na kierowniku jednostki (art. 69 ustawy o rachunkowości). Ich niezłożenie skutkuje sankcjami wynikającymi z ustawy o rachunkowości. W rozdziale poświęconym odpowiedzialności karnej (art. 79 ustawy o rachunkowości) wprost wskazuje się, że: „kto wbrew przepisom ustawy: (...) nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym (...) - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności”.
Paweł Muż
ekonomista, księgowy
Podstawa prawna:
• art. 69 i 79 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
• art. 19 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186).